חלק 1 של הסדרה שלנו ב תוצר ו - CRM (מהו GDPR וכיצד הוא משפיע על CRM?) הסביר את יסודות ה- GDPR - מהסיבה לחוקק החוק ועד לאופן בו הוא יוצר פרדיגמה חדשה לאינטראקציה חוקית עם נתוני אזרחי אירופה. עיין בחזרה לאותו פוסט לקבלת פריימר בנושא GDPR ומנדטיו. בחלק זה נבדוק כיצד השינויים המגיעים ל- Vtiger יסייעו לך לציית לחוקים בשונה מכל פתרון CRM אחר.
האתגרים של ניהול הסכמות
אחד החלקים המאתגרים ביותר של החוק החדש לקיים הוא מקבל אישור מאומת עבור כל שימוש בנתונים של אדם. זה מאתגר במיוחד מארבע סיבות:
ניהול הסכמות יכול להיות גרור ענק בזמן
אתה תטפל באין ספור קשרים, כל אחד בשלב אחר של מערכת היחסים שלהם איתך, ולכן צריך לתת הסכמה למטרה אחרת. תוכל לבקש עצה חדשה להסכמה כדי לשתף את המידע שלהם עם השותף שלך, ולקוח חדש להסכמה לאחסון מספר כרטיס האשראי שלו. בכל פעם, יהיה עליך לבקש הסכמה, להמתין לתגובתך, להיכנס לתגובתך ולאחר מכן לבצע פעולה. כל אחד מהם לוקח זמן, ו scaled פני לקוחות רבים ולקוחות בחודש זה יכול להיות גרור ענק בזמן.
לאחר שיסופק, הסכמה חייבת להיות קלה עבור אנשי קשר כדי לבטל
התוצר המקומי הגולמי מחייב אותך להקל על מישהו לבטל את ההסכמה כפי שהוא מספק להם. זה מוסיף את הזמן הדרוש כדי לנהל הסכמות.
אתה לא יכול לתת שום הסכמות להחליק דרך סדקים
מחכה זמן רב מדי כדי לפעול על הסכמה יכול לבטל את התועלת של קבלת ההסכמה בכלל. הדבר נכון במיוחד כאשר שיתוף נתונים להוביל עם שותפים, מי חייב להכות כאשר הברזל חם. בנוסף, זה חובה מבחינה משפטית כי אתה לא נותן אפשרויות של איש קשר להחליק דרך סדקים. אם איש קשר מבטל הסכמה לך באמצעות הנתונים שלהם, אבל אתה בטעות לחלוק אותו עם שותף לאחר העובדה כי אתה לא שם לב, אתה מפר את התמ"ג.
הסכמות חייב להיות קשה לזייף
הסיבה להיכנס אישורים של איש הקשר מלכתחילה, היא להגן עליך אם הם טוענים שהם מעולם לא סיפק את זה. זה הרבה פחות סביר שיקרה אם תקבל הסכמה באופן שקשה להתכחש לו. תוכל לעשות זאת על ידי בקשת טופס זיהוי, או לבקש ממנו מכתובת דוא"ל או פורטל מאומתים שרק יש להם גישה אליהם. הסכמה הרבה פחות מועילה היא אחת שהושגה באמצעות משאב נגיש לציבור, כמו טופס באתר שלך, כי כל אחד יכול להגיש את זה בטענה להיות מישהו אחר.
בנוסף לכל החובות המשפטיות האחרות אתה צריך לציית, GDPR נראה צורך micromanagement כל כך הרבה, כי לא יהיה לך זמן לעשות משהו אחר.
ניהול הסכמה לא צריך להיות כל כך קשה
עם זאת כראשון, אנו שמחים להכריז על כלי התאימות והפרטיות החדשים של Vtiger ב- GDPR - שיושקו ב -9 במאי או לפני כן. הם הדרך הקשה ביותר לעמוד בהוראות רבות של GDPR בקנה מידה גדול. הם לוקחים מספר דקות בלבד כדי להגדיר, הם מאפשרים ללקוחות שלך לראות את המדיניות והבקשות הרלוונטיות להם, לספק הסכמה בצורה מאובטחת ולממש זכויות אחרות המוענקות ב- GDPR, כל זאת תוך כדי שאתה קל לראות את ההסכמים שלהם ולפעול עליהם.
