Pactia + Vtiger CRM

INDUSTRIA

Bienes raíces

LATERAL ÚNICA

Bogotá, Colombia

BENEFICIOS

  • Tiempo de respuesta mejorado
  • Proceso de venta mejorado

“La parte de contratación de nuestro proceso de ventas solía ser muy larga, por lo general tomaba de 2 a 3 meses. Ahora, mediante el uso de plantillas de impresión Vtiger y la automatización, hemos reducido este proceso a 30 días o menos ". - Sergio Zapata, Gerente de Servicio al Cliente de Pactia

Acerca de la Compañía

Pactia es un fondo de capital privado inmobiliario colombiano con $ 1 mil millones en activos bajo administración. Operan en Colombia, Estados Unidos y Panamá, buscando generar retornos atractivos para sus inversionistas a lo largo de los ciclos y a largo plazo.

Pactia se centra principalmente en las ventas B2B para sus espacios comerciales, de trabajo y de alojamiento, y las ventas B2C para sus espacios de almacenamiento, así como en:

  • Construir relaciones duraderas y sólidas con socios para generar oportunidades.
  • Enfoque operativo y financiero integral de abajo hacia arriba basado en activos
  • Un riguroso proceso de aprobación
  • Una estrategia de gestión de activos enfocada
  • La evaluación continua del desempeño de los activos y las estrategias de salida durante los ciclos de vida de las inversiones.

Recientemente tuvimos el placer de hablar con Sergio Zapata, Gerente de Servicio al Cliente de Pactia. Sergio comenzó con Pactia hace unos cuatro años y fue el Project Manager a cargo de la PMO. Durante 2016-2017, Pactia inició un nuevo proyecto que tenía como objetivo implementar una solución CRM que cambiaría su estrategia para estar más centrada en el cliente, en lugar de centrarse principalmente en el producto que estaban vendiendo. Este proceso llevó a Pactia a crear el rol de Customer Service Manager, que ahora ocupa Sergio, bajo la dirección de Catalina Londoño, quien también es responsable de la estrategia CRM para toda la compañía, en todas las divisiones.

Challenge

Antes de que comenzara el proyecto CRM, los datos de Pactia estaban dispersos, principalmente usaban hojas de cálculo de Excel para almacenar sus datos, WhatsApp para la colaboración y lápiz y papel anticuados para documentar cualquier interacción que tuvieran con sus clientes. Esto presentó numerosos desafíos, especialmente el hecho de que antes de que se implementara Vtiger, Pactia tenía equipos de ventas separados que trabajaban en sus cinco líneas de productos diferentes, cada uno de los cuales trabajaba de manera completamente independiente entre sí. Esto impidió que sus equipos obtuvieran información sobre la historia previa o las interacciones que sus prospectos tenían con los diferentes equipos de Pactia.

En última instancia, esto llevó a colisiones entre sus equipos de ventas, donde las diferentes divisiones se acercarían a sus clientes potenciales simultáneamente sin tener una idea de lo que estaban haciendo los otros equipos. También los dejó desconectados de información valiosa sobre sus clientes que les ayudaría a ver el historial de ventas anteriores, puntos de contacto y oportunidades que se habían trabajado. Sergio continuó diciendo que antes de que comenzaran a usar Vtiger, era como si todos sus equipos estuvieran en sus propias islas aisladas. Toda la información obtenida sobre sus clientes era esencialmente invisible para Sergio y también para los equipos de ventas, marketing y soporte responsables de impulsar el éxito de Pactia.

Sergio explicó que Pactia necesitaba hacer un cambio y comenzó la búsqueda de una solución CRM. Uno de sus principales objetivos era consolidar sus equipos de ventas que se centraban en vender líneas de productos individuales y permitirles realizar ventas cruzadas de sus productos conociendo realmente a sus clientes. Esto llevó a Pactia a explorar varias soluciones, incluidas Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot e incluso un CRM interno antes de descubrir Vtiger. Concluyeron que debido a la falta de consultores, ayuda con la implementación y el costo final, ninguno de ellos iba a funcionar para ellos.

La solución: Vtiger CRM

Luego de buscar por un tiempo una solución con la guía estratégica de People Link, Sergio se conectó con Héctor Baca y Natalia Castaño de Conexo Soluciones, una empresa de consultoría que se especializa en implementar el CRM en la nube de Vtiger. Debido al éxito que Conexo ha tenido con la implementación de Vtiger para otras organizaciones, y después de reunirse con algunos de los clientes de Conexo, Sergio estaba seguro de haber encontrado el CRM adecuado en Vtiger.

Vtiger podría cerrar la brecha entre sus equipos con una solución, brindarles una vista completa de sus clientes durante cada etapa de su viaje y brindarle a Pactia la información analítica y los datos para informar y guiar su futura toma de decisiones. Para solidificar la decisión de Pactia, Sergio detalla que Vtiger también es un gran valor que les brinda la flexibilidad de personalización y amplias soluciones de integración con otros sistemas.

Pactia ahora se está beneficiando enormemente del uso efectivo de Vtiger CRM. Sergio continúa explicando, “La parte de contratación de nuestro proceso de ventas solía ser muy larga, por lo general tomaba de 2 a 3 meses. Ahora, mediante el uso de plantillas de impresión y la automatización, hemos reducido este proceso a 30 días o menos ". Sergio explica con más detalle otras formas en que el CRM ha ayudado a sus equipos a ahorrar tiempo usando Workflows diciendo: “Utilizamos flujos de trabajo para gestionar muchas de nuestras actividades de posventa. Por ejemplo, hemos configurado flujos de trabajo para hacer un seguimiento de nuestros clientes X cantidad de días después de que se haya cerrado el trato, lo que activa automáticamente correos electrónicos que contienen información importante almacenada en el CRM ". Esto permite que sus representantes ahorren un tiempo valioso, permitiéndoles concentrarse en las tareas más importantes que tienen entre manos.