À la suite du RGPD, les entreprises prennent des mesures pour garder leurs données CRM exactes et à jour. Mais, de nombreuses entreprises, sans s'en rendre compte, échouent dans leurs efforts de conformité en raison d'un problème commun: les enregistrements en double.
Comment les enregistrements de contacts en double compromettent-ils vos efforts pour vous conformer au GDPR?
Supposons que vous ayez enregistré deux fois les coordonnées de l'un de vos clients, Matthew McLeon. Matthew McLeon figure sur l’enregistrement avec le nom, l’identifiant du courrier électronique et la date de naissance. Et l’autre enregistrement a Matt McLeon comme nom, identifiant de courrier électronique, date de naissance et numéro de téléphone.
Matthew veut savoir quelles informations personnelles vous détenez. Vous regardez dans le CRM, trouvez le premier contact avec Matthew McLeon comme nom, et lui dites que vous avez son adresse e-mail, sa date de naissance et son adresse personnelle. Vous ne savez pas qu'un autre enregistrement contient son numéro de téléphone. Après quelques mois, vous appelez Matthew pour lui parler d'une offre. Mais Matthew est ennuyé car il n'a pas été informé que vous aviez son numéro - ce qui enfreint clairement le RGPD.
Ce n'est qu'un exemple de la façon dont les doublons peuvent gâcher vos efforts de mise en conformité GDPR.
Comment traiter les doublons?
Si vous utilisez Vtiger, alors l’audit des données CRM pour les doublons est une tâche facile. L'outil de gestion des doublons de Vtiger vous permet de prévenir, détecter, fusionner et supprimer des enregistrements en double.
Avec Vtiger, vous pouvez:
Rechercher automatiquement les doublons cachés: Dans l'exemple précédent, si vous aviez ouvert le dossier de Matthew dans Vtiger CRM, vous auriez été instantanément alerté d'un enregistrement en double. Et une fois que vous en êtes informé, Vtiger vous permet de fusionner ou de supprimer l'enregistrement en double pour vous assurer que vous ne possédez qu'une seule vue client.
Empêcher la création d'enregistrements en double: Vtiger vous donne un moyen de «régler et d’oublier» pour éviter les enregistrements en double. Vous pouvez indiquer à Vtiger quel (s) champ (s) - nom, identifiant de messagerie, numéro de téléphone - dans l'enregistrement de contact sont considérés comme uniques, et Vtiger vous avertit automatiquement lorsque vous essayez de sauvegarder un autre enregistrement avec la même valeur.
Traiter les doublons lors de l'importation: Pour maintenir l'intégrité des données CRM, Vtiger automatiquement vérifie les doublons avant d'importer des données provenant d'autres sources. Si des doublons sont détectés, vous êtes immédiatement alerté pour prendre les mesures appropriées.
Débarrassez-vous des doublons existants: A tout moment, vous pouvez vérifier les doublons existants contacts en deux clics. Lors de la mise en service, Vtiger trace rapidement les enregistrements partageant des valeurs de champ identiques et affiche le résultat. Vous pouvez supprimer des enregistrements en double ou les fusionner.
Utilisez ces quatre méthodes de déduplication pour vous assurer que vos données CRM ne vous empêchent jamais de vous conformer au GDPR.
Nous comprenons qu'être conforme au GDPR est votre priorité absolue! Pour vous aider dans vos efforts, nous avons construit le Protection de la vie privée - un outil qui vous permet de vous conformer sans effort au RGPD en automatisant le processus d'obtention, de stockage et d'utilisation des consentements de vos clients et en chiffrant leurs données sensibles au repos. Il vous permet également de définir des politiques de traitement des données et vous donne la possibilité d'auditer facilement l'accès des utilisateurs.
Vous avez des questions sur la gestion des enregistrements en double ou sur la préparation de vos données CRM au RGPD ? Laissez-nous un commentaire dans la case ci-dessous, ou envoyez-nous un e-mail à [email protected].
