ברוכים הבאים חזרה לפרק נוסף בסדרת הבלוג Big Little Things, שבו אנו מדגישים כמה מהתכונות והשיפורים הפחות מוכרים ולעיתים מתעלמים מהם ב-Vtiger CRM שגובים פגיעה גדולה. פוסט זה מדגיש דוחות מתוזמנים, המאפשרים למשתמשים ליצור, ליצור ולשלוח דוחות לפי לוח זמנים לפי בחירתם. בואו נצלול פנימה וללמוד עוד על תכונה זו.
מהם דוחות מתוזמנים?
דוחות מתוזמנים זמינים במהדורות One Professional ו-One Enterprise שלנו וניתן ליישם אותם לאחר יצירת דוח כלשהו. בכמה לחיצות בלבד ולאחר הזנת פרטים בודדים המשתמשים יכולים לתזמן דוחות להפקה אוטומטית ולשלוח בדוא"ל בתאריך מסוים או בקצב יומי, שבועי, חודשי או שנתי. ניתן לשלוח דוחות בפורמט CSV, Excel או PDF למשתמשים, קבוצות ותפקידים (פנימי), עם אפשרות להעתיק כתובות דוא"ל ספציפיות לנמענים שאינם משתמשים (חיצוניים).
דוחות מתוזמנים - מקרי שימוש
ישנם אינסוף תרחישים לשימוש בתכונת הדוחות המתוזמנים שיכולים להועיל לארגונים מכל הגדלים והענפים. להלן מספר מקרי שימוש על האופן שבו הלקוחות שלנו משתמשים בתכונה זו:
- ארגון שמייצר ומספק מכשור רפואי לבתי חולים ומרפאות משתמש בדוחות מתוזמנים כדי לנתח כמה בתי חולים מבקרים על ידי סוכני מכירות בודדים על בסיס שבועי. כדי להשיג זאת, הם יצרו דוח על מודול האירועים המפרט כמה אירועים הוקצו לכל משתמש בשבעת הימים הקודמים. מדי יום שני, הדוח המתוזמן הזה נוצר באופן אוטומטי ונשלח בדוא"ל למנהל שלו לבדיקה נוספת.
- חברת הנדסה ופתרונות טכנולוגיים רצתה לראות כמה משתמשים פעילים לא התחברו ל-CRM ב-7 הימים האחרונים. הם מתזמנים את "דוח ההתחברות האחרון" שייצא מדי יום שני להנהלה כדי לוודא שהמשתמשים שלהם נכנסים ל-CRM כצפוי.
- ארגונים רבים משתמשים בדוחות כדי לקבל תובנה לגבי מספר המכירות החודשיות שהם חולקו בשנה. ארגונים אלו רוצים לראות בשנה פיננסית כמה הכנסות נוצרות בחודש (Based on Deals). הם משתמשים בדוחות מתוזמנים כדי לשלוח נתונים אלה בסוף כל חודש, המציגים את מספר המכירות והסכום שנוצרו בשנה האחרונה בחלוקה לחודש.
להלן כמה תרחישים נוספים לשימוש בדוחות מתוזמנים:
- עדכן את הקולגות שלך ברשומות ספציפיות
- צור ושלח דוחות לפני פגישות כדי לייעל את הפרודוקטיביות
- ליידע את הלקוחות והמשתמשים לגבי פריטי פעולה שעדיין לא עברו
- שלח דוחות ביצועים אוטומטיים לעובדים ולמנהלים שלך
- שליחת דיווחי חשבוניות באיחור להנהלה וללקוחות
- הודע לבעלי רשומות על עסקאות שנתקעו
- שלח דוחות קרובים יותר לנציגי מכירות ולהנהלה
- עדכן את נציגי התמיכה וההנהלה במספר כרטיסי התמיכה הפתוחים לכל סוכן.
אלו הן רק כמה דרכים שונות שבהן חלק מהלקוחות שלנו משתמשים בדוחות מתוזמנים כדי לחסוך זמן, לספק תובנות חשובות ולהגדיל את הפרודוקטיביות מבלי להקדיש זמן נוסף לשליחה ידנית של דוחות.
כיצד ליצור דוח מתוזמן
יצירת דוח מתוזמן הוא תהליך פשוט הדורש רק כמה שלבים. בצע את השלבים הבאים כדי להתחיל לתזמן את הדוחות שלך ב-Vtiger:
- לאחר יצירת דוח, פתח אותו ולחץ על שלוש הנקודות (כפתור עוד) בפינה הימנית העליונה של הרשומה. בחר "תזמן דוח".
- לאחר מכן, המשתמשים יצטרכו למלא ולבחור את הפרטים למי יישלח הדוח, התדירות שבה הוא יישלח, שעת ההתחלה שלו ופורמט הקובץ שבו ישלח הדוח. כמו כן, יש אפשרות לשלוח את הדוח בדוא"ל גם אם הדוח ריק.
- לאחר לחיצה על שמור, יופיע חלון קופץ בפינה השמאלית העליונה של המסך המודיע למשתמש כי הדוח תוכנן בהצלחה.
- לאחר תזמון הדוח בהצלחה, המשתמשים יכולים לבצע התאמות לנמעני הדוח, תדירות, שעת ההתחלה ופורמט הקובץ על ידי פתיחת הדוח ולחיצה על כפתור "עוד" שוב.
*הערה - אם נבחר פורמט קובץ PDF, רק 1,000 רשומות יישלחו בדוח. על המשתמשים לתזמן בפורמט CSV או Excel אם הדוח חורג או צפוי לחרוג מ-1,000 רשומות.
משתמשים יכולים גם לראות מתי הדוח מתוכנן להפעיל את הדוח הבא, ויש להם אפשרות "להסיר" את הדוח מלוח הזמנים באותו מסך עריכה.
למה לחכות, התחל לתזמן את הדוחות שלך ב-Vtiger עוד היום ותן לכוח האוטומציה לעבוד עבור העסק שלך.
נְקִישָׁה כאן להירשם לניסיון חינם למשך 15 יום או לנסות את מהדורת הפיילוט החינמית לנצח.
