La saison des fêtes est de retour, et pour certains, c'est la période la plus occupée de l'année!
Et dans quelques jours, vous serez en plein dans le mille - choisir le bon arbre, acheter des cadeaux, réunir famille et amis… certains d'entre vous seront peut-être même en train de faire leurs valises pour ces vacances tant attendues.
Pris dans le chaos de la planification, il sera facile de se perdre et peut-être de rater une ou deux choses au travail. Alors, comment vous assurez-vous d'avoir couvert toutes vos bases? Vous avez l'impression de pouvoir utiliser quelques avatars pour vous aider à vous répandre en ce moment? Nous aussi!
Le stress au travail pendant les vacances est réel! Bien que nous ne puissions pas vous offrir d'avatars, nous pouvons partager quelques conseils utiles qui vous aideront à gérer vos tâches et à augmenter votre productivité. (Pssst… regardez attentivement, vous pouvez également utiliser certaines d'entre elles pour gérer vos tâches personnelles.)
En cette période des Fêtes, concentrez-vous sur le travail à accomplir et assurez-vous de ne pas glisser.
Créer la liste des tâches
A faire ou à ne pas faire! C'est la question qui vous tourmentera chaque fois que vous aurez besoin de faire quelque chose. Alors, créez une liste. En fait, créez-en quelques-uns… pour le travail, pour la maison, pour le shopping, etc. Les listes vous aideront à désencombrer vos pensées et à lutter contre la confusion. La création d'une liste vous aidera également à vous souvenir de ce qui doit être fait.
Lorsque vous créez une liste, soyez précis. Identifiez les tâches qui doivent être terminées avant le début des vacances. Une fois vos tâches triées, vous pourrez hiérarchiser et allouer du temps. Vous pourrez également attribuer ou déléguer des tâches à vos collègues et membres de l'équipe au cas où vous ne pourriez pas les faire vous-même.
Ajoutez des détails à vos tâches
Quoi, quand, où, pourquoi et comment!
Vouloir faire un gâteau n'est pas aussi simple que de mettre la pâte et de coller le plateau dans le four. Ce sont les détails qui comptent. Une fois que vous avez identifié les tâches, décomposez-les en détails, aussi minutieusement que possible. Ajoutez toutes les informations disponibles, notamment les délais, les dates, les numéros de téléphone, les identifiants de messagerie, etc.
Vous devriez être en mesure de dire ce qui doit être fait et comment, en un coup d'œil.
Il n'est pas nécessaire de fixer les délais
Vous avez maintenant hiérarchisé vos tâches et préparé une liste, mais pourrez-vous cependant les terminer. Avez-vous pensé à approcher les vacances? Avez-vous pris en compte le temps consacré à des tâches personnelles comme le magasinage des Fêtes?
Examinez attentivement les délais que vous avez définis. Calculez le temps requis pour ces tâches. Accordez-vous une pause entre chaque tâche et détendez-vous.
Si vous pensez que vous devez reporter certaines de ces tâches, parlez-en à votre responsable. Si vous pensez que vous devez consacrer plus de temps à la tâche, voyez si vos coéquipiers peuvent partager une partie de votre travail.
Soyez flexible - le temps des autres n'est pas le vôtre
Vous devez être doublement prudent si vous êtes chef d'équipe ou manager. Si vos délais incluent les contributions de vos coéquipiers ou subordonnés, discutez et tenez également compte de leurs engagements.
N'oubliez pas que tout le monde est occupé pendant les vacances. Et personne ne veut être coincé dans le bureau pour travailler alors qu'il n'a pas son mot à dire dans la planification.
Utilisez votre calendrier pour marquer ces dates
Une fois votre liste établie, contactez vos collègues et clients.
Utilisez votre calendrier pour organiser des réunions avec les parties prenantes. Informez-les de vos vacances et de l'état d'avancement de vos tâches. Discutez de ce qui doit être fait en priorité avant les vacances et de ce qui peut être reprogrammé.
Utilisez des alertes pour vous indiquer quand une tâche doit être terminée.
Ne vous laissez pas distraire
Votre collègue a-t-il dit qu'il y avait une vente dans votre magasin préféré? Votre étage est-il enthousiaste à l'idée de jouer à Secret Santa? Et si vous travaillez dans l'une de ces entreprises qui organisent des fêtes de fin d'année, il y aura un buzz constant autour de vous.
Avec plusieurs tâches à accomplir, il y aura des distractions à gogo. Il est normal de refuser - de faire du bénévolat, de gérer ou de contribuer à ces activités. Refusez poliment et concentrez-vous sur le travail.
Expliquez à vos collègues et informez votre manager que vous devez vous concentrer sur le travail.
Préparez votre message de réponse automatique
Bien que vous puissiez vous asseoir et profiter de ce lait de poule, tout le monde ne sera pas fermé pour les vacances. Il y aura toujours des entreprises qui seront ouvertes, sinon dans votre partie du monde, puis ailleurs.
Préparez un message de réponse automatique bien à l'avance. Si vous vous attendez à ce que vos collègues et clients vous contactent pendant les vacances, faites-leur savoir que vous ne pourrez pas répondre à vos e-mails ou prendre des appels avant votre retour. Mentionnez la date de retour. Si vous avez confié vos responsabilités à un collègue, mentionnez son e-mail et son numéro de téléphone dans votre message.
Enfin, soyez généreux avec vous-même et vos collègues.
Peu importe la quantité de travail à accomplir, tout le monde mérite un congé. Faites de petites pauses, buvez ce café, promenez-vous… revenez rafraîchi et reprenez une nouvelle tâche.
Ne créez pas de stress sur votre lieu de travail. Peut-être que votre collègue sera inspiré pour faire fonctionner des cookies sur le thème des vacances, ils se vantent toujours.
En cette période des fêtes, partez pour des vacances bien méritées sans vous soucier des tâches inachevées au travail.