הכלים החדשים כוללים שלושה שינויים ענקיים המרכיבים יחד את הפרטיות והפרטיות הגדולות ביותר בהיסטוריה של וייטיגר. הם:
- דף העדפות אנשי קשר חדש
- שדה נתונים מוצפן חדש
- מסעות פרסום חדשים התואמים ל- GDPR
והנה תכשיט הכתר של שינויים אלה GDPR:
הצגת דף ההעדפות החדשות של Vtiger
הדף 'הסכמות' הוא המקום שבו מוביל ואנשי הקשר שלך מבצעים את כל הפעולות הבאות:
- נהל את מינויי רשימת האימייל שלהם
- למידע נוסף על השימוש בנתונים ועל מדיניות אחרת
- קבע את הסכמתך לנתונים שאתה שומר עליהם
- בקרת הסכמה למעקב
- שלוט בהרשאות עבור הרשאות אחרות שברצונך לבקש
- בקש ממך להפסיק להשתמש בנתונים שלהם
- בקש למחוק את הנתונים המזהים אותם באופן אישי
הדף ניתן להתאמה אישית לחלוטין - ממי שיכול לראות את זה, עד מה שהם רואים ולפעול, ואפילו איך מקבלים הודעה על הסכמות חדשות הנדרשות מהם. ההעדפות שמובילות ומגעי אנשי קשר בדף זה פועלות באופן אוטומטי על ידי Vtiger במידת האפשר (עוד על כך בשנייה), או זמינות ברשומות אנשי קשר לשימושך במסנני רשימות, דוחות ואוטומציה של זרימת עבודה - תוך מזעור של עובדיך צריך לקחת על עצמם אחריות חדשה.
כיצד יובילו אנשי הקשר ואנשי הקשר שלי לדף ההעדפות שלהם ולגשת אליהם?
לאחר שהפעלת את הדף ובחרת מי יכול לגשת אליו, המשתמשים שקיבלו הרשאה להשתמש בו מקבלים באופן אוטומטי הודעת אימייל המודיעה להם. זה גורם להם מאמץ לבקש.
אתה יכול לאפשר גישה קלה יותר בעתיד לדף זה על ידי הוספת קישור לדף ההעדפות שלהם לכותרת התחתונה של הודעות דוא"ל שנשלחו מהמשתמשים שלך Vtiger. תחתונה זו יכולה להיות מותאמת אישית.
בנוסף, הקישור "ביטול רישום" בקמפיינים בדוא"ל שנשלח מ- Vtiger מצביע כעת על דף ההעדפות של הנמען. אם לנמען אין גישה לדף ההעדפות, הוא יראה רק את אפשרויות העדפות הדוא"ל בחלק העליון של הדף.
מה הסכמות אני יכול לשאול מוביל שלי ואנשי הקשר עבור?
בנוסף להצהרה בכתב הניתנת להתאמה אישית, ישנם סוגי 5 של הסכמות שניתן להוסיף לדף שלהם.
אחסון נתונים ושימוש בהם
אם אתה שומר נתונים רגישים, כמו מספר תעודת הזהות הלאומי של איש הקשר או מספר כרטיס האשראי שלך, אתה יכול לבחור לתת לאנשי הקשר שליטה על שדה זה על ידי בקשת הרשאה דרך דף ההסכמה שלהם. אם איש הקשר מעניק אישור - נהדר! אם הם מבטלים את ההרשאה, שדה ה- CRM נמחק וננעל אוטומטית - מה שמבטיח את התאימות שלך.
מעקב אחר מעורבות
כאשר אתה שולח דוא"ל או מסמך לאיש קשר מ Vtiger, האינטראקציות שלהם הם מעקב, כך צוותי המכירות, השיווק והתמיכה שלך יכול ללמוד יותר על האינטרסים של אנשי הקשר ולהתאים את התקשורת בעתיד אליהם. אם תרצה, תוכל לאפשר לאנשי הקשר שלך לשלוט אם לעקוב אחריהם או לא באמצעות מעקב אחר מעורבות.
