Comment Vtiger CRM peut profiter à votre petite entreprise

Darryl a lancé son cabinet de conseil en marketing il y a deux ans et a connu une croissance remarquable. Chaque mois, il accueille en moyenne trois nouveaux clients, contribuant ainsi à l'expansion de son portefeuille. 

Bien que cela soit passionnant, la charge de travail croissante est devenue écrasante. Darryl jongle avec diverses tâches, notamment la rédaction et l'envoi de courriels, le suivi des prospects potentiels, la contact avec les clients nouveaux et anciens et le suivi des détails du projet. 

Pour maintenir la dynamique de son entreprise et assurer un service de qualité, il reconnaît l'urgence d'un système de délégation de ces responsabilités. Un CRM, ou outil de gestion de la relation client, bénéficierait grandement à Darryl en l'aidant à gérer et à rester maître de ces tâches. 

Selon un Forbes¹ rapport, un CRM aide à gérer les relations clients de manière simple, efficace et efficiente. 

Un système CRM pour petites entreprises vous permet de stocker des informations sur les clients et les prospects, d'identifier les prospects, de gérer les suivis et de suivre les interactions dans un emplacement central. 

Avec un CRM, vous pouvez bénéficier des avantages suivants : 

• Gérez une liste croissante de clients sans avoir besoin d’embaucher du personnel supplémentaire. 
• Gardez une trace de tous les détails essentiels sur vos clients en un seul endroit. 
• Créez et automatisez des processus de suivi pour les clients et les prospects. 
• Conservez un historique de chaque interaction, transaction, projet, tâche, e-mail ou appel client.
• Établissez un processus de vente rationalisé que tout le monde peut suivre. 

Une étude de Business.com² révèle que 25 % des petites entreprises utilisent des CRM et que 10 % envisagent de les utiliser. De plus, parmi ceux qui ont utilisé un CRM, 90 % ont trouvé qu'il s'agissait d'un investissement rentable en temps et en argent. 

Pour illustrer la valeur d'un CRM, considérons le cas d'utilisation suivant.

Cas d'utilisation : Trainconsulting

Trainconsulting, une entreprise basée en Autriche, a rencontré des difficultés pour intégrer ses données en raison de l'utilisation de divers systèmes logiciels. Cela a conduit à des données dispersées, à une mauvaise accessibilité, à des duplications, à des incohérences, à des erreurs de documentation et à des obstacles à la communication. L'entreprise a choisi Vtiger CRM pour fournir une solution tout-en-un à ces problèmes. 

La plate-forme centralisée One View de Vtiger CRM a résolu les problèmes de silos de données, d'incohérences et de duplication, offrant des données cohérentes entre différentes équipes. Des fonctionnalités telles que la section d'activité, les @mentions et les balises ont amélioré la collaboration et la communication entre les services. 

En automatisant les processus manuels, Trainconsulting a réduit les erreurs et amélioré les flux de travail, augmentant ainsi la productivité globale. Vtiger CRM a également amélioré la visibilité de son pipeline de ventes, permettant de meilleures prévisions. Grâce à un accès facile à des données client uniformes, Trainconsulting a amélioré les interactions avec les clients et développé des relations plus solides.

Pourquoi Vtiger CRM?

Vtiger CRM est un outil puissant et polyvalent, particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises. Laissez-nous explorer comment Vtiger peut vous être bénéfique : 

Automation 

L'automatisation du CRM implique la rationalisation et l'automatisation des processus de gestion de la relation client pour améliorer l'efficience et l'efficacité des interactions avec les clients. Vtiger CRM dispose de plusieurs fonctionnalités d'automatisation qui profiteront à votre entreprise et réduiront le travail manuel. 

Ventes 

Vtiger CRM offre de nombreuses fonctionnalités qui aident les équipes commerciales dans diverses tâches, notamment rencontrer les clients, obtenir l'approbation des devis, etc.

Pages de rendez-vous : L'avantage d'utiliser les pages de rendez-vous est que vous pouvez éviter les tracas liés à l'envoi d'e-mails pour planifier une réunion. Vous recevez un calendrier prêt à l'emploi de votre journée, semaine ou mois de travail et le partagez avec vos prospects et clients.

