Rester en contact avec les contacts a toujours été un aspect essentiel des ventes, du marketing et de la rétention. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il peut vous être de plus en plus difficile de suivre les suivis par e-mail. Il peut également être difficile de savoir quels e-mails ont été envoyés et quels jours d'autres e-mails doivent être envoyés. Automatiser ce processus peut vous aider à gagner des heures et il est préférable de le faire via des séquences d'e-mails.
Alors, quelles sont les séquences d'e-mails?
En bref, il s'agit d'une série d'e-mails créés pour être envoyés automatiquement à un contact ou à un groupe de contacts. Ces e-mails sont généralement basés sur le temps ou basés sur un déclencheur. Dans le cas de Vtiger, nos séquences d'e-mails peuvent être configurées par étapes où, après l'envoi du premier e-mail, les e-mails des étapes ultérieures sont basés sur l'ouverture de l'e-mail précédent et sur une période choisie après ce déclenchement.
Il existe des situations spécifiques pour ces séquences, certains professionnels ont de longues listes de séquences qui peuvent être utilisées. Dans le cas de Vtiger, nous voulons aider l'équipe commerciale à gagner du temps et à maintenir un ton cohérent avec leur portée par e-mail. Ce n'est pas un secret que le maintien d'une sensibilisation cohérente avec un prospect peut être difficile, surtout si vous avez des dizaines ou des centaines de prospects que vous contactez chaque semaine. Il y a quatre principaux problèmes que je trouve que les séquences d'e-mails peuvent aider à résoudre dans Vtiger:
- Le contexte peut être perdu au fil du temps, ce qui fait perdre beaucoup de temps à rechercher dans les conversations électroniques précédentes. Cela devient plus évident à mesure que des suivis supplémentaires sont nécessaires pour une piste. Cela peut être résolu avec des séquences d'e-mails car les e-mails sont déjà écrits et prêts à être envoyés dans une séquence.
- Les suivis peuvent souvent être oubliés. Il s'agit d'un problème très courant pour quiconque dans les ventes. Avec le grand nombre de conversations qui ont lieu par jour, il peut être facile d'ignorer un e-mail qui aurait dû être envoyé. Les séquences d'e-mails automatisent ce processus afin que les suivis ne soient pas oubliés.
- La qualité des suivis peut décliner au fil du temps. Le temps et l'effort sont souvent placés sur des pistes plus actives si d'autres ne réagissent pas au départ. Cela peut être préjudiciable et entraîner des pertes de ventes à long terme. Comme mentionné dans le premier numéro, avec des séquences, les e-mails peuvent être écrits à l'avance, garantissant que le contenu et la qualité de chaque e-mail sont parfaits.
- Je trouve que le quatrième problème est plus évident, mais il convient de le noter. Beaucoup de temps est consacré chaque jour à simplement suivre et envoyer des e-mails de suivi aux prospects. Avec les séquences, ce processus est automatisé et libère du temps pour se concentrer sur des sujets plus urgents.
Avant de m'étendre davantage sur la façon dont ce processus peut être utilisé dans Vtiger, je veux d'abord donner quelques exemples de séquences que vous pouvez utiliser pour votre entreprise. Je veux me concentrer sur trois que je trouve les plus utiles:
1. La séquence de consolidation du plomb
Cette séquence est légèrement explicite du nom. Rester en contact avec les Leads, qu'ils soient chauds ou froids, est vital pour le processus de vente. Il est souvent utile de créer une séquence pour chaque industrie avec laquelle le client fait affaire. Cela peut signifier la création de séquences individuelles pour les prospects dans l'immobilier, les soins de santé, le gouvernement, etc.
L'automatisation de la sensibilisation peut vous aider, vous et votre produit, à rester en tête de l'esprit du client. Avec de nombreux e-mails, en particulier des e-mails provenant de campagnes ou de séquences d'e-mails. Les séquences d'e-mails vous permettront d'envoyer automatiquement d'autres e-mails de suivi en fonction de l'ouverture des e-mails précédents. Cela peut augmenter les chances que le prospect ouvre un e-mail, car d'autres seront envoyés.
2. La séquence d'intégration
Je sais que celui-ci est particulièrement utile pour nous ici à Vtiger. Nous aimons nous assurer que les clients utilisent le logiciel que nous proposons dans toute sa mesure et aussi efficacement que possible. Les e-mails qui aident à orienter les clients vers nos ressources d'assistance en ligne et leurs coordonnées peuvent nous aider à nous connecter, à mieux comprendre leurs besoins commerciaux et à les guider à travers leurs besoins de personnalisation.
3. La séquence de répétition client
Pourquoi est-il important de tendre la main aux clients fidèles? Smallbiztrends.com a partagé quelques statistiques qui donnent un aperçu de la question, mais j'ai trouvé que le plus important était: «La probabilité de vendre à un client existant est de 60 à 70%. La probabilité de vendre à un nouveau prospect est de 5 à 20%. »
Cette statistique montre à quel point il est important de rester en contact et de fidéliser les clients réguliers. Ces e-mails peuvent être aussi simples que mentionner une nouvelle version de produit ou une remise offerte. Cela peut grandement aider à augmenter les ventes et à montrer que vous vous souciez autant des clients existants que des clients potentiels.
