LabStats + Vtiger CRM

INDUSTRIA

Programas informáticos

LATERAL ÚNICA

Idaho Falls, Idaho

BENEFICIOS

  • Aumento de la tasa de renovación del cliente.
  • Colaboración mejorada

CARACTERÍSTICAS FAVORITAS

Compañía

Labstats proporciona soluciones de software basadas en la nube que ayudan a las instituciones educativas a realizar un seguimiento del uso de sus activos tecnológicos. LabStats trabaja con varias escuelas y universidades, configurando soluciones de software que ayudan a detectar las computadoras disponibles en los laboratorios, identificando las computadoras que necesitan mantenimiento, sabiendo qué aplicaciones son las más utilizadas y cuáles las menos utilizadas, y más.

Reto

Cuando LabStats comenzó hace trece años, desarrollaron un sistema CRM para gestionar el proceso de ventas. Sin embargo, a medida que el negocio creció a lo largo de los años, sus necesidades se hicieron cada vez más complejas. Si bien el equipo de ventas necesitaba un sistema para administrar el proceso de ventas y las cuentas de los clientes, los miembros del equipo de contabilidad necesitaban un sistema para procesar los pedidos de ventas y las facturas. Y debido a que los equipos de ventas y contabilidad trabajaron estrechamente, LabStats también necesitaba una herramienta de colaboración efectiva. LabStats quería una solución de CRM que pudiera resolver las necesidades de diferentes departamentos sin duplicar los datos de los clientes, pero la mayoría de los sistemas de CRM disponibles resolvieron solo una o dos de sus muchas necesidades.

La solución: Vtiger CRM

"Vtiger es el sistema de CRM más integrado y nos ha ayudado a lograr todas nuestras ventas, soporte al cliente y objetivos contables", dice Christian Hayes, CEO de LabStats.

“Vtiger fue el sistema de CRM más equilibrado de todos los sistemas de CRM que evaluamos. Vtiger nos ayuda a administrar clientes y procesos antes, durante y después de una venta. Es una solución todo en uno ", dice Christian. LabStats evaluó más de 20 diferentes sistemas CRM antes de seleccionar Vtiger. “Los otros CRM que analizamos nos obligaron a tener soluciones independientes 2 o incluso 3 para mantener nuestro proceso de ventas, soporte y contabilidad. Incluso utilizamos Salesforce por un tiempo, pero pronto nos dimos cuenta de que no satisfacía nuestras necesidades comerciales. Salesforce tenía un enfoque demasiado limitado en el proceso de seguimiento de un prospecto para la conversión y requería una personalización extensa para ayudarnos a continuar el seguimiento de un cliente a lo largo de su tiempo con nosotros ".

Para los miembros del equipo de Labstats, administrar todos los datos relacionados con el cliente en Vtiger no solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también elimina la falta de comunicación. “Nuestros equipos de ventas, soporte, contabilidad y operaciones utilizan Vtiger todos los días para realizar el trabajo. Y tener un solo sistema garantiza que todos los datos relacionados con nuestros clientes se encuentren en un solo lugar, lo que hace que compartir y buscar información sea rápido y sin problemas. "Dado que nuestros empleados no tienen que empujar o extraer información o estado de los clientes de múltiples sistemas, no hay espacio para errores humanos".

Las personalizaciones y automatizaciones de Vtiger han acelerado el proceso comercial de LabStat

Christian ha automatizado tareas y notificaciones en Vtiger para ayudar a su equipo a trabajar de manera eficiente. “Debido a que Vtiger es fácil de personalizar para nuestras necesidades comerciales específicas, simplificamos nuestro proceso comercial”. Un excelente ejemplo de eficiencia mejorada proviene del departamento de creación y cumplimiento de pedidos de LabStats. “Cuando se recibe un pedido y se marca como Aprobado, Vtiger crea un Caso que tiene detalles completos del pedido y del cliente y lo asigna al equipo técnico para el cumplimiento del pedido. Luego, cuando ese caso está marcado como Resuelto por el equipo técnico, se notifica al Gerente de la Cuenta para que haga un seguimiento con el cliente para asegurarse de que tenga todo lo que necesita ".

Los flujos de trabajo personalizados de Vtiger también han ayudado a que el equipo de LabStats esté informado sobre temas importantes. “Utilizamos flujos de trabajo personalizados para activar notificaciones cuando se cumple una condición. Un ejemplo es notificar a los administradores de cuentas si un cliente no puede renovar antes de su fecha de suscripción. Los administradores de cuentas reciben una notificación de renovación debido a tres puntos en el tiempo: 60 días antes del vencimiento de la suscripción, 2 semanas antes del vencimiento de la suscripción y el día de vencimiento de la suscripción. Estas notificaciones ayudan a nuestros gerentes de cuentas a conectarse con los clientes que deben renovarse y entender si tienen problemas para renovar o tienen nuevos requisitos y enviarlos al equipo correcto "

Vtiger ha ayudado a LabStats a mejorar su tasa de renovación de clientes en 15% YOY

"Hemos configurado Vtiger de tal manera que nos ayuda a prestar la atención correcta al cliente correcto en el momento adecuado". LabStats tiene algunos procesos únicos de atención al cliente además del proceso de ventas regular. “Creamos un nuevo módulo en Vtiger que ayuda a nuestros gerentes de cuentas a saber cuándo registrarse con los clientes y hacer un seguimiento de la finalización de esos registros. Esto ahorra a los administradores de cuentas al menos 30 minutos al día porque no tienen que revisar las listas de cuentas para decidir a quién contactar y cuándo. Vtiger crea automáticamente nuevas oportunidades para los administradores de cuentas antes de que un cliente venza a renovar sus suscripciones, lo que les permite adelantarse a las fechas de renovación y obtener cotizaciones puntuales para los clientes. Como preferimos un toque personal, no enviamos recordatorios de renovación automática a los clientes. Y como Vtiger captura todas las interacciones que nuestros clientes tienen con sus gerentes de cuentas, nuestros asociados de ventas pueden revisar esas interacciones para brindar una mejor solución ".

Los flujos de trabajo y las opiniones de Vtiger mantienen a los equipos de LabStat en perfecta sincronización

“Antes de usar Vtiger, todas nuestras comunicaciones internas ocurrían fuera de CRM. Por ejemplo, cuando los asociados de ventas querían que el equipo de contabilidad generara una factura, la solicitud y el seguimiento se realizarían mediante el intercambio de correos electrónicos. Este fue un proceso que consumió mucho tiempo e indujo retrasos no deseados. Pero ahora tenemos flujos de trabajo que notifican instantáneamente a las personas interesadas al finalizar las tareas. Los asociados de ventas son notificados cuando el ticket de soporte de sus clientes está cerrado. Se notifica al equipo de contabilidad cuando se cierra un trato. Nuestro equipo de contabilidad procesa un pedido en varias etapas y en cada etapa se notifica a nuestro equipo técnico para iniciar el cumplimiento de pedidos. Una vez que se cumple el pedido, el equipo de contabilidad recibe una notificación para facturar al cliente. Este proceso de comunicación interna ahorra una cantidad significativa de tiempo que, de lo contrario, se invirtió en la búsqueda manual de información fuera de CRM ”.

Los miembros del equipo de LabStats utilizan la @Mention de Vtiger en los registros para captar la atención de las personas preocupadas al instante. “@Mentions nos ha ayudado a reducir los retrasos en la comunicación. "Como hemos habilitado las notificaciones de escritorio para @Mentions, el miembro del equipo mencionado en un registro ve la notificación al instante y es capaz de tomar acciones rápidas".