Bienvenue dans un autre chapitre de la série de blogs Big Little Things, où nous mettons en évidence certaines des fonctionnalités et améliorations moins connues et parfois négligées de Vtiger CRM qui ont un gros coup de poing. Ce message met en évidence les listes de sélection basées sur les rôles, qui permettent aux utilisateurs de créer des valeurs de champ de liste de sélection qui ne sont accessibles qu'à certains rôles dans le CRM. Plongeons-nous et apprenons-en plus sur cette fonctionnalité.
Qu'est-ce qu'un rôle ?
Pour mieux comprendre ce qu'est une liste de sélection basée sur les rôles et comment elle peut être utilisée, nous devons d'abord comprendre ce qu'est un rôle dans le CRM. Un rôle est appliqué à chaque utilisateur dans le CRM et définit où cet utilisateur se trouve dans la hiérarchie de l'entreprise. De plus, les rôles jouent un rôle important dans le contrôle d'accès. Les administrateurs peuvent soit attribuer des autorisations d'un profil à un rôle, soit attribuer des autorisations directement à un rôle. Pour en savoir plus sur les rôles, veuillez cliquer sur ici.
Qu'est-ce qu'un champ Liste de sélection ?
Il existe de nombreux types de champs différents disponibles dans Vtiger, y compris les champs de liste de sélection. Un champ Liste de sélection permet aux administrateurs de créer une liste prédéfinie de valeurs que les utilisateurs peuvent ensuite sélectionner lors de la modification du champ. Les champs de liste de sélection peuvent aider à rendre la saisie de données cohérente entre tous les utilisateurs et constituent un excellent moyen de s'assurer que toutes les valeurs saisies dans un champ sont pertinentes et appropriées.
Qu'est-ce qu'un champ Liste de sélection basée sur les rôles ?
Un champ de liste de sélection basé sur les rôles permet aux administrateurs de faire passer les champs de liste de sélection au niveau supérieur et de vraiment composer leur contrôle d'accès en leur permettant d'attribuer certaines valeurs d'une liste de sélection à certains rôles.
Par exemple : supposons qu'une entreprise dispose de deux niveaux différents d'agents de support et a créé un rôle pour chaque niveau : "Support de niveau 1" et "Support de niveau 2". Ils ne veulent pas autoriser les utilisateurs avec le rôle "Support de niveau 1" à pouvoir marquer le statut prioritaire d'un cas comme "Urgent". Ce statut de cas ne doit être attribué par un rôle de « support de niveau 2 » qu'après avoir examiné le cas.
Étant donné que le champ « Priorité » dans le module Cas est un champ de liste de sélection basé sur le rôle, l'administrateur peut attribuer toutes les valeurs d'état du champ « Priorité » à l'exception de « Urgent » au rôle « Support de niveau 1 ».
Ensuite, l'administrateur peut attribuer toutes les valeurs de statut, y compris la valeur "Urgent" au rôle "Support de niveau 2".
Cela garantira qu'un utilisateur auquel est attribué le rôle « Support de niveau 1 » n'a pas la possibilité de sélectionner « Urgent » lors de la modification du champ « Priorité » d'un cas. La valeur de la liste de sélection "Urgent" ne pourra être sélectionnée que par les utilisateurs ayant un rôle "Support de niveau 2" ou d'autres rôles auxquels cette valeur est attribuée.
Comment créer un champ de liste de sélection basé sur le rôle
La création d'un nouveau champ de liste de sélection basée sur les rôles est très simple et ne nécessite qu'un seul clic supplémentaire pendant le processus de création. Après avoir nommé le champ personnalisé et entré ses valeurs initiales, cochez simplement la case "Liste de sélection basée sur les rôles" avant d'enregistrer.
Remarque* Les champs de liste de sélection existants qui n'ont pas été créés en tant que liste de sélection basée sur le rôle ne peuvent pas être convertis en champ de liste de sélection basée sur le rôle après la création.
Comment attribuer des valeurs de liste de sélection à un rôle
Par défaut, après la création d'un champ Liste de sélection basée sur les rôles, toutes ses valeurs seront accessibles à tous les rôles dans le CRM. Pour attribuer des valeurs de liste de sélection à un rôle, les administrateurs doivent accéder à la page Paramètres et, dans la colonne Configuration, sélectionner « Valeurs des champs de liste de sélection ». L'administrateur devra ensuite sélectionner le champ Module et Liste de sélection avec lequel il souhaite travailler et cliquer sur l'onglet "Valeurs attribuées à un rôle".
Une fois l'onglet "Valeurs attribuées à un rôle" ouvert, l'administrateur aura la possibilité de choisir parmi tous les rôles existants, puis d'attribuer ou de supprimer les valeurs de la liste de sélection sélectionnée aux rôles. Enfin, l'administrateur peut choisir d'appliquer les valeurs uniquement au rôle sélectionné, aux rôles subordonnés du rôle sélectionné ou à tous les rôles avant de cliquer sur Enregistrer.
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