Pour les chefs de projet, qui gèrent des équipes grandes ou petites, le suivi du nombre d'heures que les membres de leur équipe consacrent à chaque tâche est assez difficile. Les employés détestent remplir manuellement les feuilles de temps - enregistrer le temps qu'ils ont pris pour terminer une tâche, relier les tâches à un projet et un client spécifiques, puis les envoyer à leurs responsables à la fin de la semaine. Les chefs de projet font face à la résistance des membres de l'équipe avec des excuses telles que: «Je suis trop occupé pour suivre tout ce que je fais», ou «Le multitâche me rend difficile le suivi du temps pour chaque tâche», ou «J'ai manqué de remplir la feuille de temps la semaine dernière et maintenant je ne me souviens plus de ce que j'ai fait.
Lorsque les gestionnaires ordonnent à leurs employés de consigner les feuilles de temps, de nombreux employés passent le vendredi après-midi à essayer de se rappeler ce qu’ils ont fait pendant la semaine et à saisir ce dont ils se souviennent. Cela entraîne des envois incomplets, inexacts et retardés de feuilles de temps. Et les chefs de projet qui utilisent ces mesures pour planifier les projets futurs finissent par fixer des échéances inaccessibles pour les tâches du projet et allouent un budget et des ressources inexacts.
Le nouveau système de suivi du temps de Vtiger est conçu pour aider les employés à enregistrer automatiquement le temps consacré aux tâches quotidiennes du projet, tandis que les responsables de projet bénéficient d'une meilleure visibilité de la journée de travail de leurs membres. Les employés travaillant sur des tâches de projet dans Vtiger lancent le chronomètre en cliquant au début de la tâche et l’arrêtent à la fin. Tu dois faire une pause entre? Il suffit de suspendre la minuterie et de la reprendre à votre retour. Vous avez manqué de reprendre le chronomètre au retour? Pas de soucis. Vtiger prend également en charge l'enregistrement manuel du temps pour saisir la durée manquée.
Tâches du projet sont de deux types : facturable et non facturable. Une fois qu'une tâche de projet est terminée, Vtiger vous permet de la marquer comme facturable ou non facturable. Votre équipe comptable peut ensuite générer une facture pour toutes les tâches facturables d'un projet en un clic, tandis que l'examen des aides des tâches non facturables peut vous aider à planifier le projet planifié avec plus de précision.
Le suivi du temps sur les tâches du projet aide à:
- Améliorer les devis et estimations:
- Facturer les clients avec précision:
- Couper le mou:
Le référencement des rapports de temps des projets précédents aide les responsables à planifier le budget et les calendriers de projets similaires dans l’avenir. Le suivi du temps aide les gestionnaires à prévoir le nombre d'heures d'efforts nécessaires pour un type de projet spécifique. Par exemple, si on estime qu'un projet nécessite des heures 5, mais que ce dernier prend des heures 7, le responsable peut définir les devis futurs pour des projets similaires pour des heures 9.
En outre, il aide les gestionnaires à examiner le budget et les échéances au fur et à mesure de l'avancement du projet. Supposons que votre projet nécessite des heures de travail 20. À mi-chemin, le client propose quelques modifications et demandes de fonctionnalités supplémentaires, ce qui ajoute de nouvelles heures 4 à l'achèvement du projet. Maintenant, vous pouvez contacter le client en lui disant que le budget du projet doit être augmenté d'un montant X pour s'adapter aux nouvelles modifications et indiquer le nombre exact d'heures que votre équipe a déjà consacrées aux tâches qui doivent subir des modifications.
Les clients sont de plus en plus conscients des coûts. Ils examinent le projet de loi de plus près pour voir s'il y a une chance de négociation ou de différend. Si les clients sont facturés en bloc - où plusieurs petits services sont regroupés en une seule entrée de bloc ayant une seule valeur temporelle - ils supposent qu'il s'agit d'une stratégie que vous utilisez pour couvrir votre inefficacité. Par exemple, une facture d'une agence de publicité, créer un contenu vidéo, bloquer la facturation d'un client ressemblera à - rédaction de contenu, création vidéo, voix off, montage - 9 h 30. Si chacune de ces tâches est facturée à des taux différents, étant donné que la facture ne donne pas une image claire du nombre d'heures consacrées à chacune de ces tâches, il y aura place à la suspicion.
Avec le suivi du temps de Vtiger, votre équipe comptable peut créer des factures contenant tous les détails des heures exactes passées sur les tâches pour lesquelles elles sont facturées. Revenons à l'exemple de facturation de l'agence publicitaire - avec Vtiger, la facture ressemblera à: service de rédaction de contenu - 2 h 30 min, service de création vidéo - 2 h 30 min, service de voix off - 1 h 30 min, service d'édition - 3 h, total - 9 h 30 min. La ventilation séparée des services ainsi que la durée et le coût ne laissent aucune place à tout soupçon.
Harvard Business Review note que des heures de travail non suivies pourraient coûter à l'économie américaine 7.4 milliards de dollars par jour. Lorsque les membres de votre équipe notent leur temps, ils auront une idée du nombre d'heures qu'ils prévoient de consacrer à une tâche et du nombre d'heures qu'ils ont réellement consacrées à une tâche. Le suivi du temps aide les membres de l'équipe à identifier les tâches qui dépassent l'horaire prévu. et parce qu'ils se sentent responsables, les membres de l'équipe se concentrent sur l'accomplissement de la tâche.
Lire Documentation de suivi du temps pour commencer. Avez-vous des questions? N'hésitez pas à laisser un commentaire ou à nous écrire à [email protected]
