כיצד לבחור מערכת CRM שמשתלבת עם Google Workspace

מערכת CRM עם שילוב של Google Workspace מחברת את Gmail, יומן, Drive, אנשי קשר ו-Meet עם פלטפורמת ניהול קשרי הלקוחות שלכם. לאחר מכן, צוותי מכירות ותמיכה יכולים לנהל אינטראקציות, לתאם פגישות, לשתף קבצים ולשתף פעולה מבלי לעבור בין אפליקציות, ובכך לשפר את הפרודוקטיביות ואת מעורבות הלקוחות.

צוות מכירות טיפוסי מבלה את יומו בתוך Gmail, Google Calendar ו-Google Drive. כאשר מערכת ה-CRM נמצאת בכרטיסייה נפרדת, כל אימייל, פגישה ומסמך משותף צריכים להיות מועתקים ידנית, ורובם אף פעם לא עושים זאת. פער זה הוא המקום שבו עסקאות משתתקות והרישומים מתיישנות. 

מערכת CRM שמשתלבת עם Google Workspace פותרת את הניתוק הזה, והופכת את כלי גוגל היומיומיים שלכם למרכז מרכזי לנתוני לקוחות. השאלה הקשה יותר היא איזו אינטגרציה לבחור, מכיוון שהם נבדלים מאוד בעומק, בכיוון הסנכרון ובשליטה.

מהי אינטגרציה של CRM

שילוב CRM מחבר את פלטפורמת ניהול קשרי הלקוחות שלך לתוכנות האחרות שבהן העסק שלך משתמש, כך שנתונים זורמים ביניהן באופן אוטומטי, ללא צורך בהזנה ידנית חוזרת. שילוב Google Workspace הוא המקרה הספציפי שמקשר את מערכת ה-CRM שלך ל-Gmail, יומן, Drive, אנשי קשר ו-Meet.

התוצאה היא מערכת מסונכרנת לחלוטין. פרטי קשר, שרשורי דוא"ל ואירועי לוח שנה נשארים עקביים בכלים שונים, בעוד שמידע הלקוחות מאוחד לרשומה מרכזית הנגישה לכל צוות. זרימות עבודה שגרתיות מבוצעות באופן אוטומטי, מה שמבטיח שכל העמיתים פועלים מאותם נתונים בזמן אמת בדיוק. 

זה הפך לנוהג סטנדרטי: IBM מדווחת כי 61% ממקבלי ההחלטות בתחום התוכנה מיישמים או מרחיבים תוכנת שירות לקוחות, כך ש-CRM מחובר הוא כעת קו הבסיס של איזו מערכת CRM צפוי לעשות.

למה לשלב את ניהול קשרי הלקוחות שלך עם Google Workspace

שילוב מערכת ה-CRM שלכם עם Google Workspace מבטל הזנת נתונים ידנית, שנותרה הסיבה העיקרית לרישומי לקוחות לא שלמים. את ההשפעה האמיתית ניתן להבין בצורה הטובה ביותר על ידי בחינת האופן שבו חיבור זה משנה את פעולות המכירות והתמיכה היומיומיות שלכם. 

"נתונים הם דבר יקר ערך ויחזיקו מעמד זמן רב יותר מהמערכות עצמן." טים ברנרס-לי, ממציא ה-World Wide Web

צמצום הזנת נתונים ידנית

ג'ימייל רושם אוטומטית תקשורת מול איש הקשר הנכון, ואנשי הקשר של גוגל מתחזקים פנקס כתובות יחיד ללא כפילויות. זה מונע מנציגים להעביר פרטים באופן ידני בין יישומים. פתרון הפיצול הזה הוא קריטי, שכן  פורסטרמחקר שצוטט על ידי IBM מצביע על כך ש-58% ממקבלי ההחלטות מתקשים לפרש נתוני לקוחות משום שהם מגיעים ממקורות רבים מדי ושונים. 

שפר את שיתוף הפעולה בצוות

גוגל דרייב מקשר הצעות וחוזים עם תיק הלקוח, בעוד שגוגל מיט מקשר סיכומי פגישה לעסקה המתאימה. אנשי המכירות, השיווק והתמיכה חולקים תצוגה עדכנית של כל חשבון באמצעות מערכת CRM אחת בענן, עם הקשר מקצה לקצה בהישג ידם. 

גוגל דרייב מצרף הצעות וחוזים לרשומת הלקוח, וגוגל מיט מקשר הערות שיחה לעסקה שאליה הן שייכות. לאחר מכן, מכירות, שיווק ותמיכה חולקים תצוגה עדכנית אחת של כל חשבון באמצעות אפליקציה אחת. פלטפורמת CRM בענן, כאשר ההקשר המלא כבר מרוכז במקום אחד.

