Bienvenue sur le premier blog de notre nouvelle mini-série, « Big Little Things », où nous mettons en évidence certaines des plus petites fonctionnalités et améliorations de Vtiger CRM qui ont du punch.
Entendre parler d'une nouvelle fonctionnalité importante ou d'une mise à jour de version est un phénomène courant pour les utilisateurs de la technologie Cloud. Ce que les gens n'entendent généralement pas, ce sont les petites fonctionnalités ou améliorations qui ont un impact énorme sur les entreprises qui les utilisent.
Ce blog mettra en lumière les Voir la liste menu et les actions individuelles ou en masse qui peuvent être effectuées sur les enregistrements sans quitter la vue Liste.
Ci-dessous, j'ai décomposé les fonctionnalités une par une et j'irai plus en détail sur leur utilisation et les actions qui peuvent être effectuées. Mais d'abord, apprenons un peu plus sur ce que sont les actions de la vue Liste.
Que sont les actions d'affichage de liste (enregistrement) ?
Les actions de la vue de liste sont les actions individuelles ou en masse qui peuvent être effectuées dans la vue de liste. Les utilisateurs ont la possibilité de sélectionner des enregistrements individuels ou multiples à la fois et d'effectuer différentes actions telles que Modifier, Commenter, Exporter, Imprimer/Exporter un PDF, Balises, Transférer la propriété, Envoyer un e-mail, Changer de propriétaire, Fusionner les enregistrements sélectionnés et Supprimer.
Plongeons plus profondément dans chaque fonctionnalité ci-dessous :
Modifier
La fonction Modifier dans la vue en liste est un moyen efficace de modifier des champs dans des enregistrements individuels ou dans plusieurs enregistrements à la fois, sans entrer manuellement dans chaque enregistrement pour effectuer les modifications. Par défaut, de nombreux champs dans Vtiger sont disponibles pour une modification en masse. Les administrateurs peuvent également activer et désactiver cette option, ce qui leur donne un contrôle total sur les champs pouvant être modifiés de cette manière. Les administrateurs ont également la possibilité de créer de nouveaux champs personnalisés et d'activer l'option de modification en masse. Cela permet encore plus de personnalisation et de contrôle.
Imaginez, vous devez réaffecter des centaines d'enregistrements à un autre utilisateur en fonction de la valeur d'un certain champ. Vous pouvez simplement créer une nouvelle liste à l'aide de conditions ou utiliser la recherche de vue de liste pour filtrer des enregistrements spécifiques. À partir de là, vous pouvez sélectionner tous les enregistrements de la liste et les réaffecter d'un seul coup.
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d'apporter des modifications massives aux enregistrements en un rien de temps, ce qui leur permet de gagner un temps précieux afin que les utilisateurs puissent se concentrer sur des questions plus importantes.
Commentaires
La fonction Commentaire de la vue en liste permet aux utilisateurs de publier des messages, de joindre des fichiers et de collaborer avec leurs équipes sur des enregistrements individuels ou multiples sans quitter la vue en liste. Les utilisateurs peuvent également utiliser @Mentions pour envoyer des e-mails et des notifications à des collègues spécifiques si quelque chose nécessite leur attention.
Examinons un scénario dans lequel un responsable des ventes pourrait utiliser cette fonctionnalité pour publier un commentaire sur tous les enregistrements de prospect dont le statut est « Froid », en demandant à leurs commerciaux de passer des appels de suivi à l'aide d'un nouveau script. Le directeur des ventes peut créer une liste personnalisée à l'aide de filtres et de conditions pour générer une liste de tous les prospects dont le statut est « Froid ». À partir de là, le directeur des ventes peut simplement utiliser @Mentions en mentionnant le @salesteam pour passer les appels et joindre le nouveau fichier de script directement à la section Commentaires de l'enregistrement Leads. Tous les utilisateurs faisant partie du groupe @salesteam seront alors notifiés par email et une notification dans le CRM, les alertant que leur manager a fait cette demande. Ils auront également un accès facile pour télécharger le nouveau fichier de script.
En interne, chez Vtiger, nous nous appuyons fortement sur les fonctionnalités Commentaires et @Mention lors de la mise à jour des enregistrements ou de la collaboration avec nos différentes équipes. Donner aux utilisateurs la possibilité de commenter plusieurs enregistrements à la fois est un moyen simple mais efficace de gagner du temps.
Exportations
Lors de l'exportation de données d'enregistrement à partir de la vue en liste, les utilisateurs se verront proposer trois options différentes, répertoriées ci-dessous :
- Exporter les enregistrements sélectionnés: permet aux utilisateurs de sélectionner et d'exporter des enregistrements spécifiques de la liste en activant ou en désactivant la case à cocher en regard du ou des enregistrements.
- Exporter les données dans la page actuelle: permet aux utilisateurs d'exporter toutes les données de la page (20 enregistrements à la fois).
- Exporter toutes les données: exporte tous les enregistrements sur toutes les pages associées au module.
Ces trois options offrent aux utilisateurs la possibilité de contrôler précisément les enregistrements qu'ils souhaitent exporter à partir de la vue en liste. Ceci est extrêmement utile si les utilisateurs souhaitent exporter quelques ou plusieurs enregistrements spécifiques vers un fichier CSV pour apporter des modifications avant de réimporter et de mettre à jour les enregistrements dans leur système.
Imprimer/Exporter PDF
L'option Imprimer/Exporter PDF permet aux utilisateurs de sélectionner rapidement des enregistrements individuels ou multiples pour imprimer ou exporter ces enregistrements au format PDF. Les utilisateurs peuvent sélectionner les données qu'ils souhaitent exporter au format PDF en :
- Création de modèles d'impression personnalisés
- Utilisation des modèles par défaut fournis par Vtiger
Un autre grand attribut de la fonction Imprimer/Exporter PDF est qu'elle permet aux utilisateurs d'envoyer un e-mail aux contacts dans le CRM, aux utilisateurs ou aux adresses e-mail ad hoc et joint automatiquement les fichiers PDF sélectionnés.
