Bienvenue dans la série de blogs Big Little Things, où nous mettons en évidence certaines des fonctionnalités et améliorations moins connues et parfois négligées de Vtiger CRM qui ont un gros coup de poing. Cet article met en évidence la fonction de prévention des doublons, qui aide à empêcher la création de nouveaux enregistrements en double dans le CRM. Plongeons-nous et apprenons-en plus sur cette fonctionnalité petite mais puissante.
Qu'est-ce que la fonctionnalité de prévention des doublons ?
La fonction de prévention des doublons permet aux administrateurs d'un compte de sélectionner jusqu'à trois champs uniques par module sur lesquels le système vérifiera automatiquement les enregistrements nouvellement créés pour les valeurs en double. Si les valeurs des champs sélectionnés correspondent à un enregistrement existant, le système empêchera l'utilisateur de créer le nouvel enregistrement.
Où les utilisateurs peuvent-ils trouver la fonction de prévention des doublons ?
La fonction de prévention des doublons est accessible aux administrateurs d'un compte en accédant à la page Paramètres → Gestion des modules → Dispositions et champs des modules.
Une fois que les utilisateurs ont cliqué sur Dispositions et champs de module, ils seront invités à sélectionner le module avec lequel ils souhaitent travailler (Contacts, Offres, Organisations, etc.).
Une fois le module souhaité sélectionné, les utilisateurs peuvent cliquer sur l'onglet Prévention des doublons pour commencer à modifier et à personnaliser cette fonctionnalité afin de s'assurer que de nouveaux enregistrements en double ne sont pas créés dans le CRM.
Comment utiliser la prévention des doublons
Après avoir sélectionné l'onglet Prévention des doublons, vous devez d'abord vous assurer que le bouton "Activer la vérification des doublons" est activé.
À partir de là, les utilisateurs se verront proposer diverses options pour s'assurer qu'ils utilisent la prévention des doublons pour répondre à leurs besoins. Décomposons ces options une par une et approfondissons cette fonctionnalité :
Sélectionnez les champs uniques
La première étape consiste à sélectionner jusqu'à trois champs uniques sur lesquels les enregistrements seront vérifiés. Les champs uniques sont tous les champs existants dont les valeurs n'appartiennent qu'à un seul enregistrement dans le CRM (ceci inclut les champs personnalisés qui ont été créés par un administrateur sur le compte). Par exemple, si les utilisateurs configurent la prévention des doublons sur le module Contacts, ils ne voudront pas sélectionner les champs Prénom ou Nom à vérifier par la prévention des doublons. Les prénoms et les noms de famille sont souvent partagés par de nombreuses personnes et ne sont pas des champs d'identification uniques.
Quelques exemples de champs que vous devez utiliser pour éviter les doublons dans le module Contacts sont les champs E-mail principal et Téléphone. Les valeurs de ces champs seront uniques au contact qui les détient et sont d'excellents champs pour que le système vérifie la prévention des doublons.
Considération en double
Ensuite, l'utilisateur doit déterminer quelle considération est prise par le système pour déterminer que les enregistrements nouvellement créés ne sont pas des doublons. Vous avez le choix entre deux options dans cette étape, détaillées ci-dessous :
- Considérer comme doublon uniquement si tous les champs uniques correspondent – Le système vérifiera tous les champs uniques sélectionnés à la première étape et n'empêchera la création d'un enregistrement que si toutes les valeurs de champ correspondent aux valeurs d'un enregistrement existant.
- Considérer comme doublon si au moins un des champs uniques correspond – le système vérifiera tous les champs uniques sélectionnés à la première étape et si l'une des valeurs de champ correspond aux valeurs d'un enregistrement existant, le système empêchera la création du nouvel enregistrement.
Vérifier les enregistrements fermés pour les doublons et ignorer les valeurs vides
Les deux options de case à cocher suivantes permettent aux utilisateurs de composer davantage leur prévention des doublons :
- La Vérifier les enregistrements fermés pour les doublons Si cette option est activée, le système effectuera une recherche dans tous les enregistrements du système, y compris les enregistrements fermés, pour rechercher les valeurs de champ correspondantes afin d'éviter la création d'enregistrements en double.
- La Ignorer les valeurs vides L'option, si elle est activée, ignorera les valeurs de champs vides lorsque le système vérifie les champs uniques sélectionnés. Cela signifie que cela permettra au système de créer de nouveaux enregistrements si les champs vides correspondants correspondent dans le CRM. Par exemple, si les utilisateurs utilisent le champ « E-mail principal » dans le module Contacts pour la prévention des doublons et que la case « Ignorer les valeurs vides » est cochée, le système autorisera toujours la création de nouveaux enregistrements même si techniquement les champs uniques correspondent car ils sont vides.
Options d'action sur les enregistrements en double créés lors d'une synchronisation
La dernière option dont disposent les utilisateurs lors de la configuration de la prévention des doublons est "l'action à entreprendre si un enregistrement en double est trouvé lors de la synchronisation avec des applications externes". Il s'agit d'une étape importante dans le processus de prévention des doublons car c'est là que les utilisateurs peuvent indiquer au système comment gérer un enregistrement en double trouvé lors d'une synchronisation avec une application externe. Vous avez le choix entre trois options dans cette étape, détaillées ci-dessous :
- Préférer le dernier enregistrement – Les données d'enregistrement les plus récemment modifiées seront conservées
- Préférer l'enregistrement interne – L'enregistrement existant dans le CRM sera conservé tel quel
- Préférer l'enregistrement externe – Les données de l'application externe seront copiées
Mieux comprendre cette fonctionnalité et la mettre en place rapidement est une étape essentielle dans la mise en place du CRM mais qui est parfois négligée. L'utilisation de la prévention des doublons aidera non seulement les utilisateurs à maintenir l'intégrité des données, mais leur évitera également de perdre un temps précieux à nettoyer les enregistrements en double créés au cours de leur parcours CRM.
Cliquez ici pour vous inscrire à un essai gratuit de 15 jours ou essayer notre édition Pilote gratuite pour toujours.