חסכו זמן בעבודה שגרתית

יומן גוגל מסנכרן בצורה חלקה פגישות ותזכורות בשני הכיוונים, בעוד שכללי זרימת עבודה אוטומטיים מטפלים במשימות אדמיניסטרטיביות שבעבר גזלו שעות יקרות. החיסכון בזמן הנובע מכך הוא משמעותי: גרטנר מדווח כי עובד משרדי ממוצע משתמש כיום ב-11 אפליקציות כדי להשלים את משימותיו היומיומיות - כמעט כפול מהמספר בשנת 2019 - וכל מעבר ביניהן יוצר חיכוך תפעולי. 

שמור על רישומי לקוחות מדויקים

סנכרון דו-כיווני משקף אוטומטית עדכונים ב-Gmail, ביומן גוגל וב-CRM שלך, תוך שמירה על שלמות הנתונים ללא מאמץ ידני. Vtiger אחד, לדוגמה, מאחד את הקשרים הללו ב-One View, פרופיל יחיד המציג שרשורים ב-Gmail, אירועי יומן וקבצי Drive ברשומת לקוח אחת, שהיא הצורה המעשית של CRM עבור גוגל זרימות עבודה.

תכונות עיקריות שכדאי לחפש במערכת CRM עם שילוב Google Workspace

המונח "שילוב עם Google Workspace" מכסה הכל, החל מסנכרון חד-כיווני של אנשי קשר ועד לחיבור דו-כיווני מלא ברחבי החבילה. שש יכולות אלו מפרידות בין שילוב אמיתי לבין תיבת סימון של שיווק.

אינטגרציה של Gmail

A תוסף שילוב Gmail הוא הליבה של כל מערכת ניהול קשרי לקוחות של Google Workspace. חפשו סנכרון דו-כיווני של דוא"ל שרושם הודעות מול איש הקשר הנכון, מעקב אחר פתיחה ולחיצות באמצעות פיקסלים מוטמעים, יצירת קשר ועסקאות בלחיצה אחת מסרגל הצד של תיבת הדואר הנכנס, והיסטוריית שיחות מלאה ברשומה. בלעדיו, נציגי השיחות עדיין עובדים בעיוורון.

סנכרון יומן Google

פגישות שהוזמנו במערכת ה-CRM צריכות להופיע ביומן גוגל, ולהיפך, ללא ערך כפול. סנכרון חזק מטפל בעדכוני אירועים דו-כיווניים, מפעיל תזכורות למשימות ומכבד פרטים כמו זמני חיץ וזמינות, כך ששיחה שתוכננה מחדש לעולם לא משאירה רשומה מיושנת.

שילוב Google Drive

הצעות מחיר, חוזים והצעות מחיר מאוחסנים ב-Drive. האינטגרציה צריכה לצרף את הגרסה העדכנית ביותר לעסקה או לאיש הקשר הרלוונטיים ולכבד את הרשאות השיתוף ב-Drive, כך שכל הצוות יפתח את הקובץ הפעיל ישירות מרשומת הלקוח, ללא צורך בחיפוש אחר תיקיות או תיבת דואר נכנס. 

סנכרון אנשי קשר

סנכרון דו-כיווני של אנשי קשר שומר על זהות בין אנשי הקשר של גוגל למערכת ה-CRM, ממפה שדות בצורה נכונה בשני הכיוונים וחוסם כפילויות באמצעות כללי התאמה בדוא"ל או בטלפון. התמורה היא פנקס כתובות מרכזי אחד, הכולל תוויות של אנשי הקשר של גוגל, שנשמר זהה בכל מקום בו הוא מופיע.

זרימת עבודה אוטומציה

אינטגרציה חזקה חורגת מסנכרון נתונים כדי להפעיל פעולות: דוא"ל מעקב כאשר שלב עסקה משתנה, משימה לאחר פגישה, אישור מנותב כאשר הנחה עולה על סף מסוים. פלטפורמות בוגרות חושפות זאת באמצעות תצוגה חזותית. אוטומציה של תהליכים עסקיים, כך שצוותים בונים כללי טריגר-ופעולה ו-webhooks מבלי לכתוב קוד.

בקרות אבטחה וגישה

חיבור נתוני לקוחות לחמש אפליקציות של גוגל מרחיב את שטח ההגנה שעליכם לבצע. אימות של אימות OAuth 2.0 מבוסס אסימון, כניסה יחידה של SAML, בקרת גישה מבוססת תפקידים שמגבילה את מי רואה אילו רשומות, והסמכות כמו ISO 27001, לצד GDPR או כללי אחסון נתונים אזוריים החלים על העסק שלכם.

