De grandes petites choses : les journaux de temps

Bienvenue dans la série de blogs Big Little Things, où nous mettons en évidence certaines des fonctionnalités et améliorations moins connues et parfois négligées de Vtiger CRM qui ont un gros coup de poing. Cet article met en évidence le module Timelogs, qui peut suivre le temps passé sur des tâches par des utilisateurs ou des groupes. Commençons par les bases.

Qu'est-ce que les Timelogs ?

Que votre facturation repose sur un suivi minutieux du temps à la minute ou que vous souhaitiez mieux suivre le temps consacré aux tâches internes, le module Timelogs répondra à vos besoins.

Les journaux de temps vous permettent de documenter votre temps passé sur des tâches spécifiques. Le module vous donne la possibilité de sélectionner l'heure et la date de début et l'heure et la date de fin de l'activité et d'ajouter des détails supplémentaires si nécessaire.

Les journaux de temps sont disponibles dans les tâches, les cas, les tickets internes et les ordres de travail. Vous pouvez trouver les journaux de temps dans la section One View de chaque enregistrement, comme indiqué ci-dessous.

Vous pouvez également créer les journaux de temps dans deux autres emplacements : le module Journaux et le menu Création rapide.

Depuis le module Timelogs, vous pouvez créer de nouveaux timelogs selon vos besoins. Vous pouvez trouver le module en ouvrant le Menu principal > Projets > Activation de projet > Timelogs.

Si vous avez besoin de créer un journal de temps à partir d'une section non liée du CRM, vous pouvez le faire à partir du menu Création rapide en haut de l'écran étiqueté comme l'icône « + ».

Création de journaux de temps avec la fonction de minuterie

Vous pouvez constater que donner des estimations pour chaque journal de temps que vous créez est inexact. Pour un chronométrage précis, une fonction de minuterie est disponible dans les enregistrements individuels compatibles avec le module Timelogs.

La minuterie vous permettra de démarrer, de mettre en pause et d'arrêter une minuterie qui compte à chaque seconde qui passe. Une fois que vous arrêtez le chronomètre, un journal de temps est créé qui contient le temps enregistré.

Pour trouver le chronomètre, accédez à la vue récapitulative d'une tâche. Dans la tâche, il y a une icône de démarrage dans le coin supérieur droit de la section des journaux de temps. Cliquez sur cette icône pour démarrer le chronomètre.

Cliquer une fois de plus sur l'icône, même si elle aura maintenant la forme d'un chronomètre, créera une fenêtre contextuelle contenant le temps total écoulé, la possibilité de faire une pause et l'option d'arrêter le chronomètre.

Mettre le chronomètre en pause vous permettra de redémarrer le temps au besoin sans créer un nouvel enregistrement de journal de temps. L'arrêt du chronomètre créera l'enregistrement du journal de temps avec l'heure finale ajoutée à l'enregistrement.

Facturation via Timelogs

Si vous gérez la facturation à l'heure ou à une autre période, vous pouvez également définir un journal comme facturable via l'enregistrement associé. Cela peut être accompli en quelques étapes.

Tout d'abord, lors de la création ou de la modification de l'enregistrement, définissez l'enregistrement sur "Est facturable". Cela peut être sélectionné dans le bloc Détails du service de l'enregistrement. Ensuite, liez un service connexe et définissez le tarif auquel vous facturerez le service.

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai défini un cas en suspens sur "Est facturable" et j'ai lié le service lié au temps passé à travailler sur le cas. L'association d'un service connexe est nécessaire pour définir l'enregistrement comme facturable.

Une fois la modification effectuée, vous aurez également la possibilité de définir un journal comme facturable.

Une fois que l'enregistrement a été défini comme Fermé ou Résolu, vous pouvez alors créer une facture à partir de l'enregistrement. Cette facture extraira les informations directement des journaux de temps définis comme facturables en fonction du taux défini dans l'enregistrement.

Suite à ce processus, vous pouvez suivre avec précision votre temps facturable consacré aux tâches et facturer rapidement vos clients à partir du même enregistrement.

Timelogs en action

La fonction Timelogs est mieux comprise avec un scénario réel.

Par exemple, une entreprise offrant des services de conseil aux entreprises en démarrage facture soixante dollars de l'heure pour le temps passé avec l'un de ses spécialistes. Les clients contactent d'abord par e-mail. Cette action génère un cas dans le CRM pour que leur équipe l'examine.

L'e-mail envoyé par le client est acheminé vers la Mailroom du CRM, qui génère alors un nouveau dossier.

À partir de là, un membre de l'équipe commencera à travailler sur la demande de consultation, qui comprend souvent plusieurs réunions avec le client ainsi que des travaux internes supplémentaires avec d'autres services. Sachant qu'il s'agit d'une demande de consultation, l'utilisateur doit d'abord définir l'enregistrement comme facturable et lier le service associé.

Les réunions et le temps interne passé pourraient être calculés à l'aide de journaux de temps et marqués comme facturables dans chaque journal de temps. Lorsque la consultation est terminée, ils peuvent générer et envoyer une facture au client pour le nombre total d'heures travaillées. Même avec plusieurs journaux de temps liés au cas, ils seront tous ajoutés automatiquement à la facture lors de sa première création.

Maintenant, ce n'est qu'une approche généralisée du processus. Peut-être envoyez-vous d'abord un devis ou gérez-vous la facturation via un processus différent. Vous pouvez modifier le CRM et la manière dont vous l'utilisez selon vos besoins pour mieux l'adapter à votre processus métier.

Bien que Timelogs soit une petite fonctionnalité, c'est un outil puissant capable de suivre le temps passé sur des tâches internes et externes.