Imaginez ce scénario:
En tant que responsable des ventes sur le terrain, vous avez découvert que votre représentant commercial sur le terrain était censé assister à une réunion client sur site pour présenter un nouveau produit. Cependant, vous avez découvert que le représentant n'a pas assisté à la réunion client, mais a marqué la tâche comme « Terminée » dans les enregistrements CRM.
Il s'agit d'une violation flagrante des règles. Cela peut affecter les relations avec les clients, créer des entrées erronées pour les niveaux de stock et même montrer que l'agent commercial a terminé ses tâches alors que ce n'est pas le cas.
Si vous êtes confronté à ce problème depuis longtemps, vous devez créer un système permettant d'éviter les enregistrements erronés sur le site client ou les saisies erronées dans le CRM. Il est temps que nous discutions des règles et de la fonctionnalité de validation des mots de passe à usage unique (OTP) dans Vtiger CRM.
Qu'est-ce que la fonctionnalité de règles et de validation OTP de Vtiger
Il existe un besoin croissant de protéger votre CRM contre les mises à jour frauduleuses et de maintenir l'intégrité des opérations commerciales. Règles et validation de l'OTP est une fonctionnalité complémentaire qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire à vos activités CRM.
Les règles OTP de Vtiger vous aident à relever ces défis en vous offrant un moyen efficace de sécuriser vos opérations. Avant de nous plonger dans le sujet, comprenons les concepts clés :
- OTP : Il s’agit d’un code à usage unique généré généralement à des fins d’authentification.
- Règles OTP : Il s’agit de paramètres personnalisables qui déterminent quand et comment la vérification OTP est nécessaire pour des actions particulières.
- Validation de l'OTP : Il s’agit de confirmer l’authenticité d’une action effectuée qui vérifie l’OTP saisi avec celui généré.
En bref, les règles OTP de Vtiger CRM permettent aux administrateurs de définir des conditions pour déclencher la vérification basée sur OTP pour des enregistrements et des actions CRM spécifiques. Vous vous demandez peut-être maintenant comment les règles OTP de Vtiger peuvent aider à résoudre le problème ci-dessus.
En appliquant les règles OTP, vous envoyez un OTP à la plateforme de messagerie du client (par exemple, l'OTP est envoyé par SMS sur le téléphone du client). Votre représentant commercial sur le terrain peut ensuite demander l'OTP au client et saisir cet OTP dans le CRM pour marquer la tâche comme terminée.
Cela garantit que les tâches sont exécutées correctement et enregistrées sans erreur dans le CRM. Cela garantit également la transparence entre votre entreprise et vos clients.
Navigation dans les règles OTP dans Vtiger CRM
Prenons un exemple concret pour comprendre le fonctionnement des règles OTP dans Vtiger. Supposons que vous dirigiez une entreprise de livraison et que vous utilisiez Vtiger CRM pour gérer vos activités quotidiennes. Vous souhaitez vous assurer que les confirmations de livraison sont authentiques et éviter le marquage frauduleux des livraisons comme terminées.
Voici 9 étapes que vous voudrez peut-être connaître pour configurer des règles OTP pour ce scénario :
- Création de règles OTP : Créez une nouvelle règle nommée « Confirmation de livraison OTP » et indiquez Vtiger Delivery Notes comme module cible. Personnalisez votre OTP en définissant le type, la longueur, le nombre maximal de tentatives de renvoi, les tentatives de validation, etc.
- Option OTP : Configurez l'OTP pour qu'il soit un code numérique à cinq chiffres, valide pendant cinq minutes.
- Conditions de déclenchement : Configurez la condition pour déclencher l'OTP lorsque le champ est modifié sur « Livré ».
- Canal de livraison : Sélectionnez le canal de livraison pour envoyer l'OTP par e-mail, SMS ou WhatsApp au destinataire automatiquement ou manuellement.
Désormais, lorsqu'un livreur essaie de marquer une livraison comme « Livrée » :
- Vtiger générera et enverra un OTP au canal de livraison choisi par votre client.
- Le destinataire de l'OTP partagera l'OTP avec l'agent de livraison.
- L'agent de livraison devra saisir cet OTP avant que le statut puisse être modifié en « Livré ».
- Le système valide l'OTP saisi par rapport à celui généré.
- Le statut sera mis à jour automatiquement dans l'enregistrement CRM.
Il s'agit de processus simples mais efficaces pour garantir que vos livraisons sont effectuées, réduisant notamment les mises à jour CRM frauduleuses.
Plongez dans l' article pour en savoir plus.
Avantages des règles OTP dans Vtiger CRM
Les règles OTP offrent de nombreux avantages tels que :
Intégrité robuste des données
En mettant en œuvre la vérification OTP pour les tâches cruciales, les entreprises peuvent s'assurer que seules les modifications authentifiées sont apportées aux enregistrements CRM. De cette façon, vous pouvez maintenir l'exactitude des données commerciales.
Confiance client améliorée
Lorsque vos clients constatent que vous faites le maximum pour sécuriser leurs informations, cela renforce leur confiance. Cette confiance peut favoriser des relations à long terme, encourager les clients récurrents et avoir un impact positif sur la réputation de votre marque.
Réduction des fausses mises à jour
Les entreprises peuvent réduire considérablement les fausses mises à jour et améliorer la satisfaction des clients. Lorsque les clients sont assurés que les tâches sont marquées comme terminées uniquement après confirmation de l'OTP, cela améliore l'expérience client.
L'avenir de la sécurité CRM
À l’avenir, une chose est sûre : le rôle des règles OTP est appelé à évoluer de manière passionnante. À l’avenir, les CRM pourraient commencer à utiliser la vérification OTP en même temps que l’authentification biométrique, comme la reconnaissance d’empreintes digitales ou faciale. Préparez-vous, car l’avenir approche à grands pas.
Si vous souhaitez améliorer votre situation actuelle en renforçant la sécurité de vos processus CRM, adoptez dès maintenant les règles OTP de Vtiger.