כיצד לבחור את אינטגרציית ה-CRM הנכונה

תכונות חושפות מה אינטגרציה יכולה לעשות; ששת הקריטריונים הללו קובעים האם היא מתאימה לצוות שלכם. מדריך כלי CRM מדרגים אותם מול תהליך העבודה שלכם, תוך שקלול היכולות שהצוות שלכם ישתמש בהן בפועל. עברו עליהם לפי הסדר.

הערכת דרישות העסק שלך

הערך את גודל הצוות, יעדי ההכנסות וזרימות העבודה היומיות שלך כבר מההתחלה. סטארט-אפ של שלושה אנשים המטפל בדוא"ל בסיסי זקוק להרבה פחות מאשר דסק ארגוני המנהל תיקים הקשורים ל-SLA. הגדרת ההיקף שלך מוקדם מונעת תשלום עבור רישיונות שאינם בשימוש ומודולים מיותרים. 

הערכת יכולות אינטגרציה

תנו עדיפות לסנכרון דו-כיווני בזמן אמת עם טיפול צפוי בעריכות סותרות. הסתמכות על מחברים של צד שלישי או עיבוד אצווה מושהה פוגעת באופן פעיל בנראות של הצינור, ופותחת מחדש את פערי הנתונים שרציתם לסגור. 

שקול את קלות השימוש

בחרו אינטגרציה עם ממשק נקי שנציגי הצוות יוכלו לשלוט בו תוך מספר ימים. משימות יומיומיות - כמו תזמון שיחות או שמירת מיילים - צריכות להידרש בלחיצה אחת. אם זה מרגיש מסובך מדי, הצוות שלכם יתעלם ממנו במהירות. 

בדיקת תכונות אוטומציה

התבוננו מעבר לסנכרון נתונים אל מה שהפלטפורמה מבצעת אוטומציה: כללי זרימת עבודה, יצירת משימות, ניתוב לידים ורצפי דוא"ל המופעלים על ידי אירועי CRM. אוטומציה של CRM היא מצב שבו אינטגרציה הופכת מרשומה בסיסית לשעות שנשמרות בכל שבוע, לכן בדקו את בונה הפרויקט על זרימת עבודה אמיתית לפני שאתם מתחייבים.

דיווחי ביקורות וניתוחים

נתונים מאוחדים שימושיים רק כאשר ניתן לקרוא אותם. בדקו דוחות פרודוקטיביות, לוחות מחוונים של צינור עבודה ותובנות לקוחות, והאם מדדים כמו ציון היזם נטו מעקב מול אותם רישומים שהצוות שלך מתחזק. חלק מהפלטפורמות משכבות ניקוד עסקאות חזוי וחיזוי נוסף, תוך הצגת הפעולות הטובות ביותר הבאות עבור נציגי המכירות לפעול לפיהן.

תוכנית לצמיחה עתידית

התאם את הפלטפורמה לאן העסק הולך בשנים הקרובות, כך שהבחירה של השנה עדיין תתאים גם לאחר הצמיחה. ודא שהיא מתרחבת עם משתמשים נוספים, מתחברת לשאר הצוות שלך ומאפשרת התאמה אישית. צוותים שנותנים עדיפות לשליטה לפעמים שוקלים... גרסת CRM בקוד פתוח הם יכולים לארח ולהרחיב את עצמם, תוך קבלת העובדה שהאינטגרציה הטבעית של Google Workspace היא בדרך כלל העמוקה ביותר במהדורות ענן.

יתרונות שילוב CRM עם Google Workspace

ההשפעה המשולבת של אינטגרציה שנבחרה בקפידה מתבטאת בכל צוות ההכנסות כיצרנות עסקית מדידה ושיפור יעיל פעולות הכנסות:

• מבטל הזנת נתונים כפולה, כך שהרשומות ימנעו מלהתיישן.
• משפר את שיתוף הפעולה בצוות באמצעות תצוגה משותפת אחת של לקוחות במכירות, שיווק ותמיכה.
• שומר על מידע עדכני של הלקוחות ללא תחזוקה ידנית.
• חוסך זמן על ידי אוטומציה של רישום שגרתי, תזכורות ומעקבים.
• מגביר את פרודוקטיביות המכירות על ידי שמירת נציגים בסביבת עבודה אחת.
• משפר את התקשורת עם הלקוחות עם הקשר מלא על כל אינטראקציה.
• מרכז מידע עסקי למקור אמת יחיד.
• תומך במדרגיות ככל שהצוות והנתונים שלו גדלים.

