Ma mère avait l'habitude de créer des listes de contrôle tout le temps - pour ses courses, ses dépenses mensuelles, ses courses, etc. Ses listes de contrôle de voyage étaient légendaires. Selon l'endroit où nous avons voyagé, elle énumérait tous les articles qui devaient être emballés, y compris un jeu d'échecs magnétique, des crayons et des bandes dessinées pour nous les enfants. Ses listes de contrôle, cependant, étaient flexibles et susceptibles d'être modifiées selon ses caprices.
Par contre, les check-lists de l'hôpital de mon père étaient minutieusement rédigées et suivies avec diligence. En tant que chirurgien, il s'est assuré que des listes de contrôle étaient créées pour différentes procédures - avant, pendant et après la chirurgie.
Une étude américaine a révélé que les hôpitaux qui utilisaient la liste de contrôle de la sécurité chirurgicale de l'Organisation mondiale de la santé (OMS) réduisaient la mortalité post-opératoire de 22 %. 1
Vous pouvez créer des listes de contrôle pour vos tâches personnelles et professionnelles. Saviez-vous qu'une liste de contrôle est l'une des techniques de gestion les plus anciennes et les moins chères (si le mot ne vous dérange pas) et les plus simples ? Bien que Benjamin Franklin soit considéré comme le père de la liste de contrôle moderne, je suis sûr que les listes de contrôle sont utilisées depuis des siècles.
Dans ce blog, je vais discuter de la façon dont les listes de contrôle peuvent vous aider à augmenter votre productivité au travail, mais d'abord…
Qu'est-ce qu'une liste de contrôle ?
Une liste de contrôle est un outil de travail qui répertorie les tâches ou les activités qui doivent être réalisées dans un délai donné. Les listes de contrôle avancées incluent également diverses exigences, telles que des outils, des dépendances et des comportements, qui vous obligent à effectuer vos tâches.
Comment les listes de contrôle aident-elles ?
Nous nous inquiétons tous de « déplacer les poteaux de but » au travail. Parfois, un sprint de cent mètres peut se transformer en marathon.
Nous sommes également gênés par le fait que la mémoire humaine est limitée. En plus de cela, beaucoup d'entre nous ont tendance à tergiverser, à négliger ou à omettre nos tâches. Les listes de contrôle vous aident dans la gestion de projet, quelle que soit la taille d'un projet. Cela peut être aussi simple que la rédaction d'un blog ou aussi complexe que la mise en œuvre d'une solution logicielle.
Les listes de contrôle vous aident à :
- Avoir le contrôle sur vos tâches.
- Identifier et hiérarchiser les étapes qui doivent faire partie du processus.
- Décomposez vos tâches en leurs plus petits éléments, assignez des personnes et des dates.
- Veiller à ce que les tâches cruciales ne soient pas ignorées.
- Se concentrer sur les tâches à accomplir.
- S'assurer que les tâches sont accomplies dans l'ordre reconnu.
- Effectuer régulièrement pour accomplir vos tâches afin d'obtenir les résultats souhaités.
Comment créez-vous une liste de contrôle ?
Maintenant que vous savez comment les listes de contrôle vous aident, à votre avis, qu'est-ce qui doit faire partie de la liste de contrôle ? Voici quelques points à prendre en considération lorsque vous créez une liste de contrôle pour une procédure :
- Définir pourquoi une liste de contrôle doit être créée.
- Identifiez toutes les tâches et sous-tâches qui doivent être accomplies.
- Déterminez comment, quand et qui utilisera la liste de contrôle.
- Identifiez les personnes responsables de chaque tâche.
- Spécifiez les dépendances pour les tâches.
Avantages de l'utilisation d'une liste de contrôle
Les listes de contrôle offrent de multiples avantages à l'organisation ainsi qu'aux individus - en particulier le bien-être mental des employés. Voyons comment.
Avantages pour l'organisation
Meilleure répartition du temps et des efforts
Des listes de contrôle précises vous aident à identifier toutes les étapes requises pour un processus. Vous serez en mesure d'identifier les tâches vitales et de les hiérarchiser. Vous pourrez détourner votre attention, votre temps et vos efforts pour les terminer avant les autres.
