Para los gerentes de proyecto, administrar equipos grandes o pequeños, rastrear cuántas horas dedican los miembros de su equipo a cada tarea es bastante desafiante. Los empleados odian completar manualmente las hojas de tiempo: registrar cuánto tiempo tardaron en completar una tarea, relacionar las tareas con un proyecto y cliente específicos y luego enviárselas a sus gerentes al final de la semana. Los gerentes de proyecto se enfrentan a la resistencia de los miembros del equipo con excusas como: "Estoy demasiado ocupado para realizar un seguimiento de todo lo que hago", o "La multitarea me dificulta realizar un seguimiento del tiempo de cada tarea", o "Me perdí el llenado de la hoja de tiempo la semana pasada y ahora no recuerdo lo que hice ".
Cuando los gerentes obligan a sus empleados a registrar las hojas de tiempo, muchos empleados pasan las tardes de los viernes tratando de recordar lo que hicieron durante la semana e ingresar lo que recuerdan. Esto da como resultado presentaciones incompletas, inexactas y retrasadas de la hoja de tiempo. Y los gerentes de proyecto que usan estas métricas para planificar los proyectos futuros terminan estableciendo fechas límite de tareas de proyecto inalcanzables y asignan recursos y presupuestos inexactos.
El nuevo rastreador de tiempo de Vtiger está diseñado para ayudar a los empleados a registrar automáticamente el tiempo que dedican a las tareas diarias del proyecto, mientras que los gerentes de proyecto obtienen una mayor visibilidad del día laboral de los miembros de su equipo. Los empleados que trabajan en las tareas del proyecto en Vtiger inician el temporizador con un clic al comienzo de la tarea y lo detienen al finalizar. Tienes que tomar un descanso en el medio? Simplemente pause el temporizador y reanúdelo cuando regrese. Perdió reanudar el temporizador de retorno? Sin preocupaciones. Vtiger también admite el registro de tiempo manual para ingresar la duración del tiempo perdido.
Tareas del proyecto son de dos tipos: facturable y no facturable. Una vez que se completa una tarea del proyecto, Vtiger le permite marcarla como facturable o no facturable. Su equipo de contabilidad puede generar una factura para todas las tareas facturables de un proyecto con un clic, mientras que revisar las tareas no facturables puede ayudarlo a planificar el proyecto programado con mayor precisión.
El seguimiento del tiempo en las tareas del proyecto ayuda a:
- Mejorar cotizaciones y estimaciones:
- Facturar a los clientes con precisión:
- Cortar la holgura:
Los informes de tiempos de referencia de proyectos anteriores ayudan a los gerentes a planificar el presupuesto y los cronogramas para proyectos similares en el futuro. El seguimiento del tiempo ayuda a los gerentes a predecir cuántas horas de esfuerzos se requerirán para un tipo específico de proyecto. Por ejemplo, si se estima que un proyecto toma horas 5 para completarse pero toma horas 7, entonces el administrador puede establecer las citas futuras para proyectos similares para las horas 9.
Además, ayuda a los gerentes a revisar el presupuesto y los plazos a medida que avanza el proyecto. Digamos que usted tiene un proyecto que se estima que requiere 20 horas de trabajo. En la mitad del camino, el cliente presenta algunos cambios y solicitudes de funciones adicionales que agregan otras horas 4 a la finalización del proyecto. Ahora, puede acercarse al cliente diciendo que el presupuesto del proyecto debe aumentarse en X para adaptarse a los nuevos cambios y señalar la cantidad exacta de horas que su equipo ya ha dedicado a las tareas que deben someterse a cambios.
Los clientes se están volviendo más conscientes de los costos. Examinan el proyecto de ley más de cerca para ver si existe alguna posibilidad de negociación o disputa. Si a los clientes se les factura en bloque, donde varios servicios pequeños se agrupan en una sola entrada de bloque que tiene un único valor de tiempo, asumen que es una estrategia que está utilizando para cubrir su ineficiencia. Por ejemplo, una factura de una agencia de publicidad, crear un contenido de video, bloquear la facturación de un cliente se verá como: redacción de contenido, creación de video, voz en off, edición, 9 horas y 30 minutos. Si cada una de estas tareas se factura a diferentes tarifas, dado que la factura no da una imagen clara de cuántas horas se dedicaron a cada una de estas tareas, habrá lugar a sospechas.
Con el rastreador de tiempo de Vtiger, su equipo de contabilidad puede crear facturas que tengan todos los detalles de las horas exactas dedicadas a las tareas por las que se facturan. Volvamos al ejemplo de facturación de la agencia de publicidad: con Vtiger la factura se verá así: servicio de redacción de contenido - 2 horas 30 minutos, servicio de creación de video - 2 horas 30 minutos, servicio de voz en off - 1 hora 30 minutos, servicio de edición - 3 horas, total - 9 horas 30 minutos El desglose por separado de los servicios junto con la duración y el costo no deja lugar a sospechas.
Harvard Business Review señala que las horas de trabajo sin seguimiento podrían costar a la economía de los Estados Unidos 7.4 mil millones de dólares por día. Cuando los miembros de su equipo hagan un seguimiento de su tiempo, tendrán una idea de cuántas horas planearon dedicar a una tarea y cuántas horas realmente pasaron en ella. El seguimiento del tiempo ayuda a los miembros del equipo a identificar las tareas que se extienden más allá del calendario; y porque se sienten responsables, los miembros del equipo se enfocan en completar la tarea.
Descarguen Documentación de seguimiento de tiempo Para empezar. ¿Tiene alguna pregunta? Por favor, siéntase libre de dejar un comentario o enviarnos un correo electrónico a [email protected]