Comment créer des séquences dans Vtiger
Les séquences d'e-mails diffèrent des campagnes par e-mail en ce qu'elles offrent un processus automatisé plus personnalisé pour l'envoi d'e-mails aux contacts. Nous avons pris cela en considération lors de la structuration des séquences d'e-mails pour Vtiger.
Il y a deux conditions préalables qui doivent être remplies avant de créer votre première séquence d'e-mails dans votre Vtiger CRM.
- Configurez votre boîte de réception avec votre adresse e-mail professionnelle
- Vérifiez votre adresse e-mail
Une fois ces deux étapes terminées, vous pouvez commencer à créer votre séquence. Vous voudrez d'abord accéder au module des séquences de courriels. Cela peut être trouvé en allant d'abord dans la liste déroulante «Ventes» puis en cliquant sur l'option «Séquences d'email» sous «Activation des ventes».
Cela devrait vous amener à l'écran ci-dessous avec un exemple de séquence qui a été créé pour le CRM. Nous allons ignorer cette séquence et cliquer à la place sur le bouton «Nouvelle séquence» dans le coin supérieur droit.
Cela vous amènera à l'écran ci-dessous.
Comme vous pouvez le voir, nous sommes sur notre premier email pour la séquence. Pour configurer cet e-mail, je recommande de le faire dans les étapes suivantes:
- Nommez la séquence
- Planifiez quand l'e-mail sera envoyé
- Ajouter un sujet à l'e-mail
- Écrivez le corps de l'e-mail ou choisissez un modèle d'e-mail.
Toutes nos félicitations! Vous avez maintenant terminé la première étape de votre première séquence. Votre écran devrait maintenant ressembler à celui ci-dessous.
Vous pouvez maintenant ajouter des étapes ultérieures à la séquence d'e-mails en suivant les étapes 2 à 4. Pour toute autre étape, vous devez également ajouter un déclencheur pour le moment où l'e-mail sera envoyé. Ces déclencheurs sont basés sur l'étape précédente. Celui que j'ai configuré ci-dessous signifie que la deuxième étape de la séquence ne sera envoyée que lorsque la première étape de l'e-mail n'a pas été ouverte après une semaine.
Une fois que vous avez terminé de créer les étapes, vous pouvez maintenant passer à l'ajout de destinataires pour la séquence d'e-mails. Le nombre maximal actuel de contacts auxquels une séquence peut être envoyée est de 150. L'envoi d'un plus grand nombre d'e-mails doit se faire via nos campagnes d'e-mails. Si vous ne souhaitez pas encore de destinataires pour la séquence d'e-mails, vous pouvez choisir de sauter cette étape.
Les destinataires peuvent être ajoutés de plusieurs manières:
- En recherchant individuellement chaque contact.
- En recherchant un liste des contacts dans le module Contacts.
Une fois les destinataires ajoutés ou non ajoutés, vous pouvez passer à la section «Autres paramètres» de la séquence. Cette section vous permet de choisir à qui la séquence est affectée parmi les utilisateurs de votre CRM et avec qui vous souhaitez partager la séquence.
Une fois ceux-ci ajoutés, vous pouvez maintenant enregistrer votre séquence.
En savoir plus sur les séquences d'e-mails
Il existe une autre méthode d'utilisation des séquences d'e-mails dans le CRM. La séquence d'e-mails peut être choisie dans des e-mails individuels envoyés à partir d'un enregistrement de contact. Cette méthode peut également être extrêmement utile si la séquence est utilisée en fonction des activités effectuées par chaque prospect ou client.
Ci-dessous, vous pouvez voir où la séquence peut être choisie lors de l'envoi d'un e-mail à un contact.
Vous voudrez vous assurer que la séquence que vous souhaitez utiliser est actuellement définie comme active, sinon, elle n'apparaîtra pas dans la liste déroulante Séquence.
Vous pouvez également afficher les statistiques des séquences précédemment envoyées. Cela inclut des informations telles que le taux d'ouverture et le taux de clics. Cela peut aider à créer et à modifier des séquences pour augmenter ces statistiques, mais peut également aider à savoir simplement quelles séquences ne fonctionnent pas bien afin que vous ne perdiez pas de temps à envoyer des séquences qui ne sont pas ouvertes ou à avoir d'autres interactions par le lead.
Tout emballer
J'espère qu'après avoir lu cela, vous comprenez non seulement comment configurer une séquence d'e-mails dans Vtiger, mais vous avez également appris quelques nouvelles façons d'utiliser les séquences d'e-mails.
Je recommande de tester les séquences par vous-même. Aie du plaisir avec ça. Découvrez combien de temps vous pouvez gagner et comment l'augmentation de la communication avec les clients et les prospects aide votre entreprise à se développer.
Si vous avez des questions ou des préoccupations lors de la configuration de vos séquences d'e-mails, s'il vous plaît contactez-nous. Nous sommes toujours heureux d'aider.
