KPI + Vtiger CRM

Empresa

Krishna Park Infracon (KPI) es un proveedor innovador de soluciones de estacionamiento para automóviles con sede en Calcuta, India. Al asociarse con WOHR, un fabricante líder de sistemas de estacionamiento de automóviles en Europa, KPI ha establecido con éxito una sólida presencia en esta industria en auge con clientes en toda la India. Desde su fundación en 2009, el equipo de KPI ha instalado más de 3000 soluciones de estacionamiento automatizado para edificios residenciales, comerciales y comerciales.

Desafío

Durante sus primeros años, todos los datos y procesos relacionados con el negocio se gestionaban manualmente en hojas de cálculo o en papel, lo que con el tiempo generó problemas. Con el tiempo, organizar los datos relacionados con los clientes, monitorear las tareas relacionadas con los proyectos, realizar un seguimiento del inventario y administrar todo el proceso comercial en hojas de cálculo y documentos se convirtió en una tarea costosa. El Sr. Avinash Yaduka, director de la empresa, pronto se dio cuenta de que él y su equipo pasaban horas realizando tareas repetitivas para gestionar procesos comerciales en hojas de Excel.

La solución: Vtiger CRM

Avinash comenzó la búsqueda de una solución que pudiera automatizar las tareas repetitivas y optimizar el proceso de negocios para ayudar a su equipo a pasar más tiempo mejorando el servicio al cliente, y eso lo llevó a CRM. “Nuestra búsqueda de un sistema de CRM que pudiera ser personalizado para nuestro proceso de negocio terminó en Vtiger. Con Vtiger hemos optimizado todo nuestro proceso de negocios ", dice Avinash.

Vtiger nos ahorró varias horas dedicadas a buscar y compartir datos

Antes de usar Vtiger, KPI mantuvo todos sus datos comerciales en hojas de Excel. Como resultado, el equipo de KPI dedicó al menos una hora cada día a recopilar y combinar datos de diferentes hojas de cálculo. “Nuestro proceso de ventas comienza con un miembro del equipo de preventa que reúne los requisitos del cliente. A continuación, un equipo de diseño de soluciones analiza estos requisitos y proporciona un dibujo de disposición general. Una vez que el cliente aprueba la solución, los miembros de nuestro equipo de instalación visitan el sitio y completan el proceso de instalación. Una vez completada la instalación, nuestro equipo de postventa asume los servicios posteriores a la instalación. También contamos con un equipo de atención al cliente que responde a las consultas de los clientes. Durante todo este proceso, desde la preventa hasta las postventa, los miembros de nuestro equipo comparten una tonelada de datos. El monitoreo, el seguimiento y el intercambio de información en hojas fue un proceso difícil y que lleva mucho tiempo ", dice Avinash.

Con Vtiger, el equipo de KPI ha organizado todos sus datos de negocios en un solo lugar, y esto permite que la magia suceda. “Usamos el módulo Contactos para guardar la información de nuestros clientes, el módulo Inventario para rastrear el flujo de productos y el módulo Caso para rastrear los problemas de los clientes. Cada vez que se crea o modifica un registro en Vtiger, el equipo en cuestión recibe una notificación instantánea. Todos los días, esto nos ahorra varios minutos dedicados a enviar correos electrónicos sobre actualizaciones recientes. Y la función de búsqueda global en Vtiger extrae la información que necesitamos, y se ejecuta a través de miles de registros en una fracción de segundo. "Mi equipo y yo podemos acceder a cualquier información ingresada en Vtiger en cualquier momento sin ningún problema".

Vtiger nos dio la capacidad de crear nuevos módulos para capturar información de inventario adicional

“El seguimiento de inventario es crítico para nuestros procesos de ventas, instalación y servicio. Todos los días, muchas herramientas no consumibles, como máquinas de hardware y artículos consumibles, como grasa, entran y salen de nuestro inventario. A menos que realicemos un seguimiento de nuestro inventario de manera eficiente para mantener nuestras existencias en un nivel seguro, es probable que realicemos entregas tardías, lo que perjudica nuestra experiencia como cliente ", dice Avinash.

El seguimiento del inventario en una hoja de cálculo fue un proceso engorroso. No había una manera eficiente de rastrear cuánto inventario se liberó contra una tarea de proyecto o contrato de servicio. No había forma de actualizar la cantidad en stock cuando los productos entraban y salían del inventario.

Avinash continúa diciendo cómo Vtiger ayudó a resolver este problema. “Vtiger nos dio la capacidad de auditar productos que entran y salen de nuestro inventario. Construimos dos nuevos módulos para rastrear la liberación y adquisición de artículos de inventario. Ahora, cada producto que sale de nuestro inventario se ingresa en el módulo de salida y cuando algunos de esos productos regresan, se ingresa en el módulo de entrada. Cada vez que un producto sale, se marca contra una tarea de proyecto o un contrato de servicio o un ticket. Esta forma de realizar un seguimiento de los artículos del inventario nos permite realizar un seguimiento del movimiento de cada artículo y del saldo de apertura en cualquier momento ”.

Además, Avinash ha aprovechado la capacidad de Vtiger para crear campos y flujos de trabajo personalizados para mantener una pestaña en el nivel de inventario. “Tenemos un campo personalizado en cada registro de producto que define un nivel de reorden para ese producto en particular. Y con flujos de trabajo personalizados, regularmente ejecutamos un informe que enumera todos los productos que se han alcanzado por debajo del nivel de reorden definido. Creamos una orden de compra en Vtiger cuando un producto se encuentra por debajo del nivel de pedido. Este proceso nos ayuda a garantizar que nuestro inventario se mantenga siempre a un nivel seguro ".

Los flujos de trabajo de Vtiger nos ayudan a administrar mejor los contratos de servicio:

“Nuestro trabajo no se detiene en la instalación de la solución de estacionamiento. Una vez que un proyecto está marcado como completado, los miembros de nuestro equipo de post venta se hacen cargo y crean contratos de servicio. Tenemos diferentes tipos de contratos de servicios. Por ejemplo, un contrato de servicio podría ser una garantía o un contrato de mantenimiento anual. Para cada uno de estos contratos de servicio, proporcionamos un número diferente de servicios en un año. Tenemos algunos contratos de servicios que brindan servicios 6 al año y algunos otros que brindan servicios 4. Antes de usar Vtiger, administrar estos contratos de servicio era molesto ”, dice Avinash.

“Con los flujos de trabajo de Vtiger trabajar con contratos de servicio es una tarea fácil. Cuando se crea un contrato de servicio, tenemos un flujo de trabajo personalizado que crea tickets para cada servicio. Por ejemplo, si un contrato de servicio proporciona servicios 6, entonces los tickets 6 se crean automáticamente. Cada uno de estos boletos se cierra después de la finalización de un servicio. Tenemos flujos de trabajo en los tickets para enviar recordatorios por correo electrónico a mi equipo de servicio. Esto asegura que nunca perderemos una cita de servicio. Al finalizar un servicio, cerramos el ticket y recibimos una notificación automática por SMS y correo electrónico para nuestros clientes ".

Vtiger ayuda al equipo de Krishna Park Infracon a ahorrar tiempo, mejorar la colaboración y hacer las cosas a tiempo. Avinash usa Vtiger para rastrear cada actividad de ventas y monitorear todas las llamadas de los clientes para guiar a su equipo a destacar en lo que hacen. Con la flexibilidad y personalización de Vtiger, Avinash puede organizar mejor todo su proceso de negocios.