Aurik + Vtiger CRM

Empresa

Aurik es un acelerador de negocios que trabaja con empresarios empresariales y clientes corporativos para mejorar el desempeño de los negocios y los proveedores a través de la innovación, el desarrollo de negocios y la creación de oportunidades. Establecida en 2001, Aurik ha crecido de manera impresionante con un crecimiento de y-on-y superior al 200% durante los últimos años de 4 y se mantiene como líder en su espacio de mercado. Aurik emplea a más de 150 personas, incluidos mentores y facilitadores que cuentan con el apoyo de más de mil pequeñas y medianas empresas desde su creación.

Desafío

En cualquier momento dado, Aurik trabaja con clientes de pequeñas y medianas empresas de 350. En el transcurso de los meses de 6, los mentores y facilitadores que trabajan para Aurik suelen celebrar reuniones cara a cara con sus clientes. Desde sus primeros días, Aurik sabía que necesitaba una herramienta para rastrear el progreso y generar informes sobre proyectos para facilitar los procesos de entrega entre los miembros del equipo. Cuando Carien Engelbrecht, el Director de Operaciones de Aurik, buscaba una solución que su proveedor de TI en ese momento sugería Salesforce. "Miré a Salesforce y lo odiaba", dice Carien. “Era demasiado complicado. Quería un sistema de CRM que ofreciera más funcionalidad que lo que hace un CRM normal pero aún así sería fácil de usar ".

La solución: Vtiger CRM

Además de su gestión integrada de proyectos, informes y una sólida gestión de casos con SLA potentes, Aurik seleccionó a Vtiger en parte por su extrema facilidad de adopción. "Para mí, lo que hizo toda la diferencia fue la capacidad de Vtiger de autoconfigurarse para que funcione para Aurik", dice Carien. “La forma en que podemos configurar Vtiger es realmente simple. Y debido a esta simplicidad, pudimos construir una herramienta que realmente funcionó para nosotros ".

Todos en Aurik abren Vtiger incluso antes de que abran Outlook

Un día típico en Aurik comienza cuando los empleados inician sesión en Vtiger. "Todos los días, lo primero que miro es el tablero", dice Carien. El tablero de Vtiger le da a Carien una imagen precisa de lo que está sucediendo en sus diversos equipos. Obtiene acceso rápido al estado de la tarea del proyecto, tickets pendientes y casos, que afectan directamente el flujo del negocio. “Cuando estoy mirando el tablero, estoy tratando de ver dónde está el problema. Dejame explicar. Usamos los boletos extensivamente - todos en Aurik obtienen usos y obtienen boletos. El equipo de programación que programa la reunión entre nuestros clientes y facilitadores recibe una multa cada vez que un cliente o facilitador cancela. Observo el volumen de tickets que se encuentran con diferentes programadores desde el panel de control. Si veo un programador con muchos tickets sin resolver, sé que hay un problema. Es decir, el panel de control me ayuda a identificar si alguien no está haciendo frente a la situación por alguna razón, por lo que puedo ayudarlo con algo de capacitación o redistribuir la carga de trabajo para que el negocio funcione sin problemas ".

Aurik utiliza Tickets en dos contextos. El primero es la emisión de boletos a los miembros del equipo de programación cuando un cliente o facilitador cancela. En el segundo contexto, los facilitadores reciben una multa cuando los empresarios con los que trabajan levantan una bandera roja. “Los facilitadores trabajan con las PYMES todo el tiempo. Debido a que somos un acelerador de negocios, necesitamos saber cuándo un cliente de una pequeña empresa está teniendo problemas. A través de los tickets, los miembros del equipo pueden llamar la atención sobre los problemas de negocios para que podamos brindar apoyo rápidamente. Así que cuando enciendo Vtiger, el tablero de instrumentos me da inmediatamente la sensación de la temperatura del negocio ”

Aurik no podría trabajar como lo hace sin tareas e informes de proyectos

“Desde el punto de vista de la administración, el panel de control me muestra el volumen de las tareas del proyecto que comienzan y terminan en un mes. Eso me da una indicación inmediata de mis umbrales de capacidad y me ayuda a equilibrar y administrar la capacidad en el futuro. ”

Cada cliente está inscrito en un programa personalizado que consta de una gran cantidad de actividades discretas (tareas del proyecto). Antes de usar Vtiger, a Aurik le resultaba extremadamente difícil hacer un seguimiento de las tareas del proyecto. El seguimiento del progreso en las tareas del proyecto es fundamental para que Aurik funcione con éxito. “Construimos nuestro negocio a partir de Vtiger. El mayor beneficio de Vtiger es que puedo rastrear dónde estamos en un programa para un cliente ". Podemos ver quién está en el buen camino y quién se está quedando atrás.

Vtiger nos ayudó a mejorar nuestro tiempo de respuesta de la programación de nuestros clientes a los mentores

Cuando Aurik comenzó a usar los casos en abril, hubo un gran número de violaciones y hoy no tienen una sola violación.

“Cuando un nuevo cliente comienza a trabajar con nosotros, tenemos que programarlo rápidamente. Antes de que Vtiger introdujera el módulo de casos, estábamos luchando con los tiempos de respuesta. Con el módulo Casos de Vtiger, pudimos configurar casos y crear un flujo de trabajo que pasaría al cliente de una etapa a otra sin demora. Configuramos el SLA y medimos el rendimiento en función del SLA. Los miembros de mi equipo ahora pueden ver en qué plazo tienen que terminar el trabajo. Hasta que tuvimos esta visibilidad en el desempeño de nuestro equipo, todo fue un trabajo de conjetura ".