KPI + Vtiger CRM

INDUSTRIE

Fabrication

PARAMÈTRES

Kolkata, Inde

LES AVANTAGES

  • Augmentation de la productivité
  • Collaboration améliorée

Compagnie

Krishna Park Infracon (KPI) est un fournisseur de solutions de stationnement innovant basé à Kolkata, en Inde. En partenariat avec WOHR, un fabricant leader de systèmes de parking pour voitures en Europe, KPI a réussi à s’implanter solidement dans cette industrie en plein essor, avec des clients répartis dans toute l’Inde. Depuis sa création dans 2009, l'équipe KPI a installé plus de solutions de stationnement automatisées 3000 pour les bâtiments résidentiels, commerciaux et de détail.

Défi

Au cours de ses premières années, toutes les données et tous les processus liés à l’entreprise étaient gérés manuellement sur des feuilles de calcul ou des feuilles de calcul, ce qui a finalement posé problème. Au fil du temps, l'organisation des données relatives aux clients, la surveillance des tâches liées au projet, le suivi de l'inventaire et la gestion de l'ensemble du processus commercial sur des feuilles de calcul et des documents sont devenus une entreprise coûteuse. M. Avinash Yaduka, directeur de la société, s'est vite rendu compte que lui et son équipe consacraient des heures à des tâches répétitives de gestion des processus métier sur des feuilles Excel.

La solution: Vtiger CRM

Avinash a commencé à rechercher une solution capable d'automatiser les tâches répétitives et de rationaliser les processus métier pour aider son équipe à passer plus de temps à améliorer le service client, ce qui l'a conduit au CRM. «Notre recherche d'un système de gestion de la relation client pouvant être personnalisé pour notre processus métier s'est terminée chez Vtiger. Avec Vtiger, nous avons rationalisé l’ensemble de nos processus métier », déclare Avinash.

Vtiger nous a épargné plusieurs heures consacrées à la recherche et au partage de données

Avant d’utiliser Vtiger, KPI conservait toutes ses données d’entreprise dans des feuilles Excel. En conséquence, l'équipe de KPI a passé au moins une heure chaque jour à extraire et à fusionner les données de différents feuilles de calcul. «Notre processus de vente commence par un membre de l'équipe de pré-vente rassemblant les exigences des clients. Ensuite, une équipe de conception de solutions analyse ces exigences et fournit un schéma de montage général. Une fois que le client a approuvé la solution, les membres de notre équipe d’installation se rendent sur le site et terminent le processus d’installation. Une fois l’installation terminée, notre équipe après-vente prend en charge les services après l’installation. Nous avons également une équipe de service à la clientèle qui répond aux questions des clients. Pendant tout ce processus, des préventes aux après-ventes, les membres de notre équipe partagent une tonne de données. Le suivi, le suivi et le partage des informations sur des feuilles étaient un processus difficile et fastidieux », déclare Avinash.

Avec Vtiger, l'équipe de KPI a organisé toutes ses données commerciales en un seul endroit, ce qui permet à la magie de se produire. «Nous utilisons le module Contacts pour enregistrer nos informations client, le module Inventory pour suivre le flux de produits et le module Case pour suivre les problèmes des clients. Chaque fois qu'un enregistrement est créé ou modifié dans Vtiger, l'équipe concernée est immédiatement avertie. Chaque jour, cela nous évite plusieurs minutes d’envoi d’emails sur les mises à jour récentes. Et la fonction de recherche globale de Vtiger extrait les informations dont nous avons besoin, parcourant des zillions d’enregistrements en une fraction de seconde. Mon équipe et moi-même pouvons accéder à toutes les données saisies dans Vtiger à tout moment, sans aucun problème. ”

Vtiger nous a donné la possibilité de créer de nouveaux modules pour capturer des informations d'inventaire supplémentaires

«Le suivi des stocks est essentiel pour nos processus de vente, d'installation et de maintenance. Chaque jour, de nombreux outils non consommables tels que des machines matérielles et des articles consommables tels que la graisse entrent et sortent de notre inventaire. Si nous ne suivons pas efficacement nos stocks pour maintenir nos stocks à un niveau sûr, nous risquons de faire des livraisons tardives, ce qui nuit à l'expérience client », déclare Avinash.

Le suivi des stocks sur une feuille de calcul était un processus fastidieux. Il n'existait aucun moyen efficace de suivre la quantité d'inventaire libérée par rapport à une tâche de projet ou à un contrat de service. Il n'y avait aucun moyen de mettre à jour la quantité en stock lorsque les produits entraient et sortaient de l'inventaire.

Avinash continue de dire comment Vtiger a aidé à résoudre ce problème. «Vtiger nous a donné la possibilité de vérifier les marchandises qui entrent et sortent de nos stocks. Nous avons construit deux nouveaux modules pour suivre la sortie et l’achat des articles d’inventaire. Désormais, chaque produit sortant de notre inventaire est entré dans le module Out et lorsque certains de ces produits renvoient une entrée, il est entré dans le module In. Chaque fois qu'un produit sort, il est comparé à une tâche de projet, à un contrat de service ou à un ticket. Cette méthode de suivi des articles en stock nous permet de suivre à tout moment le mouvement des articles et le solde d'ouverture. "

En outre, Avinash a exploité la capacité de Vtiger à créer des champs et des flux de travail personnalisés pour conserver un onglet sur le niveau de stock. «Nous avons un champ personnalisé dans chaque enregistrement de produit qui définit un niveau de réapprovisionnement pour ce produit particulier. Et avec des workflows personnalisés, nous publions régulièrement un rapport répertoriant tous les produits dont le niveau de réapprovisionnement est inférieur au seuil défini. Nous créons une commande d'achat dans Vtiger lorsqu'un produit a dépassé le niveau de réapprovisionnement. Ce processus nous aide à nous assurer que notre inventaire est toujours maintenu à un niveau sûr. ”

Les workflows de Vtiger nous aident à mieux gérer les contrats de service:

«Notre travail ne se limite pas à l’installation d’une solution de stationnement. Une fois qu'un projet est marqué comme terminé, les membres de notre équipe après-vente prennent en charge et créent les contrats de service. Nous avons différents types de contrats de service. Par exemple, un contrat de service peut être une garantie ou un contrat de maintenance annuel. Pour chacun de ces contrats de service, nous fournissons un nombre différent de services dans une année. Nous avons quelques contrats de service qui fournissent des services 6 par an et quelques autres qui fournissent des services 4. Avant d’utiliser Vtiger, la gestion de ces contrats de service était gênante », déclare Avinash.

«Travailler avec des contrats de service dans Vtiger est un véritable pas en avant. Lorsqu'un contrat de service est créé, nous avons un flux de travail personnalisé qui crée des tickets pour chaque service. Par exemple, si un contrat de service fournit des services 6, les tickets 6 sont créés automatiquement. Chacun de ces billets est fermé après la fin d'un service. Nous avons des workflows sur les tickets pour envoyer des rappels par courrier électronique à mon équipe de service. Cela garantit que nous ne manquons jamais un rendez-vous de service. À la fin d'un service, nous fermons le ticket et un SMS et une notification par courrier électronique sont envoyés à notre client. "

Vtiger aide l’équipe Infracon de Krishna Park à gagner du temps, à améliorer la collaboration et à faire les choses à temps. Avinash utilise Vtiger pour suivre chaque activité de vente et surveiller tous les appels des clients afin de guider son équipe à se surpasser. Grâce à la flexibilité et à la possibilité de personnalisation de Vtiger, Avinash est en mesure de mieux organiser l'ensemble de ses processus métier.

VISITEZ LE SITE INTERNET DE KPI