Qu'est-ce que la productivité?
La productivité détermine la norme des résultats. La productivité fait généralement référence à la capacité d'un individu, d'une équipe ou d'une organisation à travailler efficacement pendant cette période afin de maximiser la production.
Le travail est un cycle de définition et de respect d'objectifs ou de délais - les individus et les entreprises ont besoin de systèmes et d'outils de productivité pour rester au top de leur forme et obtenir des résultats.
Les chercheurs a étudié les travailleurs du savoir en 2013 et à nouveau pendant le verrouillage de la pandémie de 2020 et a constaté des changements significatifs dans leur façon de travailler.
Voici les principales conclusions:
- Le confinement nous aide à nous concentrer sur le travail qui compte vraiment. Nous passons 12 % de temps en moins à participer à de grandes réunions et 9 % de temps en plus à interagir avec des clients et des partenaires externes.
- Le confinement nous aide à assumer la responsabilité de nos propres horaires. Nous faisons 50 % d'activités en plus par choix personnel — parce que nous les considérons comme importantes — et moitié moins parce que quelqu'un d'autre nous l'a demandé.
- Pendant le confinement, nous considérons notre travail comme plus intéressant. Nous estimons que les choses que nous faisons sont précieuses pour notre employeur et pour nous-mêmes. Le nombre de tâches jugées fastidieuses passe de 27 % à 12 %, et le nombre que nous pourrions facilement confier à d'autres passe de 41 % à 27 %.
La productivité est fonction de nombreux facteurs : organisation, environnement de travail, motivation, gestion du temps et santé.
Voici des outils qui peuvent vous aider à améliorer votre productivité au travail :
Outils d'organisation
L'organisation est importante pour la productivité. Traditionnellement, les listes de tâches, les feuilles de calcul, les agendas, les planificateurs et les notes autocollantes aident à organiser les activités. Les outils organisationnels numériques peuvent faire beaucoup plus.
Les agendas numériques comme Penzu, les planificateurs de contenu comme Hootsuite et les feuilles de calcul numériques comme Airtable facilitent l'ajout, la gestion, la collaboration, l'organisation et l'accès aux données et aux connaissances. Evernote, Microsoft OneNote et Dropbox Paper aident à prendre des notes tandis que Sanebox et Unroll.me aident à organiser et désencombrer les e-mails.
Outils de gestion de projet
La gestion de projet est nécessaire pour atteindre les objectifs d'un projet avec des contraintes de portée, de temps et de budget. Des outils comme Process Bliss et ClickUp aident à gérer les processus et le flux de travail.
Project Libre, Rational Plan et GanttPRO effectuent des activités supplémentaires telles que la planification des ressources, la gestion du budget et le suivi des progrès. D'autres outils de gestion de projet comme ProofHub, Infinity et Wrike augmentent également la productivité du travail.
Outils de communication
La vérification des e-mails affecte la productivité et augmente le niveau de stress. Une étude révèle qu'il faut en moyenne 60 secondes pour retourner au travail après avoir consulté ses e-mails. Cependant, il est tout aussi important de maintenir les communications au travail, surtout si vous travaillez avec une équipe ou une tâche collective.
Des outils de communication tels que Shift, Fleep et Litmus permettent de gérer plusieurs comptes, e-mails, applications Web et outils. Email Finder et Right Inbox facilitent et accélèrent également les communications par e-mail. Zoom, Skype et Gotomeeting sont d'excellents outils pour les réunions d'équipe et les vidéoconférences.
Outils d'apprentissage en ligne
La productivité augmente une fois que vous améliorez considérablement vos compétences. Une nouvelle compétence ou connaissance de remplacement stimule votre développement personnel et professionnel. CodeNest vous permet d'apprendre facilement même les cours techniques les plus complexes et d'améliorer votre productivité.
Outils de suivi du temps
La gestion du temps génère une productivité élevée car les objectifs ou les cibles sont atteints dans les délais impartis. Même avec un emploi du temps ou une liste de tâches, il est possible de perdre la notion du temps et de passer plus d'heures que prévu sur une tâche.
Les outils de suivi du temps suivent le temps passé sur un projet et garantissent que vous êtes tout le temps dans vos tâches. Ces outils de productivité sont recommandés pour les équipes distantes. Les exemples incluent Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff et Time doctor.
Outils de collaboration
Le travail d'équipe augmente la productivité parce que différentes personnes mettent en commun leurs ressources pour atteindre un objectif. Les outils de collaboration les plus largement utilisés sont Slack, Google Docs, Bit.ai et Trello. Ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur un projet.
Les outils de collaboration sont essentiels pour la communication, la contribution et le suivi des projets d'équipe. Ils aident à désencombrer votre charge de travail en prenant en charge la délégation puisque plusieurs personnes peuvent gérer différentes tâches dans un espace de travail.
Outils de gestion du stockage
Le stockage en nuage peut être une méthode peu coûteuse et rapide pour stocker et sauvegarder un système. Cependant, ses fonctionnalités supplémentaires incluent l'hébergement de sites Web, l'hébergement de messagerie, les espaces de travail mobiles et le partage de fichiers simple.
Les outils de stockage en nuage pour augmenter la productivité personnelle et professionnelle incluent : iCloud, Google Drive et Microsoft OneDrive. Ils offrent un accès et une protection faciles aux fichiers. Les outils de gestion des connaissances comme Tettra facilitent la recherche et la mise à jour des informations.
Outils de planification
Suivre un calendrier vous aide à essayer de faire plus en moins de temps. La planification donne la possibilité de hiérarchiser les tâches, les objectifs et les projets complets dans le temps disponible. Ils augmentent la productivité grâce à la planification préalable et aux rappels.
Vous pouvez planifier des rendez-vous, des réservations, des réunions, des messages et des tâches avec ces outils. Il peut également se synchroniser avec les calendriers numériques et utiliser des algorithmes d'intelligence artificielle pour connaître votre emploi du temps et prendre en charge l'organisation, la réservation et la mise à jour des événements. Ces outils incluent Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger et Doodle.
Outils de gestion de la santé
La santé est une richesse car la productivité d'un individu dépend essentiellement de sa santé physique et mentale. Certains outils aident à surveiller et à maintenir le bien-être général de votre corps. MyFitnessPal, Yoga studio, Talkspace, TMetric, Streak, Loseit, Doropomo aident à augmenter la productivité au travail en vous aidant à suivre et à maintenir votre état psychologique, vos habitudes saines et votre poids.
Conclusion
Votre productivité affecte directement la qualité et la quantité de vos résultats. Une productivité élevée vous place au-dessus des choses dans votre vie car elle vous sort progressivement du cycle de la chasse aux échéances. Il procure un sentiment d'accomplissement après chaque travail effectué et vous évite de vous épuiser. Choisissez au moins une application dans chaque catégorie intitulée et regardez votre niveau de productivité monter en flèche.