• Ils choisiront un créneau libre dans votre emploi du temps pour vous rencontrer. Les créneaux déjà réservés ne sont pas affichés sur une page de rendez-vous. 
• Agréments: Que vous souhaitiez envoyer un devis pour approbation à votre responsable ou que vous ayez besoin d'une approbation pour embaucher un nouveau membre de l'équipe commerciale, les fonctionnalités d'approbation s'en chargent pour vous. Les responsables doivent configurer les éléments suivants pour utiliser le module Approbations avec succès.
  • Conditions d'approbation : la base ou les situations possibles dans lesquelles les enregistrements doivent être envoyés pour approbation. 
  • Gestionnaires : à qui relevez-vous ou qui doit approuver vos demandes. 
• Livres de jeu : Un playbook comprend les tâches d'un représentant commercial pour conclure une transaction. Ce modèle est automatiquement généré lorsque vous créez un pipeline de ventes dans le CRM et est mappé au pipeline. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter des tâches de parcours en fonction de votre processus de vente spécifique. Vtiger CRM affiche les tâches de parcours sur une transaction, accompagnées d'une barre de progression indiquant le pourcentage d'achèvement du parcours d'une transaction. La barre progresse à chaque fois qu'un commercial accomplit une tâche de parcours. 
• Informations sur les ventes : Dans les modules Sales Insights, Vtiger CRM génère automatiquement des rapports sur la progression de l'entonnoir, les activités des commerciaux, les transactions conclues, etc. Ces rapports fournissent des informations sur l'avancement d'une transaction, les ventes de votre entreprise et les performances de votre équipe commerciale. Cela réduit la nécessité pour les responsables commerciaux de convoquer des réunions fréquentes pour des mises à jour. 
• Vente guidée par l'IA : Le moteur d'IA de Vtiger, Calculus AI, aide les commerciaux à conclure davantage de transactions grâce à des analyses prédictives et à des recommandations. Calculus AI aide également les responsables commerciaux à devenir des coachs en analysant automatiquement les appels et les e-mails et en les signalant pour examen afin de faciliter un coaching proactif. 

Marketing 

L'automatisation du marketing dans Vtiger CRM englobe des fonctionnalités conçues pour générer des prospects et exécuter des campagnes marketing. Examinons ces fonctionnalités. 

• Formulaires Web: Les formulaires Web sont des formulaires en ligne que vous pouvez intégrer à vos sites Web. Ces formulaires vous permettent de capturer les informations des prospects. Lorsque les visiteurs soumettent un formulaire Web, Vtiger CRM capture automatiquement leurs détails et crée un enregistrement de prospect sans saisie manuelle de données. Outre les prospects, vous pouvez créer les enregistrements suivants à l'aide d'un formulaire Web :
  • Organisations
  • Fournisseurs
  • Offres
  • Projets
  • Étapes du projet
  • Étuis
  • Billets internes
• Campagnes par e-mail: La fonctionnalité Campagnes par e-mail vous permet d'envoyer des e-mails à vos contacts en masse. Vous pouvez facilement envoyer des e-mails marketing pour des promotions et des offres et configurer des répondeurs automatiques pour les réponses des contacts. De plus, vous pouvez également configurer vos conditions pour que les répondeurs automatiques soient envoyés automatiquement. 
• Campagnes SMS et actions de réponse : Les campagnes SMS sont similaires aux campagnes email, la principale différence étant qu'elles sont envoyées directement aux numéros de téléphone des contacts. Les messages SMS ont un taux d'ouverture plus élevé que les campagnes email. Vous pouvez également configurer des actions dans lesquelles un contact répond à un message SMS avec des actions de réponse SMS. 

Bureau d'Aide

Si vous faites partie d'une équipe de service client, vous pouvez automatiser la création de dossiers, répondre automatiquement aux requêtes des clients et recevoir des rapports prêts à l'emploi sur les performances de votre équipe.

• Portail Clients: Le portail client sert de point d'accès unique à vos clients pour obtenir toutes les mises à jour sur leurs dossiers et autres dossiers. Comment automatise-t-il vos tâches ? La nécessité pour les clients de vous contacter pour leurs questions est réduite puisque toutes les informations pertinentes sont disponibles sur le portail. Les clients peuvent également soumettre des dossiers et des requêtes depuis le portail, créant automatiquement un enregistrement de dossier dans le CRM. 

• Informations sur le service d'assistance : Vtiger CRM génère automatiquement des tableaux et des graphiques sous Help Desk Insights. Ces visuels affichent des informations sur les cas et les performances de l'équipe du service client concernant ces cas. Help Desk Insights fournit les détails suivants :
  • Première réponse moyenne aux cas
  • Nombre de cas non résolus
  • Nombre de cas violés
  • Le nombre de cas est regroupé selon le canal à partir duquel ils sont générés. 
• Informations internes sur les tickets : Les tickets internes dans Vtiger CRM permettent aux employés de votre entreprise de soulever rapidement leurs problèmes et leurs demandes. Les performances de l'équipe d'assistance interne au service de vos employés sont capturées dans Internal Ticket Insights sous forme de tableaux et de graphiques. Vtiger CRM collecte les données de vos enregistrements CRM pour générer automatiquement ces informations. 
• Chat en direct et informations sur le chat : En installant l'extension Vtiger Live Chat, vous pouvez télécharger les FAQ vers le widget Live Chat. Lorsque les clients saisissent des mots-clés, le widget remplit automatiquement les FAQ. De plus, les clients peuvent contacter les représentants de votre service client à l'aide du chat en direct. Vtiger CRM enregistre des détails tels que le premier temps de réponse, l'évaluation du chat, la durée, les conversations manquées et bien plus encore à partir des conversations des clients. Ces informations sont ensuite utilisées pour générer automatiquement des Chat Insights, permettant aux responsables du service client d'évaluer les performances de leur équipe et de travailler à l'amélioration. 
• Salle de courrier : Apportez les plaintes ou les requêtes que les clients écrivent à l'adresse e-mail de votre service client dans Vtiger CRM en configurant les éléments suivants :
  • Règles de la salle de courrier dans Vtiger CRM 
  • Redirection automatique dans votre service de messagerie

Le transfert automatique redirige vos e-mails vers le CRM en utilisant l'adresse de votre salle de courrier. La salle de courrier analyse les e-mails transférés et crée automatiquement un dossier de cas basé sur les règles que vous avez définies.

