Bienvenue dans la série de blogs Big Little Things, où nous mettons en évidence certaines des fonctionnalités et améliorations moins connues et parfois négligées de Vtiger CRM qui ont un gros coup de poing.
Pour ce chapitre, je vais me concentrer sur Corbeille. Maintenant, je sais que cela peut sembler étrange au début de se concentrer sur une telle fonctionnalité, mais il existe plusieurs tâches que vous pouvez effectuer via la corbeille dont vous n'êtes peut-être pas au courant actuellement.
Qu'est-ce que la corbeille ?
En termes simples, la corbeille est une archive des enregistrements CRM supprimés. Tous les enregistrements qui ont été supprimés manuellement dans le CRM ou automatiquement via une synchronisation bidirectionnelle ou une fusion d'importation se retrouveront dans la corbeille. Les enregistrements sont triés dans la corbeille en fonction du module dans lequel ils ont été créés.
Les enregistrements supprimés seront ensuite stockés dans la corbeille pendant trente jours. Une fois que trente jours se sont écoulés, les enregistrements supprimés seront définitivement supprimés de la corbeille et ne pourront plus être récupérés.
La corbeille a deux fonctionnalités principales : la suppression permanente et la restauration des enregistrements supprimés. Il est préférable de considérer la corbeille comme la dernière étape pour supprimer définitivement les informations du CRM.
Où est la corbeille ?
La corbeille est disponible dans le menu principal de l'application Outils.
Suppression d'éléments de la corbeille
La suppression d'éléments de la corbeille est aussi simple que la suppression des enregistrements eux-mêmes. Bien sûr, les enregistrements seront supprimés automatiquement dans trente jours. Cependant, si vous avez des règles de sécurité à suivre ou si vous devez libérer de l'espace de stockage supplémentaire dans le CRM, ce sera le processus à suivre.
Vous pouvez effacer tous les enregistrements de la corbeille de tous les modules en cliquant sur le bouton rouge « Vider la corbeille ».
Pour les enregistrements d'un module spécifique, vous devrez d'abord sélectionner le module des enregistrements que vous souhaitez supprimer.
À partir de là, vous pouvez sélectionner un ou tous les enregistrements en sélectionnant les cases à gauche de chaque enregistrement, puis en cliquant sur l'icône de la corbeille rouge désormais disponible en tant qu'icône d'action.
Restaurer les enregistrements à partir de la corbeille
Si vous avez commis une erreur en supprimant un enregistrement, qu'il s'agisse d'enregistrements fusionnés lors de l'importation ou de suppression manuelle d'enregistrements, cet enregistrement peut être restauré à partir de la corbeille.
Pour restaurer des enregistrements, vous voudrez d'abord sélectionner le module des enregistrements que vous souhaitez restaurer, puis sélectionner un ou tous les enregistrements en cliquant sur les cases à gauche de chaque enregistrement. Une fois les enregistrements sélectionnés, cliquez sur l'icône de restauration d'enregistrement pour ramener les enregistrements dans le CRM.
En passant, si l'enregistrement a été supprimé en raison de fusionner des enregistrements en double, les informations précédemment liées ne seront pas restaurées car elles seront désormais connectées à l'enregistrement qui a été conservé lors de la fusion des deux enregistrements.
La corbeille est une fonctionnalité souvent négligée qui peut vous aider, vous et votre équipe, à mieux gérer les données de votre CRM et à restaurer facilement les enregistrements qui ont été supprimés par inadvertance.
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