Bienvenue à Big Little Things, où nous mettons en évidence certaines des fonctionnalités et améliorations moins connues et parfois négligées de Vtiger CRM qui ont un grand impact. En examinant plus en détail et en exposant certaines de ces fonctionnalités, notre objectif est de garantir que nos utilisateurs tirent le plus d'avantages possibles lors de l'utilisation de notre CRM.
Ce blog met en évidence le module Rechercher les doublons. Plongeons-nous et découvrons en quoi consiste la fonctionnalité Rechercher les doublons et comment elle peut être utilisée pour nettoyer votre base de données tout en garantissant que les utilisateurs disposent des données à jour les plus pertinentes dans leur CRM. Nous discuterons également de quelques autres façons de trouver des doublons dans le CRM à l'aide des recherches par vue de liste, une vue et la recherche globale.
Qu'est-ce que le module de recherche de doublons ?
La Trouver des doublons Le module est disponible dans toutes les éditions de Vtiger et peut être trouvé dans l'application Tools sous la catégorie Data Management. Il permet aux utilisateurs de rechercher et d'identifier facilement les enregistrements en double en fonction des valeurs de champ dans des modules spécifiques. Après avoir identifié les enregistrements en double, les utilisateurs peuvent alors décider de la meilleure façon de les gérer.
Utilisation de la recherche de doublons
Une fois le module Rechercher les doublons ouvert, les utilisateurs seront invités à sélectionner un module, une liste et des valeurs de champ qu'ils souhaitent rechercher pour identifier les enregistrements en double. Les utilisateurs ont également la possibilité d'ignorer les valeurs de champ vides et de vérifier les enregistrements fermés pour les doublons.
Après avoir entré tous les critères et appuyé sur la recherche, le système identifiera et présentera rapidement tous les enregistrements en double trouvés, dans une vue de liste. À partir de là, les utilisateurs peuvent sélectionner les enregistrements pertinents et décider comment ils souhaitent les gérer, en utilisant les options Supprimer ou Fusionner.
Fusion d'enregistrements en double
Lors de l'utilisation de l'option de fusion, les utilisateurs peuvent sélectionner jusqu'à trois enregistrements à la fois pour ensuite les fusionner en un seul. Les enregistrements sélectionnés sont affichés dans un format de grille permettant à l'utilisateur de sélectionner les champs individuels qu'il souhaite conserver dans l'enregistrement fusionné final. Il est extrêmement utile de pouvoir obtenir un visuel clair de tous les enregistrements en double avec leurs champs disposés côte à côte. Cela garantit que les utilisateurs conservent les informations les plus précises et les plus à jour de tous les enregistrements en double tout en désencombrant et en nettoyant leur base de données.
Suppression d'enregistrements en double
La suppression des enregistrements en double est facilitée à l'aide du module Rechercher les doublons. Les utilisateurs peuvent simplement sélectionner les enregistrements en double qu'ils souhaitent supprimer et, en quelques clics, supprimer plusieurs enregistrements à la fois. Les enregistrements supprimés seront également stockés dans la corbeille pendant 30 jours avant d'être entièrement supprimés, permettant aux utilisateurs de récupérer tous les enregistrements et leurs données supprimées par erreur.
Autres moyens de rechercher des enregistrements en double
Il existe trois autres façons de rechercher des doublons dans le CRM. Je les ai résumés plus en détail ci-dessous :
Une vue
Après l'installation de Vtiger Calcul AI Extension, les utilisateurs pourront voir et accéder rapidement aux enregistrements de transaction en double affichés lors de la visualisation d'un enregistrement de transaction dans Une vue. Par défaut, Calculus AI vérifie le champ « Nom de la transaction » pour le texte en double, mais affichera également les enregistrements en double en fonction des champs que vous avez configurés à l'aide de Prévention des doublons sur le module Transactions.
Recherche de vue de liste
Les utilisateurs peuvent utiliser la recherche par liste pour trouver des enregistrements en double en saisissant des valeurs uniques dans les champs de recherche. Une fois les enregistrements en double localisés, les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs enregistrements et utiliser Actions d'affichage de liste pour fusionner ou supprimer les enregistrements.
Recherche globale
Semblable à la recherche par liste, les utilisateurs peuvent saisir des valeurs uniques telles que des adresses e-mail, des numéros de téléphone, etc. Recherche globale champ de recherche pour trouver les enregistrements en double. Il existe des limitations sur la façon de gérer les enregistrements en double après les avoir localisés à l'aide de la recherche globale. Par exemple, vous ne pouvez pas fusionner ou supprimer des enregistrements à l'aide de la fonction de recherche globale. Vous pouvez uniquement accéder aux enregistrements individuellement pour supprimer les enregistrements ou revenir à l'utilisation des actions d'affichage de liste ou des fonctionnalités de recherche de doublons pour fusionner ou supprimer plusieurs enregistrements à la fois.
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