Si desea cargar datos en Vtiger desde un archivo CSV o integrarlo con software de terceros, pero le preocupaba que los datos superpuestos en Vtiger y la fuente externa pudieran generar esos temidos registros duplicados, tenemos buenas noticias para usted. . Vtiger ahora evita automáticamente la creación de registros duplicados.
NOTA: En respuesta a algunos correos electrónicos que hemos recibido, nos gustaría aclarar que esta herramienta es técnicamente más útil que nuestras herramientas de deduplicación existentes: brinda protección automática 24/7 contra la aparición de duplicados de todas las fuentes. Los usuarios pueden establecer reglas mucho más complejas para determinar cuándo un registro debe considerarse un duplicado (por ejemplo, un nombre, apellido y nombre de la empresa que coincidan), y la herramienta funciona continuamente en segundo plano para evitar duplicados de cualquier registro manual o automático. fuente de generación, no solo las importaciones de registros desde un archivo CSV. Incluso evita que se creen registros duplicados cuando más tarde se editan dos registros diferentes para que coincidan entre sí. De hecho, esperamos que elimine por completo la necesidad de deduplicación más adelante.
Los registros duplicados se encuentran entre los inconvenientes más conocidos del uso de software para administrar datos importantes. Se infiltran cuando las personas agregan o cargan contactos y acuerdos, sincronizan datos con software de terceros y, básicamente, a través de cualquier proceso que trae datos a un CRM, y causan estragos en la productividad.
Tratar con esos registros adicionales hace más que perder el tiempo de las personas. El mismo Bob Smith que aparece dos veces en un canal de ventas, por ejemplo, puede resultar en que dos asociados de ventas intenten ganar el negocio del mismo hombre. Pero mientras esos asociados de ventas eventualmente descubren y rectifican la discrepancia, muchos registros duplicados no se descubren, y casi siempre fluyen hacia informes importantes pero desafortunadamente imprecisos. Si esos registros duplicados resultan ser de un contacto o un acuerdo, también pueden crear una experiencia de cliente inconexa y dolorosamente confusa, por ejemplo, cuando un cliente leal es tratado como un extraño porque la versión incompleta de su registro de contacto se usa como base. de un correo electrónico o conversación.
Vtiger te permite configurarlo y olvidarlo para evitar duplicados.
Con la actualización de marzo de Vtiger, le ofrecemos una forma de "configurar y olvidarse" para evitar registros duplicados. Le dice a Vtiger qué combinación de campos se consideran juntos, y Vtiger se asegura de que solo una de esas combinaciones exista en el sistema. Si considera que un registro es único en función de un solo número de registro o de una combinación de factores como el nombre, el apellido y el nombre de la empresa, Vtiger comprobará si hay duplicados antes de crearlos. Esta comprobación también se realiza durante las operaciones de sincronización (por ejemplo, con Google Contacts, Quickbooks, ..etc), con la capacidad de establecer Vtiger o el sistema externo como maestro.
Aquí cómo configurar duplicado manejándolo en Vtiger
- Navegar a Menú> Todas las configuraciones> Administrador de módulos> Diseños y campos de módulos
- Seleccione el módulo deseado del menú desplegable
- Haga clic en el Prevención de duplicados de la pestaña.
- Voltear el Habilitar verificación duplicada cambiar
- En el cuadro de texto, agregue entre uno y tres campos que juntos forman un registro único. Podría ser un número de registro único, un nombre y apellido, o un nombre y apellido y un nombre de organización.
- Establezca una de las tres formas en que le gustaría a Vtiger abordar cualquier duplicado que encuentre cuando se agregan registros a Vtiger
- Use solo la copia más reciente
- Utilizar la copia interna
- Utilizar la copia externa
Vtiger maneja los duplicados de una sola creación de registro, importación de CSV, flujo de trabajo o una sincronización desde una aplicación de 3rd de forma un poco diferente, así que diríjase a nuestra documentación de manejo de registros duplicados si está interesado en los detalles esenciales. Sin embargo, una vez configurado, Vtiger evita los duplicados que podrían provenir de cualquier fuente.
¿Tiene alguna pregunta sobre la creación de registros duplicados o quiere hablar sobre otros desafíos que le impiden usar su CRM al máximo? Déjanos un comentario en el cuadro de abajo, o envíanos un correo electrónico a [email protected]. ¡Podríamos construir y presentar una solución a su problema en nuestra próxima publicación de blog!
