Pactia + CRM Vtiger

« La partie contractuelle de notre processus de vente était très longue, prenant généralement 2 à 3 mois. Désormais, grâce à l'utilisation des modèles d'impression Vtiger et à l'automatisation, nous avons réduit ce processus à 30 jours ou moins. - Sergio Zapata, Responsable Service Clients de Pactia

À propos de l'entreprise

Pactia est un fonds de private equity immobilier colombien avec 1 milliard de dollars d'actifs sous gestion. Ils opèrent en Colombie, aux États-Unis et au Panama, cherchant à générer des rendements attrayants pour leurs investisseurs à travers les cycles et sur le long terme.

Pactia se concentre principalement sur les ventes B2B pour leurs espaces commerciaux, de travail et d'hébergement, et les ventes B2C pour leurs espaces de stockage ainsi que :

• Construire des relations longues et solides avec des partenaires pour générer des opportunités
• Approche financière et opérationnelle ascendante globale basée sur les actifs
• Un processus d'approbation rigoureux
• Une stratégie de gestion d'actifs ciblée
• L'évaluation continue de la performance des actifs et des stratégies de sortie au cours des cycles de vie des investissements.

Nous avons récemment eu le plaisir de parler avec Sergio Zapata, responsable du service client pour Pactia. Sergio a commencé chez Pactia il y a environ quatre ans et était le chef de projet en charge du PMO. Au cours de la période 2016-2017, Pactia a lancé un nouveau projet visant à mettre en œuvre une solution CRM qui modifierait sa stratégie pour qu'elle soit davantage centrée sur le client, au lieu de se concentrer principalement sur le produit qu'elle vendait. Ce processus a conduit Pactia à créer le rôle de Customer Service Manager, que Sergio occupe désormais, sous la direction de Catalina Londoño, qui est également responsable de la stratégie CRM pour l'ensemble de l'entreprise, dans toutes les divisions.

Défi

Avant le début du projet CRM, les données de Pactia étaient dispersées, ils utilisaient principalement des feuilles de calcul Excel pour stocker leurs données, WhatsApp pour la collaboration et un stylo et du papier à l'ancienne pour documenter toutes les interactions qu'ils avaient avec leurs clients. Cela présentait de nombreux défis, en particulier le fait qu'avant la mise en œuvre de Vtiger, Pactia disposait d'équipes de vente distinctes travaillant sur leurs cinq gammes de produits différentes, chacune travaillant de manière totalement indépendante les unes des autres. Cela a empêché leurs équipes d'avoir un aperçu de l'histoire précédente ou des interactions de leurs prospects avec les différentes équipes de Pactia.

En fin de compte, cela a conduit à des collisions entre leurs équipes de vente, où les différentes divisions approchaient leurs prospects simultanément sans aucune idée de ce que faisaient les autres équipes. Cela les a également laissés déconnectés des informations précieuses sur leurs clients qui les aideraient à voir l'historique de toutes les ventes, points de contact et opportunités précédents qui avaient été exploités. Sergio a poursuivi en disant qu'avant de commencer à utiliser Vtiger, c'était comme si toutes ses équipes étaient sur leurs propres îles isolées. Toutes les informations obtenues sur leurs clients étaient essentiellement invisibles pour Sergio, ainsi que pour les équipes de vente, de marketing et de support responsables du succès de Pactia.

Sergio a expliqué que Pactia avait besoin de changer et la recherche d'une solution CRM a commencé. L'un de leurs principaux objectifs était de consolider leurs équipes commerciales qui se concentraient sur la vente de lignes de produits individuelles et de leur permettre de vendre leurs produits en apprenant vraiment à connaître leurs clients. Cela a conduit Pactia à explorer plusieurs solutions, notamment Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot et même un CRM interne avant de découvrir Vtiger. Ils ont conclu qu'en raison du manque de consultants, d'aide à la mise en œuvre et du coût final, aucun d'entre eux n'allait travailler pour eux.

La solution: Vtiger CRM

Après avoir cherché pendant un certain temps une solution avec les conseils stratégiques de People Link, Sergio s'est connecté avec Hector Baca et Natalia Castano de Conexo Soluciones, une société de conseil spécialisée dans la mise en œuvre du CRM cloud de Vtiger. En raison du succès rencontré par Conexo dans la mise en œuvre de Vtiger pour d'autres organisations, et après avoir rencontré certains des clients de Conexo, Sergio était convaincu d'avoir trouvé le bon CRM dans Vtiger.

Vtiger pourrait combler le fossé entre ses équipes avec une seule solution, leur fournir une vue complète de leurs clients à chaque étape de leur parcours et donner à Pactia les informations analytiques et les données pour informer et guider leur future prise de décision. Pour consolider la décision de Pactia, Sergio précise que Vtiger est également une grande valeur qui leur offre la flexibilité de la personnalisation et de vastes solutions d'intégration avec d'autres systèmes.

Pactia bénéficie désormais grandement de l'utilisation efficace de Vtiger CRM. Sergio poursuit en expliquant, « La partie contractuelle de notre processus de vente était très longue, prenant généralement 2 à 3 mois. Désormais, grâce à l'utilisation de modèles d'impression et à l'automatisation, nous avons réduit ce processus à 30 jours ou moins. » Sergio explique plus en détail d'autres façons dont le CRM a aidé ses équipes à gagner du temps en utilisant les workflows en disant : « Nous utilisons Workflows pour gérer une grande partie de nos activités après-vente. Par exemple, nous avons mis en place des Workflows pour assurer le suivi de nos clients X jours après la clôture de la transaction, déclenchant automatiquement des e-mails contenant des informations importantes stockées dans le CRM. Cela permet à ses représentants de gagner un temps précieux, leur permettant de se concentrer sur les tâches les plus importantes à accomplir.

Vtiger One View pour une vue client à 360 degrés

Vtiger One View a comblé le fossé entre les équipes de Pactia avec une solution unique. One View a fourni une vue complète des données client à chaque étape du parcours client. 

Pactia a utilisé les analyses One View de Vtiger et les données associées pour prendre des décisions commerciales éclairées.