Réduction des erreurs
Une liste de contrôle vous aide à répertorier toutes les tâches et activités d'un processus ou d'un projet pour une date ou une durée déterminée. Étant donné que toutes les tâches sont répertoriées, les risques d'erreurs sont réduits et les employés ont très peu de chances de manquer une tâche.
Augmentation de l'efficacité
Avec les listes de contrôle, les employés se sentent à l'aise de travailler sur un processus dans son ensemble. Les erreurs sont réduites. Le temps et les efforts nécessaires pour accomplir une tâche sont également réduits. Ceux-ci conduisent à une augmentation de l'efficacité. Parfois, les listes de contrôle vous aident également à identifier les étapes redondantes ou répétitives, ce qui vous aidera soit à éliminer les étapes redondantes, soit à améliorer un processus.
Identification des tâches répétitives
Les listes de contrôle vous permettent d'identifier facilement les tâches répétitives ou les tâches qui prennent du temps. Pour ceux d'entre vous qui ont des processus numérisés ou qui utilisent un logiciel, c'est la première étape vers l'automatisation de ces tâches. Imaginez le temps que vous gagnerez grâce à l'automatisation.
Augmentation de la productivité
Relisez ce qui précède. Ne pensez-vous pas qu'ils conduisent tous à une augmentation de la productivité? Après tout, vous en faites plus en moins de temps.
Avantages pour le salarié
Comparativement à d'autres techniques ou outils de gestion, une liste de contrôle peut être un simple outil de gestion, mais elle profite à vos employés à bien des égards.
Augmente la motivation
Les listes de contrôle aident à atteindre de petits objectifs. À chaque tâche accomplie, les employés ressentent un sentiment d'accomplissement. Lorsqu'ils sont satisfaits au travail, ils sont motivés à s'investir en eux-mêmes et dans l'organisation.
Augmente la créativité
Nos cerveaux sont câblés pour penser et repenser les tâches qui nécessitent notre attention, créant une situation stressante. Comme les listes de contrôle mentionnent toutes les tâches à accomplir, les employés se sentent libres et moins stressés. Cela les aide à être créatifs au travail. Ils proposeront de nouvelles idées qui peuvent réellement aider à améliorer les processus utilisés.
Crée des qualités de leadership
L'exécution régulière des tâches procure un sentiment d'accomplissement chez vos employés. Cela renforce la confiance et les aide à rechercher des tâches difficiles. Les listes de contrôle aident à développer les qualités de leadership de vos employés.
Types de listes de contrôle
Maintenant, vous devez vous demander s'il existe différents types de listes de contrôle ! Beaucoup ont essayé de les catégoriser, mais tout dépend du type de processus ou d'activité pour lequel vous souhaitez créer une liste de contrôle. Il peut s'agir d'une check-list de projet, d'une check-list de sécurité, d'une check-list de qualité, etc. Elles peuvent être créées pour des équipes, ou pour des individus, et, elles peuvent être faites pour tout type de profession.
Il peut s'agir d'une simple liste de contrôle où vous énumérez les dix choses que vous devez faire, et vous les cochez au fur et à mesure que vous les complétez. Ou, il peut s'agir d'une liste de contrôle pour les processus compliqués avec des dates et des dépendances mentionnées.
Il existe une variété de listes de contrôle que vous pouvez créer. Je suis sûr que vous avez créé une liste de contrôle ou deux de votre choix. J'utilise une feuille EXCEL pour créer des listes de contrôle simples qui m'aident à prioriser et à accomplir mes tâches au quotidien. Les tâches en attente sont déplacées au jour suivant. Ils m'aident à identifier les tâches cruciales qui nécessitent mon attention et poussent les autres au bas de la liste.
Certaines de mes listes de contrôle contiennent également des tâches réparties sur une semaine puisque la date d'achèvement n'est pas immédiate.
Allez-y et créez une liste de contrôle au début de votre journée de travail. Voyez par vous-même – comment vous en ferez plus en moins de temps.
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Réf : 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