הסכמות מותאמות אישית
אם אתה עושה דברים כגון שיתוף נתוני אנשי קשר עם צד שלישי, או להשתמש בו בקבלת החלטות אוטומטית, תוכל להוסיף שדה הסכמה מותאמת אישית כדי לקבל הרשאה עבור שימוש זה. אם איש קשר מעניק או מבטל הסכמה, תראה את החלטתם ברשומת אנשי הקשר שלהם, ותוכל להשתמש בתגובתם כדי ליצור רשימות מסוננות, דוחות מובנים או אפילו באוטומטי עבודה.
הפסק את העיבוד
GDPR מחייב שתעניק לאנשי הקשר את היכולת לבטל את הסכמתם לעיבוד לחלוטין. באפשרותך למסור להם את המפתחות לרשומת איש הקשר על ידי הוספת כפתור "עצור עיבוד" לדף ההעדפות שלהם. אם הם לוחצים עליו, Vtiger נועל אוטומטית את רשומת ה- CRM שלהם כך שמשתמשים לא יכולים לערוך ערכי שדה, ובוחר מהם ממסעות דואר אלקטרוני - אין צורך בהתערבות ידנית.
Erasure
אתה יכול לאפשר לאנשי קשר לבקש ממך למחוק את הנתונים המזהים האישיים שלהם על ידי הוספת כפתור "מחק את הנתונים שלי" לדף ההעדפות שלהם. אם הם לוחצים עליו, זה מאפשר תיבת סימון שכותרתה "מחיקה נדרשת" ברשומתם. כדי לפעול על פיו, תוכלו לסנן על אנשי קשר אלה ולמחוק את כל הרשומות שלהם - אך עבור חלקם זו גישה רחבה מדי. כדי להיות יותר כירורגי בנוגע להפיכת הרשומות ללא זיהוי, אתה יכול להשתמש באפשרות "מחק נתונים אישיים" החדשה בתפריט "יותר" של הרשומה כדי למחוק את שדות ה- Vtiger שסימנת כמזהים אישית.
איך אני משתמש בהסכמות שלהם?
אלא אם כן הסכמות הן קלות לפעולה, הן הופכות יקרות יותר לניהול מאשר מועילות. זה המקום שבו Vtiger באמת זורחת.
בנוסף למערכות אחסון הנתונים והשימוש בהם, למעקב אחר מעורבות ולמחיקה של מחיקת עיבודים שהוזכרו לעיל, כל התגובות להסכמה נשמרות בבלוק "הסכמות" חדש ברשומת ה- CRM שלהם, כדי לראות את המשתמשים כאשר הם מקיימים אינטראקציה עם הפניות ואנשי קשר .
אתה יכול להשתמש בהסכמים אלה כדי לבנות רשימות או דוחות. בנוסף, הם יכולים לשמש כתנאים בתהליכי עבודה אוטומטיים - כך, למשל, ברגע שאיש קשר מסכים ליצור קשר עם שותף, Vtiger יכול לשלוח באופן אוטומטי ומיידי את המידע שלו לשותף ללא התערבותך.
אם איש הקשר שלי מעביר דוא"ל המכיל את קישור ההעדפות שלו למישהו אחר, האם אותו אדם אחר ישנה את העדפותיו?
שינויים בדף ההעדפות של איש קשר דורשים אישור דוא"ל - וזה מה שהופך אותו לאימות. כאשר מתבצע שינוי העדפה, איש הקשר יקבל דוא"ל מעקב המבקש ממנו ללחוץ על קישור כדי לאשר שינויים אלה. אפילו שינויים בהעדפות הדוא"ל דורשים כעת אישור, כך שאנשי הקשר שלך יוכלו להעביר בבטחה סביב הדוא"ל שלך מבלי לדאוג שמישהו יוכל לשנות את העדפותיו.
כיצד אוכל להגדיר את הדף 'הסכמות'?
ההגדרות החדשות של העדפות הפניה והעדפות אנשי קשר נקבעות מהדף 'הסכמות' באזור 'הגדרות CRM'. מכאן תוכל להגדיר:
- מי מקבל הודעות על גישה ושינויים בדף ההעדפות שלהם (לדוגמה: רק הודע לאנשי קשר עם אזור = "האיחוד האירופי")
- כותרת תחתונה של הדוא"ל המקשרת לדף ההעדפות של איש הקשר בדוא"ל של המשתמש
- אילו הסכמות מופיעות בדף העדפות של איש קשר על סמך מידע בפרופיל שלו (לדוגמה: בקש רק עותק # עבור אנשי קשר עם שלב מכירות = "מוכן לקנות").
