FM pájaro + Vtiger CRM

Resumen de TL;DR

• Descripción general de FM Bird: Una empresa japonesa orientada a servicios, especializada en la gestión de personalidades de los medios, que ofrece cursos y conocimientos sobre distribución de audio y vídeo.
• reputación: Conocido por desarrollar talentos en los medios como DJ de radio y presentadores deportivos, y reconocido como "el único curso de Japón".
• Desafío Operacional: Confiaba en una base de datos de Access obsoleta y enfrentaba complejidades en las operaciones financieras debido a la estructura de tarifas bancarias de Japón y la consolidación de pagos de los clientes.
• Limitación tecnológica: Utilizó el sistema japonés Ya Yoi para el cumplimiento tributario, pero enfrentó desafíos de idioma e interfaz al recurrir a hojas de cálculo.
• Implementación de Vtiger CRM: Adoptado para centralizar datos y operaciones de ventas, agilizando los procesos comerciales.
• Módulos utilizados: Facturas, cotizaciones y pedidos de venta gestionados; ofreció un enfoque eficiente para la interacción con el cliente y la documentación financiera.
• Beneficio de la función de pago: Seguimiento y conciliación de pagos simplificados, especialmente con clientes que consolidan pagos de múltiples facturas.
• Ventaja del sistema de informes: Permitió una recopilación y un análisis más sencillos de datos financieros y de clientes para una toma de decisiones informada.
• Eficiencia operacional: La transición de la base de datos Access a Vtiger CRM mejoró la gestión de datos y la eficiencia operativa.
• Impacto de negocios: Vtiger CRM mejoró las operaciones de ventas, la gestión de relaciones con los clientes y posicionó a FM Bird para un éxito continuo.

Acerca de la Compañía

FM Bird es una empresa orientada a servicios con sede en Japón que se especializa en la gestión de personalidades de los medios. Con sede en Tokio y una fuerte presencia en Nagoya y Osaka, la empresa es reconocida por su experiencia en guiar tanto a principiantes como a profesionales experimentados a través de cursos prácticos. Sus ofertas integrales incluyen información valiosa sobre la distribución de audio y video.

Distinguida por su compromiso inquebrantable con el desarrollo del talento de los medios, FM Bird Academy ha nutrido constantemente a personas como DJ de radio, presentadores y presentadores deportivos. A lo largo de las décadas, FM Bird se ha ganado una sólida reputación y se enorgullece de ganarse la distinción de ser reconocido como "el único campo de Japón".

En una discusión reciente, Reinhold, gerente de TI independiente de FM Bird, destacó los diversos desafíos que afectan la productividad empresarial de la empresa. En particular, la implementación de Vtiger CRM surgió como una solución para abordar estos desafíos de manera efectiva.

El Desafío

FM Bird utilizó inicialmente una base de datos Access, que sirvió bien a la empresa durante un período significativo. Sin embargo, a medida que el entorno empresarial evolucionó, se hizo evidente que la base de datos existente, que tenía una década de antigüedad, ya no podía actualizarse para satisfacer las necesidades operativas actuales de FM Bird.

Además, la empresa enfrentó un desafío en el aspecto financiero de sus operaciones. La estructura de las comisiones bancarias en Japón planteaba complejidades en la asignación de facturas. Este desafío se vio agravado aún más por el hecho de que los clientes de FM Bird a menudo consolidaban pagos de múltiples facturas en transferencias bancarias únicas.

Para cumplir con sus obligaciones tributarias, FM Bird empleó un sistema de tecnología japonesa conocido como Ya Yoi. Si bien fue eficaz para el propósito previsto, la falta de una versión en inglés y ciertas limitaciones de la interfaz llevaron a Reinhold a utilizar cálculos en hojas de cálculo como método alternativo para gestionar estos procesos.

La solución: centralizar datos y operaciones de ventas en Vtiger CRM

En respuesta a los desafíos operativos que enfrenta FM Bird, la gerencia presentó la idea de adoptar Vtiger CRM, una decisión que fue acordada colectivamente por el equipo. Este CRM fue seleccionado por su sólida funcionalidad y capacidad para optimizar varios aspectos del proceso empresarial.

Los módulos específicos de Vtiger CRM empleados por FM Bird incluían aquellos para gestionar facturas, cotizaciones y pedidos de ventas. Estos módulos generalmente están diseñados para facilitar un enfoque eficiente e integrado para manejar las interacciones con los clientes y los documentos financieros. Permiten la creación, seguimiento y actualización de cotizaciones y facturas directamente dentro del sistema, asegurando un flujo fluido desde las cotizaciones de ventas hasta los pedidos confirmados y, finalmente, la facturación.

Una de las características destacadas de FM Bird fue la función de pago dentro de Vtiger CRM. Esta función suele ofrecer una vista consolidada de los pagos y la facturación, lo que simplifica la tarea de seguimiento y conciliación de los pagos. Es particularmente beneficioso para empresas como FM Bird, que anteriormente habían enfrentado desafíos debido a que los clientes consolidaban múltiples pagos de facturas. Es probable que el sistema ofreciera opciones para registrar pagos parciales, pagos totales y pagos en exceso, ofreciendo así una solución integral para gestionar transacciones financieras.

Reinhold, el gerente de TI, destacó el sistema de informes flexible de Vtiger CRM como una ventaja clave. En muchos sistemas CRM, las herramientas de generación de informes son cruciales para generar información a partir de los datos. Estas herramientas a menudo permiten a los usuarios crear informes personalizados, extrayendo puntos de datos específicos relevantes para las necesidades comerciales. Para FM Bird, esto significó una recopilación y descarga más sencilla de datos financieros y de clientes, lo que permitió una toma de decisiones y un desarrollo de estrategias más informados.

Con la acumulación de datos suficientes dentro de Vtiger CRM, FM Bird pudo abandonar la antigua base de datos de Access. Este cambio probablemente marcó una mejora significativa en la gestión de datos y la eficiencia operativa. La transición a Vtiger CRM no solo resolvió los problemas inmediatos con la gestión de facturas y el seguimiento de pagos, sino que también posicionó a FM Bird para aprovechar mejor los datos de sus clientes para el crecimiento futuro y la optimización de los procesos comerciales.

Conclusión: operaciones comerciales mejoradas con Vtiger CRM

En contraste con la naturaleza compleja de la base de datos Access empleada anteriormente por FM Bird, la adopción de Vtiger CRM ha demostrado ser una solución óptima para supervisar las operaciones de la empresa y facilitar la gestión simplificada de las actividades relacionadas con las ventas, incluido el seguimiento de ventas, clientes potenciales, cotizaciones, oportunidades y facturas.

Si bien hubo una curva de aprendizaje inicial para los empleados de FM Bird en la transición a Vtiger CRM, finalmente descubrieron su interfaz fácil de usar y comenzaron a apreciar sus funcionalidades versátiles. Las funciones integrales de Vtiger CRM han mejorado significativamente la facilidad para acceder a datos de ventas críticos, generar facturas y, en general, han contribuido a un flujo más fluido en las operaciones de ventas de FM Bird.

Cabe destacar que FM Bird ha avanzado hacia la utilización de la versión empresarial de Vtiger CRM, lo que indica un compromiso sostenido para aprovechar funciones y capacidades avanzadas para mejorar la eficiencia empresarial. Este cambio estratégico hacia Vtiger CRM sin duda ha jugado un papel fundamental en la optimización de los procesos de ventas, fomentando una mejor gestión de las relaciones con los clientes y posicionando a FM Bird para un éxito continuo en sus esfuerzos.