Aurik + Vtiger CRM

Entreprise

Aurik est un accélérateur d'entreprises qui collabore avec des propriétaires d'entreprise et des entreprises clientes pour améliorer les performances des entreprises et des fournisseurs grâce à l'innovation, au développement des entreprises et à la création d'opportunités. Implantée dans 2001, Aurik a connu une croissance impressionnante avec une croissance annuelle supérieure à 200% au cours des dernières années 4 et se positionne comme un leader sur leur marché. Aurik emploie plus de personnes que 150, y compris des mentors et des facilitateurs, qui ont le soutien de plus de mille petites et moyennes entreprises depuis sa création.

Défi

Aurik travaille à tout moment avec les petites et moyennes entreprises 350. Au cours des mois 6, les mentors et les facilitateurs travaillant pour Aurik organisent généralement des réunions face à face avec leurs clients. Dès le début, Aurik savait qu’il lui fallait un outil pour suivre les progrès et générer des rapports sur les projets afin de faciliter les processus de passation des pouvoirs entre les membres de l’équipe. Lorsque Carien Engelbrecht, directeur de l'exploitation chez Aurik, était à la recherche d'une solution, son fournisseur informatique à l'époque a suggéré Salesforce. «J'ai regardé Salesforce et je l'ai détesté», déclare Carien. “C'était trop compliqué. Je souhaitais un système de gestion de la relation client offrant davantage de fonctionnalités qu'un système de gestion de la relation client classique, tout en restant simple à utiliser. ”

La solution: Vtiger CRM

En plus de sa gestion de projet intégrée, de ses rapports et de sa gestion de cas robuste avec de puissants accords de niveau de service, Aurik a choisi Vtiger en partie pour son extrême facilité d’adoption. «Pour moi, ce qui a fait toute la différence, c'est la capacité de Vtiger à s'auto-configurer pour travailler pour Aurik», déclare Carien. «La manière dont nous pouvons configurer Vtiger est très simple. Et grâce à cette simplicité, nous avons pu créer un outil qui a vraiment fonctionné pour nous. ”

Tout le monde chez Aurik ouvre Vtiger avant même d’ouvrir Outlook

Une journée typique chez Aurik commence par la connexion des employés à Vtiger. «Chaque jour, la première chose que je regarde est le tableau de bord», dit Carien. Le tableau de bord de Vtiger donne à Carien un aperçu précis de ce qui se passe dans ses différentes équipes. Elle obtient un accès rapide au statut de la tâche du projet, aux tickets en attente et aux cas - qui affectent directement le flux de l'activité. «Quand je regarde le tableau de bord, j'essaie de voir où est le problème. Laisse-moi expliquer. Nous utilisons beaucoup de billets - tout le monde chez Aurik obtient des billets et des billets. L'équipe de planification qui organise les réunions entre nos clients et les animateurs reçoit un ticket chaque fois qu'un client ou un animateur annule sa candidature. Je regarde le volume de billets assis avec différents planificateurs du tableau de bord. Si je repère un planificateur avec beaucoup de tickets non résolus, je sais qu’il ya un problème. C'est-à-dire que le tableau de bord m'aide à identifier si une personne ne s'en sort pas pour une raison quelconque, de sorte que je puisse l'aider à suivre une formation ou redistribuer la charge de travail afin que l'entreprise fonctionne bien. "

Aurik utilise les Tickets dans deux contextes. Le premier est la billetterie des membres de l'équipe de planification lorsqu'un client ou un facilitateur annule sa réservation. Dans le deuxième contexte, les facilitateurs reçoivent une contravention lorsque les entrepreneurs avec lesquels ils travaillent lèvent le drapeau rouge. «Les facilitateurs travaillent avec les PME tout le temps. Parce que nous sommes un accélérateur d’affaires, nous devons savoir quand un client d’une petite entreprise rencontre des difficultés. Grâce aux tickets, les membres de l’équipe sont en mesure d’attirer l’attention sur les problèmes de l’entreprise afin que nous puissions fournir une assistance rapidement. Ainsi, lorsque j'allume Vtiger, le tableau de bord me donne immédiatement une idée de la température de l'entreprise. »

Aurik ne pourrait pas fonctionner comme il le fait sans tâches et rapports de projet

«Du point de vue de la gestion, le tableau de bord me montre le volume des tâches du projet qui commencent et se terminent dans un mois. Cela me donne une indication immédiate de mes seuils de capacité et m'aide à équilibrer et gérer la capacité à venir. ”

Chaque client est inscrit à un programme personnalisé comprenant un grand nombre d'activités distinctes (tâches du projet). Avant d’utiliser Vtiger, il était extrêmement difficile pour Aurik de suivre les tâches du projet. Le suivi de l’avancement des tâches du projet est essentiel au bon fonctionnement d’Aurik. «Nous avons construit notre entreprise à partir de Vtiger. Le principal avantage de Vtiger est que je peux savoir où en est notre programme pour un client. »Nous pouvons voir qui est sur la bonne voie et qui est en retard.

Vtiger nous a aidés à raccourcir les délais de planification de nos clients avec les mentors

Quand Aurik a commencé à traiter des affaires en avril, il y a eu un grand nombre de violations et il n'y en a plus aujourd'hui.

«Lorsqu'un nouveau client commence à travailler avec nous, nous devons les planifier rapidement. Avant que Vtiger n'introduise le module des cas, nous avions des problèmes de délais d'exécution. Avec le module Cas de Vtiger, nous avons pu configurer des cas et créer un flux de travail qui permettrait au client de passer d'une étape à l'autre sans délai. Nous avons mis en place un contrat de niveau de service et mesuré les performances par rapport à ce dernier. Les membres de mon équipe peuvent maintenant voir dans quel délai ils ont terminé le travail. Jusqu'à ce que nous ayons cette visibilité sur les performances de notre équipe, tout était conjecturé. »