- בחירת ברירת המחדל של כל הסכמה
הדף הסכמות עובר דרך ארוכה כדי לעזור לך להשיג תאימות עם GDPR עם ניסיון זה נהדר עבור הלקוחות שלך, וזה מאמץ בשבילך.
שדות נתונים מוצפנים
אם אתה מאחסן נתונים רגישים כמו מספר כרטיס אשראי או מספר תעודת זהות, כעת יש לך אפשרות לסמן את השדה כרגיש בוטיגר.
זה משיג שלוש מטרות:
- הוא מצפין את השדה במאגרי המידע של Vtiger. לאחר השלמת, אף אחד ללא רשותך יכול לראות את הנתונים. לא האקרים (אנחנו מודעים לא הפרות עד כה!), לא אנחנו, ולא משתמשים אחרים שלך.
- הוא מטשטש את ערך השדה שמוצג למשתמשים שלך. לדוגמה, תוכל להסתיר את כל הספרות מלבד מספרי 4 האחרונים של מספר כרטיס אשראי. משמעות הדבר היא, למשל, שעדיין ניתן להשתמש בהם על ידי סוכני התמיכה שלך כדי לאמת זהות של איש קשר, אך הם אינם יכולים לראות את הערך המלא, ובכך להפחית את הסיכון לפגיעה בו.
- הוא מאפשר לך לאשר למשתמשים מסוימים לראות את ערך השדה המלא. לדוגמא - חברי צוות חיוב מורשים יכולים לחשוף מספר כרטיס אשראי מלא בלחיצה אחת בלבד. פעולה זו נרשמת וניתנת לחיפוש דרך יומן גישת שדה מוצפן חדש באזור ההגדרות.
לשדות מוצפנים יש מספר מגבלות שעליך לשקול לפני הפעלתן:
- תצוגות רשימה, דוחות ונתונים מיוצאים יכולים להציג רק ערכים מוצפנים
- חיפוש גלובלי מחפש רק תווים חשופים
- לאחר הפעלת שדה, לא ניתן לבטל את ההצפנה
זה הכל עבור שדות מוצפנים לעת עתה.
מסעות פרסום התואמים ל- GDPR
אחרון, אבל בהחלט לא פחות הם חדשים VTiger של קמפיין דוא"ל תואם VTiger.
GDPR דורש כעת שתקבל כעת אישור ברור וחד משמעי לשלוח דוא"ל שיווקי - זה בעצם פירושו קבלת הסכמה כפולה (המתואר בחלק 1 של הבלוג הזה).
עם Vtiger, בחירה כפולה של מוביל ואנשי קשר היא קלה. אם הם שלחו טופס אינטרנט עם תיבת הסימון "שלח לי אימייל שיווקי" מופעלת, הם יקבלו הודעת אימייל כפולה שמבקשת מהם לאשר את רצונם לקבל את הדוא"ל השיווקי שלך על ידי לחיצה על קישור. אם הם לא הגיעו דרך טופס אינטרנט, תוכל לשלוח דוא"ל זה להובלה או ליצירת קשר באופן ידני מרשומת ה- CRM שלהם, או לרשימה שלמה מתוך המודול 'רשימות שיווק' (אלא אם כן הם ביטלו את הסכמתם).
אם אתה יודע שמישהו לא נמצא באיחוד האירופי, או שקיבלת אישור נוסף מקובל לשליחה בדוא"ל, תוכל לעקוף את הצורך בביטול כפול על ידי בחירה של איש הקשר בעצמך. כדי להבין איך לעשות את זה, בואו להיכנס איך שאר הדוא"ל דוא"ל opt-ins עבודה.
החדש דוא"ל opt-in סטטוסים
במקום השדה הישן "ביטול הצטרפות", תיבות הסימון ואנשי הקשר של כל אחת מהן יש להן שדה "אימייל הצטרפות במצב" המחליף את תיבת הסימון "ביטול הצטרפות" הישנה. בתוך זה, יש ערכי 6.
