FM Bird + Vtiger CRM

Résumé TL ; DR

• Aperçu de FM Bird : Une entreprise japonaise de services, spécialisée dans la gestion de personnalités médiatiques, proposant des cours et des informations sur la distribution audio et vidéo.
• réputation: Connu pour développer des talents médiatiques tels que des DJ radio et des présentateurs sportifs, et reconnu comme « le seul et unique parcours du Japon ».
• Défi opérationnel : S'appuyant sur une base de données Access obsolète et confronté à des complexités dans les opérations financières en raison de la structure des frais bancaires au Japon et de la consolidation des paiements des clients.
• Limite technique : J'ai utilisé le système japonais Ya Yoi pour la conformité fiscale, mais j'ai été confronté à des problèmes de langage et d'interface, en recourant à des feuilles de calcul.
• Implémentation de Vtiger CRM : Adopté pour centraliser les données et les opérations de vente, rationalisant ainsi les processus commerciaux.
• Modules utilisés : Gérer les factures, les devis et les commandes clients ; offert une approche efficace de l’interaction avec les clients et de la documentation financière.
• Avantage de la fonction de paiement : Suivi et rapprochement des paiements simplifiés, en particulier lorsque les clients consolident plusieurs paiements de factures.
• Avantage du système de reporting : Compilation et analyse plus faciles des données financières et clients pour une prise de décision éclairée.
• Efficacité opérationnelle : La transition de la base de données Access vers Vtiger CRM a amélioré la gestion des données et l'efficacité opérationnelle.
• Impact sur les entreprises: Vtiger CRM a amélioré les opérations de vente, la gestion de la relation client et a positionné FM Bird pour un succès continu.

À propos de l'entreprise

FM Bird est une société de services basée au Japon, spécialisée dans la gestion de personnalités médiatiques. Basée à Tokyo, avec une forte présence à Nagoya et Osaka, l'entreprise est réputée pour son expertise dans l'accompagnement des nouveaux arrivants et des professionnels chevronnés à travers des cours pratiques. Leurs offres complètes incluent des informations précieuses sur la distribution audio et vidéo.

Se distinguant par son engagement indéfectible envers le développement des talents médiatiques, la FM Bird Academy a toujours formé des individus tels que des DJ de radio, des animateurs et des présentateurs sportifs. Au fil des décennies, FM Bird s'est bâti une solide réputation, méritant fièrement la distinction d'être reconnu comme « le seul et unique parcours du Japon ».

Lors d'une récente discussion, Reinhold, responsable informatique indépendant chez FM Bird, a souligné les différents défis affectant la productivité commerciale de l'entreprise. Notamment, la mise en œuvre de Vtiger CRM est apparue comme une solution pour relever efficacement ces défis.

Le projet

FM Bird a initialement utilisé une base de données Access, qui a bien servi l'entreprise pendant une période significative. Cependant, à mesure que l'environnement commercial évoluait, il est devenu évident que la base de données existante, vieille de dix ans, ne pouvait plus être mise à jour pour répondre aux besoins opérationnels actuels de FM Bird.

De plus, l’entreprise a été confrontée à un défi sur le plan financier de ses opérations. La structure des frais bancaires au Japon posait des difficultés dans l'attribution des factures. Ce défi était encore aggravé par le fait que les clients de FM Bird consolidaient souvent les paiements de plusieurs factures en un seul virement bancaire.

Pour se conformer à ses obligations fiscales, FM Bird a utilisé un système technologique japonais connu sous le nom de Ya Yoi. Bien qu'efficace pour l'usage prévu, l'absence de version anglaise et certaines limitations de l'interface ont conduit Reinhold à utiliser les calculs sur tableur comme méthode alternative pour gérer ces processus.

La solution : centraliser les données et les opérations de vente dans Vtiger CRM

En réponse aux défis opérationnels rencontrés par FM Bird, la direction a introduit l'idée d'adopter Vtiger CRM, une décision qui a été collectivement convenue par l'équipe. Ce CRM a été sélectionné pour ses fonctionnalités robustes et sa capacité à rationaliser divers aspects du processus métier.

Les modules spécifiques de Vtiger CRM utilisés par FM Bird comprenaient ceux de gestion des factures, des devis et des commandes clients. Ces modules sont généralement conçus pour faciliter une approche efficace et intégrée de la gestion des interactions clients et des documents financiers. Ils permettent la création, le suivi et la mise à jour des devis et des factures directement dans le système, garantissant un flux transparent depuis les devis de vente jusqu'aux commandes confirmées et enfin à la facturation.

L'une des fonctionnalités les plus remarquables de FM Bird était la fonction de paiement dans Vtiger CRM. Cette fonctionnalité offre généralement une vue consolidée des paiements et de la facturation, simplifiant ainsi la tâche de suivi et de rapprochement des paiements. Cela est particulièrement avantageux pour les entreprises comme FM Bird, qui étaient auparavant confrontées à des difficultés dues au fait que les clients consolidaient plusieurs paiements de factures. Le système offrait probablement des options pour enregistrer les paiements partiels, les paiements complets et les trop-payés, offrant ainsi une solution complète de gestion des transactions financières.

Reinhold, le responsable informatique, a souligné le système de reporting flexible de Vtiger CRM comme un avantage clé. Dans de nombreux systèmes CRM, les outils de reporting sont essentiels pour générer des informations à partir des données. Ces outils permettent souvent aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés, extrayant des points de données spécifiques correspondant aux besoins de l'entreprise. Pour FM Bird, cela signifiait une compilation et un téléchargement plus faciles des données financières et clients, permettant une prise de décision et un développement stratégique plus éclairés.

Grâce à l'accumulation de données suffisantes dans Vtiger CRM, FM Bird a pu abandonner l'ancienne base de données Access. Ce changement a probablement marqué une amélioration significative de la gestion des données et de l’efficacité opérationnelle. La transition vers Vtiger CRM a non seulement résolu les problèmes immédiats liés à la gestion des factures et au suivi des paiements, mais a également permis à FM Bird de mieux exploiter ses données clients pour la croissance future et l'optimisation des processus commerciaux.

Conclusion : opérations commerciales améliorées avec Vtiger CRM

Contrairement à la nature complexe de la base de données Access précédemment utilisée par FM Bird, l'adoption de Vtiger CRM s'est avérée être une solution optimale pour superviser les opérations de l'entreprise et faciliter la gestion rationalisée des activités liées aux ventes, y compris le suivi des ventes, les prospects, les devis, opportunités et factures.

Bien qu'il y ait eu une première courbe d'apprentissage pour les employés de FM Bird lors de la transition vers Vtiger CRM, ils ont finalement découvert son interface conviviale et ont commencé à apprécier ses fonctionnalités polyvalentes. Les fonctionnalités complètes de Vtiger CRM ont considérablement amélioré la facilité d'accès aux données de vente critiques, la génération de factures et, dans l'ensemble, ont contribué à un flux plus fluide dans les opérations de vente de FM Bird.

Il convient de noter que FM Bird a progressé vers l'utilisation de la version entreprise de Vtiger CRM, ce qui indique un engagement soutenu à tirer parti des fonctionnalités et capacités avancées pour une efficacité commerciale améliorée. Ce changement stratégique vers Vtiger CRM a sans aucun doute joué un rôle central dans l'optimisation des processus de vente, en favorisant une meilleure gestion de la relation client et en positionnant FM Bird pour un succès continu dans ses efforts.