Bienvenue dans un autre chapitre de la série de blogs Big Little Things, où nous mettons en évidence certaines des fonctionnalités et améliorations moins connues et parfois négligées de Vtiger CRM qui ont un gros coup de poing. Cet article met en évidence les rapports planifiés, qui permettent aux utilisateurs de créer, de générer et d'envoyer des rapports selon le calendrier de leur choix. Plongeons-nous et apprenons-en plus sur cette fonctionnalité.
Que sont les rapports programmés ?
Les rapports planifiés sont disponibles dans nos éditions One Professional et One Enterprise et peuvent être mis en œuvre après la création d'un rapport. En quelques clics et après avoir entré quelques détails, les utilisateurs peuvent programmer la génération automatique de rapports et leur envoi par e-mail à une date précise ou à une cadence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Les rapports peuvent être envoyés au format CSV, Excel ou PDF aux utilisateurs, groupes et rôles (internes), avec la possibilité de mettre en copie des adresses e-mail spécifiques aux destinataires non utilisateurs (externes).
Rapports planifiés - Cas d'utilisation
Il existe une infinité de scénarios d'utilisation de la fonctionnalité de rapports planifiés qui peuvent profiter aux organisations de toutes tailles et de tous secteurs. Vous trouverez ci-dessous quelques cas d'utilisation sur la façon dont nos clients utilisent cette fonctionnalité :
- Une organisation qui fabrique et fournit des dispositifs médicaux aux hôpitaux et aux cliniques utilise des rapports programmés pour analyser le nombre d'hôpitaux visités par des agents commerciaux individuels sur une base hebdomadaire. Pour ce faire, ils ont créé un rapport sur le module Événements qui détaille le nombre d'événements attribués à chaque utilisateur au cours des 7 derniers jours. Chaque lundi, ce rapport programmé est automatiquement généré et envoyé par e-mail à leur responsable pour un examen plus approfondi.
- Une société d'ingénierie et de solutions technologiques voulait voir combien d'utilisateurs actifs ne se sont pas connectés au CRM au cours des 7 derniers jours. Ils planifient que le «rapport de dernière connexion» soit envoyé tous les lundis à la direction pour s'assurer que leurs utilisateurs se connectent au CRM comme prévu.
- De nombreuses organisations utilisent des rapports pour avoir un aperçu du nombre de ventes mensuelles ventilées par an. Ces organisations veulent voir au cours d'un exercice financier combien de revenus sont générés par mois (Basé sur les offres). Ils utilisent des rapports programmés pour envoyer ces données à la fin de chaque mois, ce qui montre à la direction le nombre de ventes et le montant généré au cours de la dernière année, ventilé par mois.
Vous trouverez ci-dessous quelques scénarios supplémentaires pour l'utilisation des rapports planifiés :
- Mettre à jour vos collègues sur des enregistrements spécifiques
- Générez et envoyez des rapports avant les réunions pour optimiser la productivité
- Informer les clients et les utilisateurs des éléments d'action en retard
- Envoyez des rapports de performance automatisés à vos employés et managers
- Envoyer des rapports de factures en souffrance à la direction et aux clients
- Avertir les propriétaires d'enregistrements des transactions bloquées
- Envoyez les rapports les plus proches aux commerciaux et à la direction
- Mettez à jour les représentants de l'assistance et la direction sur le nombre de tickets d'assistance ouverts par agent.
Ce ne sont là que quelques-unes des différentes façons dont certains de nos clients utilisent les rapports planifiés pour gagner du temps, fournir des informations précieuses et augmenter la productivité sans avoir à passer plus de temps à envoyer manuellement des rapports.
Comment créer un rapport programmé
La création d'un rapport planifié est un processus simple qui ne nécessite que quelques étapes. Suivez les étapes ci-dessous pour commencer à planifier vos rapports dans Vtiger :
- Après avoir créé un rapport, ouvrez-le et cliquez sur les trois points (bouton Plus) dans le coin supérieur droit de l'enregistrement. Sélectionnez "Planifier un rapport".
- Ensuite, les utilisateurs devront remplir et sélectionner les détails de la personne à qui le rapport sera envoyé, la fréquence à laquelle il sera envoyé, son heure de début et le format de fichier dans lequel le rapport sera envoyé. En outre, il y a une option pour envoyer le rapport par e-mail même si le rapport est vide.
- Après avoir cliqué sur enregistrer, une fenêtre contextuelle apparaîtra dans le coin supérieur droit de l'écran informant l'utilisateur que le rapport a été planifié avec succès.
- Une fois le rapport planifié avec succès, les utilisateurs peuvent modifier les destinataires, la fréquence, l'heure de début et le format de fichier du rapport en ouvrant le rapport et en cliquant à nouveau sur le bouton "Plus".
* Remarque – Si un format de fichier PDF est sélectionné, seuls 1,000 1,000 enregistrements seront envoyés dans le rapport. Les utilisateurs doivent programmer au format CSV ou Excel si le rapport dépasse ou devrait dépasser XNUMX XNUMX enregistrements.
Les utilisateurs peuvent également voir quand le rapport doit se déclencher ensuite, et ils ont la possibilité de "supprimer" le rapport de la planification sur le même écran d'édition.
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