Tags
L'utilisation de balises est un excellent moyen d'étiqueter les enregistrements en appliquant un mot ou une courte phrase appelé « Tags ». Les utilisateurs peuvent organiser ou rechercher des enregistrements spécifiques en fonction du mot ou de la phrase avec lequel ils sont marqués. Dans la vue en liste, les utilisateurs peuvent également utiliser ces balises pour baliser plusieurs enregistrements simultanément, ce qui leur permet de regrouper rapidement et facilement des enregistrements spécifiques. Les balises peuvent également être utilisées dans des conditions pour de nombreuses activités, notamment la création de listes de modules, de listes marketing, etc.
Transfert de propriété
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le module Contacts et peut être utilisée pour transférer des enregistrements associés à un utilisateur ou à un groupe dans le CRM. Par exemple, si un contact a des requêtes, des devis, des transactions, etc. associés. Les utilisateurs peuvent utiliser la fonction de transfert de propriété pour transférer et affecter tous les enregistrements associés de modules spécifiques à un utilisateur ou un groupe spécifique dans le CRM.
La fonctionnalité Envoyer un e-mail dans la vue en liste est disponible dans les modules Contacts, Organisations et Pistes et constitue un outil puissant à utiliser lors de l'envoi d'e-mails à des contacts ou des prospects spécifiques. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d'envoyer jusqu'à 10 e-mails à la fois sans configurer ni programmer une campagne par e-mail. Lors de l'envoi d'e-mails à l'aide de cette fonctionnalité d'affichage en liste, les utilisateurs peuvent sélectionner un modèle d'e-mail existant ou créer un e-mail à la volée avant de l'envoyer à leurs contacts ou prospects souhaités. Les utilisateurs peuvent également choisir s'ils souhaitent inclure tous les destinataires dans un seul e-mail ou envoyer des e-mails séparés à chaque destinataire.
Change Owner
Cette action Vue en liste est disponible dans le module Tâches. Il permet aux utilisateurs de modifier le propriétaire (« Attribué à ») sur des enregistrements de tâches individuels ou multiples en quelques clics, même si les enregistrements sont à l'état « Fermé ».
Un bon exemple de la façon dont cela pourrait être utilisé est si un utilisateur quitte votre entreprise et que vous devez réaffecter ses tâches à un autre utilisateur. Tout ce que vous avez à faire est de :
- Ouvrez la liste Toutes les tâches dans le module Tâches
- Utilisez la recherche de vue de liste pour filtrer sur les tâches attribuées à l'utilisateur quittant
- Sélectionnez toutes les tâches en fonction des résultats de la recherche
- Réaffecter ces tâches à un autre utilisateur
Cela peut être fait en moins de 30 secondes, ce qui permet d'économiser un temps considérable qui serait gaspillé en entrant dans chaque enregistrement pour les réaffecter manuellement.
Fusionner les enregistrements sélectionnés
Les actions d'affichage de liste vous permettent également de fusionner jusqu'à trois enregistrements sélectionnés en un seul, ce qui est extrêmement utile lorsque vous traitez des enregistrements en double. Une fois qu'un utilisateur sélectionne les enregistrements dans la vue en liste et clique sur le bouton Fusionner les enregistrements sélectionnés, une fenêtre contextuelle s'affiche. Il les invite à sélectionner les champs qu'ils souhaitent conserver lors de la fusion des enregistrements. Cela permet à l'utilisateur de localiser et de sélectionner les données dans les champs individuels qu'il souhaite conserver. En outre, toutes les activités telles que les commentaires et les points de contact et tous les enregistrements de module associés seront automatiquement fusionnés et conservés une fois la fusion effectuée.
Un exemple de ceci serait si vous aviez deux enregistrements de contact pour la même personne, mais que l'un des enregistrements a une adresse e-mail qui n'est plus utilisée. L'utilisateur peut fusionner les enregistrements et s'assurer qu'ils conservent l'adresse e-mail actuelle que leur contact utilise. Il n'est pas nécessaire de rebondir entre les enregistrements et de copier/coller les informations dans les champs avant de supprimer l'un des enregistrements.
La fonction Fusionner les enregistrements sélectionnés rend ce processus simple, rapide et précis, économisant du temps et de l'énergie tout en conservant des données précises et pertinentes.
Supprimer
La fonctionnalité Supprimer dans les actions de la vue en liste est un moyen extrêmement efficace de supprimer des enregistrements individuels ou multiples à la fois.
Par exemple, supposons que vous ayez importé des centaines d'enregistrements de prospects dans le CRM contenant des données erronées ou manquantes, telles que des valeurs vides dans les champs Prénom, Nom et E-mail. Vous pouvez facilement créer une nouvelle liste en utilisant des conditions pour filtrer et sélectionner ces enregistrements et les envoyer directement dans la corbeille. Les enregistrements supprimés sont conservés dans la corbeille pendant 30 jours avant d'être définitivement supprimés. Cette fonctionnalité aide les utilisateurs à :
- Nettoyer les enregistrements dans leur CRM
- Réduisez rapidement la quantité d'espace de stockage utilisé
Maintenant que nous avons passé en revue toutes les fonctionnalités disponibles dans les actions de la vue en liste, il est clair que ces fonctionnalités ont été conçues pour rendre les opérations de masse sur les enregistrements efficaces, transparentes et faciles. En fin de compte, permettant aux utilisateurs de Vtiger CRM d'économiser du temps, de l'énergie et de l'argent.
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