שיטות עבודה מומלצות לאינטגרציה של CRM

אינטגרציה מרוויחה את עלותה רק כאשר הצוות משתמש בה מדי יום. אינטגרציה מובנית יישום CRM שתכנון לאיכות נתונים, בעלות ברורה ומעקב אחר אימוץ הם מה שהופך ערכת כלים מחוברת לשגרה יומיומית תוך שבועות:

• הגדירו יעדי אינטגרציה מדידים לפני תחילת היישום.
• נקה תחילה את נתוני הלקוחות הקיימים, כך שהסנכרון יפיץ רשומות מדויקות בכל אפליקציה מחוברת.
• אוטומציה של זרימות עבודה חוזרות ונשנות בעלות הנפח הגבוה ביותר תחילה, שבהן החיסכון בזמן הוא הגדול ביותר.
• הכשרת עובדים על תהליך העבודה המשולב המלא, כולל אופן העברת הנתונים בין Gmail, יומן ומערכת ה-CRM.
• ניטור סנכרון לפי לוח זמנים כדי לזהות כשלים במיפוי שקט של שדות מוקדם.
• סקור הרשאות והגדרות אבטחה במרווחי זמן קבועים ככל שתפקידים משתנים.
• מדדו את שיפורי הפרודוקטיביות מול קו בסיס שאתם לוכדים לפני העלייה לאוויר.

שאלות נפוצות

מהי אינטגרציה של CRM? 

שילוב CRM מחבר את מערכת ה-CRM שלך לכלים אחרים שבהם העסק שלך משתמש, כגון דוא"ל, לוח שנה ואחסון קבצים, כך שמידע עובר ביניהם באופן אוטומטי. זה מבטל הזנת נתונים ידנית, שומר על עקביות ברשומות בין המערכות ומעניק לכל צוות תמונה מדויקת אחת של כל לקוח.

האם מערכת CRM יכולה להשתלב עם Google Workspace? 

כן. רוב מערכות ה-CRM המודרניות מציעות אינטגרציה עם Google Workspace דרך מחברים מקוריים או דרך Google Workspace Marketplace. Vtiger One, לדוגמה, מתחבר ל-Gmail, יומן, Drive ואנשי קשר כך שדוא"ל, פגישות וקבצים מסתנכרנים ישירות עם רשומות הלקוחות מבלי לעבור בין יישומים.

אילו אפליקציות של Google Workspace יכולות להשתלב עם מערכת CRM? 

האפליקציות המרכזיות הן Gmail לרישום ומעקב אחר דוא"ל, יומן גוגל לסנכרון פגישות ותזכורות, גוגל דרייב לשיתוף מסמכים, אנשי קשר של גוגל לפנקס כתובות מאוחד וגוגל מיט לקישור פעילות שיחות לעסקאות. יחד הן מכסות את רוב עבודת המכירות והתמיכה היומיומית.

מהם היתרונות של אינטגרציה של CRM? 

אינטגרציה מבטלת הזנת נתונים כפולה, שומרת על מידע מעודכן של לקוחות ומרכזת אותו למקור אמת יחיד. צוותים חוסכים זמן באמצעות אוטומציה, משתפים פעולה מתצוגה משותפת אחת ומתקשרים בהקשר מלא, מה שמשפר הן את הפרודוקטיביות והן את חוויית הלקוח.

כיצד לבחור את אינטגרציית ה-CRM המתאימה? 

תחילה, הערך את גודל הצוות, המטרות וזרימות העבודה הנוכחיות שלך. לאחר מכן, הערך את עומק האינטגרציה (מקורית ודו-כיוונית), קלות השימוש, האוטומציה, הדיווח והמדרגיות. הבחירה הנכונה תלויה יותר באופן שבו הצוות שלך עובד מאשר בכל רשימת תכונות בודדת, לכן התאימו את הכלי לתהליך שלכם.

האם האינטגרציה של Google Workspace CRM מאובטחת? 

זה אפשרי, בתנאי שמערכת ה-CRM משתמשת באימות OAuth 2.0 מבוסס אסימונים, מציעה הרשאות משתמש מבוססות תפקידים ומעניקה לך שליטה ברורה על גישה לנתונים ופרטיות. בדוק את ההגדרות הללו, יחד עם כל צרכי GDPR או תאימות אזורית, לפני חיבור נתוני לקוחות בין אפליקציות.

האם שילוב CRM יכול לשפר את הפרודוקטיביות של הצוות? 

כן. על ידי ביטול החלפת אפליקציות והזנה ידנית מחדש, האינטגרציה מחזירה שעות בכל שבוע ושומרת על רישומים מדויקים בעצמה. נציגי המכירות נשארים בסביבת עבודה אחת, מעקבים מופעלים אוטומטית ומנהלים מקבלים נתונים אמינים, אשר יחד משפרים הן את תפוקת המכירות והן את זמני התגובה.