• Gestion de pipeline

La gestion du pipeline de Vtiger garantit que votre flux de travail est fluide et accessible à tous. Vous pouvez suivre toutes vos transactions et leurs statuts grâce à la gestion des opportunités, en vérifiant rapidement le statut actuel, les conversations précédentes et les réunions programmées. 

La Deal Room de Vtiger est un espace numérique privé où les commerciaux peuvent partager, interagir et suivre du contenu avec des clients potentiels. Cette fonctionnalité vous aide à collaborer avec les clients et les collègues. Il vous permet de répondre rapidement aux requêtes, de partager des documents et de stocker des documents critiques liés aux transactions dans une bibliothèque centrale accessible aux deux parties.

Restez au top de vos ventes en définissant des prévisions et des quotas pour vous aider à planifier votre cycle de vente, à gérer les objectifs et à surveiller les performances de votre équipe. 

• Communication et collaboration

Vtiger facilite une communication transparente entre les membres de l'équipe et avec les clients. 

Vous pouvez facilement utiliser @mention pour marquer n'importe quel membre de l'équipe dans une note sur un contact ou une opportunité et réaffecter n'importe quelle tâche, contact ou opportunité pour des transferts en douceur. Les alertes de mentions peuvent être activées ou désactivées selon les besoins.

Vous pouvez utiliser la fonction de diffusion pour faire des annonces. 

Vtiger s'intègre à plusieurs fournisseurs de services de téléphonie, vous permettant de passer des appels téléphoniques depuis le CRM. Vous pouvez également envoyer des messages SMS, MMS et WhatsApp, ainsi que des e-mails, directement depuis le CRM. 

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Mailroom pour importer tous vos e-mails (provenant de différents comptes de messagerie) dans le CRM et les gérer à partir d'une seule plateforme.  

Vtiger CRM fournit aux petites entreprises une boîte à outils tout-en-un pour améliorer l'efficacité, renforcer les relations clients et favoriser la croissance. En automatisant les tâches de routine, en centralisant les informations sur les clients et en rationalisant la communication, Vtiger CRM vous permet de vous concentrer sur la réalisation de vos objectifs sans souci. 

Avec une interface simple et des fonctionnalités personnalisables, Vtiger CRM devient un partenaire à part entière pour que votre entreprise prospère et se démarque. 

Intégrations dans Vtiger CRM

Vtiger CRM s'intègre à plus de 500 applications, de la comptabilité à la téléphonie. Vous pouvez importer des données d'applications tierces dans le CRM et gérer les données du CRM. Cela réduit la duplication des données, les erreurs et l'effort manuel requis pour gérer les données dans différentes applications. Vous obtenez une vue globale de vos clients avec toutes les données disponibles sur une seule plateforme.

Vous pouvez également passer des appels directement depuis le CRM en intégrant différentes passerelles de téléphonie. Vous pouvez envoyer des messages et gérer les interactions sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram et LinkedIn) depuis le CRM. Puisque vous pouvez accéder simultanément aux dossiers clients, vous pouvez avoir des conversations enrichissantes avec le client. 

Voici un exemple d'applications avec lesquelles vous pouvez intégrer votre compte Vtiger : 

• Xero
• Twilio
• Mailchimp
• LinkedIn

Découvrez toutes les intégrations de Vtiger ici.

Voici plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez bénéficier de l'utilisation de Vtiger CRM : 

• One View by Vtiger fournit une vue complète des informations et des informations en temps réel, vous permettant d'évaluer l'état de votre entreprise et de prendre des mesures pertinentes. 
• Vtiger CRM est un outil simple et facile à utiliser sans obstacles de mise en œuvre ni formation complexe. 
• Vtiger CRM se connecte facilement à plus de 500 applications que vous utilisez déjà, garantissant ainsi l'absence d'obstacles au travail. 
• Vtiger CRM est abordable et adaptable à toute taille d’équipe ou secteur. Des éditions flexibles à prix mixtes s'adaptent à tous les budgets, des startups aux entreprises. 

Calculus AI – Prise en charge de l'IA dans Vtiger CRM

Enfin, pour rendre votre travail encore plus gérable, Vtiger CRM met l'IA à portée de main avec Vtiger Calculus AI. 

Vtiger Calculus AI est un outil basé sur l'IA qui utilise les entrées CRM pour fournir à vos équipes les meilleurs conseils et solutions. Des réponses instantanées à vos requêtes à la rédaction facile d'e-mails en passant par l'analyse de la qualité des appels, GPT intégré à Calculus AI aide vos équipes de vente, de marketing et d'assistance à converser efficacement avec les clients et à faire de leur mieux. 

Et le meilleur ? Vous pouvez essayer Vtiger gratuitement ici! 

Références:

¹ Rapport Forbes

² Étude réalisée par Business.com