- ללא חתימה
- Single opt-in (משתמש)
- Single opt-in (טופס אינטרנט)
- התוספת כפולה
- ביטול הצטרפות (משתמש)
- ביטול הסכמה (יצירת קשר)
ניתן להגדיר ערכים אלה באחת מכמה דרכים. אם איש קשר לוחץ על קישור בהודעת אי-מייל כפולה שקיבל, Vtiger מגדיר את הערך "הצטרפות כפולה". אם איש קשר מגיש את טופס האינטרנט שלך כאשר תיבת הסימון "אני רוצה לקבל שיווק בדוא"ל" מופעלת, Vtiger מגדיר את הערך "הצטרפות יחידה (טופס אינטרנט)". Opt-in (משתמש) מוגדר רק על ידי המשתמשים שלך - וניתן לעשות זאת בעת יצירת איש קשר בנפרד או במהלך העלאה. אחרת, כל אנשי הקשר החדשים מתחילים במצב "ללא".
מדינות אלה הן חשובות, כי אתה יכול להגיד Vtiger מה opt-ins אתה רואה מקובל על שליחת דוא"ל דוא"ל של מערכת הדוא"ל קמפיינים. האפשרויות הן:
- בצע הצמדה כפולה בלבד
- הצטרפות כפולה והרשמה יחידה (משתמש)
- הצטרפות כפולה, הצטרפות יחידה (משתמש) ואפשרות הצטרפות יחידה (טופס אינטרנט)
איזו הגדרה עליך לבחור תלויה בהרבה גורמים. אנו ממליצים תמיד על הצטרפות כפולה רק כבחירה הבטוחה ביותר מבחינה משפטית, מכיוון שתמיד קשה להבחין אם איש קשר הוא אזרח של האיחוד האירופי.
כיצד אנשי קשר אינם מציעים הצטרפות למסעות הפרסום שלי?
אנשי הקשר שלך יכולים לבטל את הצטרפותם למסעות הפרסום בדוא"ל בשתי דרכים. אם הם יגיעו אליך בבקשה לבטל את הסכמתך למסעות הפרסום שלך, תוכל לשנות את סטטוס ההצטרפות שלהם ל- "ביטול הצטרפות (משתמש)". תוכל לבטל את הסטטוס הזה במקרה שהם מבקשים להצטרף חזרה. אם איש הקשר יבדוק את דף ההעדפות שלו ויבטל את הסכמתו, לאחר מכן, ביטול ההצטרפות שלו הוא בלתי הפיך, אלא אם הם שולחים טופס אינטרנט כדי להצטרף חזרה.
מה משפיעים על ההסכמים?
כדי להבטיח שההעדפות של אנשי הקשר לא יקבלו דוא"ל מסחרי יכובדו, ביטול ההצטרפות מונע מכל הודעות האימייל החדשות להישלח אל איש הקשר. זה כולל מסעות פרסום בדוא"ל, ספקים אוטומטיים, הודעות דוא"ל של זרימת עבודה ודוא"ל אלקטרוני.
כדי למנוע את ביטול ההצטרפות לעצירת מערכות יחסים קיימות או לשיחות שיוזמו על ידי אנשי הקשר שלך, ניתן תמיד להשיב לשניהם גם באמצעות ביטול הצטרפות של איש קשר.
לסכם זאת
תאימות ה- GDPR היא נושא מסובך המחייב אותך לספק לאזרחי אירופה את הנתונים שבהם אתה משתמש, עם זכויות חדשות מסוימות. זכויות אלה יכול להיות קשה לספק באופן שאינו משבש את העסק שלך.
כלי התווך החדש של Vtiger וכלים לניהול הפרטיות מקלים עליך לציית לתמ"ג על-ידי מתן הקשר לאנשי הקשר שלך, או לממש את זכויות ה- GDPR שלהם, תוך זמן לא רב יותר מכדי להגדיר את הדף.
אם יש לך את העניין שלך, המשך לעקוב אחר הפוסט הבא בבלוג שלנו על אופן הגדרת התצורה החדשה של Google Analytics ועל כלי הפרטיות שלנו, וכן על מסעות פרסום בדוא"ל, כדי לסייע לך לקבל הסכמה ולהיענות במהירות.
