“Da imam jedan sat da spasim svijet, potrošio bih pedeset pet minuta na definiranje problema i samo pet minuta na pronalaženje rješenja.”
– Albert Einstein, fizičar
Poslovni procesi dizajniran za rješavanje problema ključne su za učinkovito poslovanje. Ručni poslovni proces privlači ljudske pogreške, odgođene usluge, smanjenu kvalitetu i velike troškove. Te probleme možete izbjeći povremenim pregledom procesa ili automatizacijom.
Automatizacija poslovnih procesa (BPA), koja se također naziva poslovna automatizacija ili digitalna transformacija, trebala bi rasti godišnja stopa rasta od 13% 1 . Gartner predviđa a 69% smanjenje radnog opterećenja menadžera 2 uz pomoć automatizacije do 2024. Iskoristite potencijal BPA za smanjiti operativne troškove za 60% 3 .
Vtigerova najnovija značajka, Process Designer, pomaže vam da redizajnirate i optimizirate tokove procesa za povećanu produktivnost.
Process Designer iskorištava vaše trenutne procese za automatizaciju složenih i ponavljajućih marketinških, poslovnih, korisničkih usluga i radnih procesa ljudskih resursa. Iskoristite One View kako biste dobili objedinjeni prikaz podataka, eliminirali silose podataka među odjelima i dali jedinstveni pregled cijele organizacije. Implementirajte BPA temeljen na podacima kako biste povećali učinkovitost, minimizirali troškove, pojednostavili i optimizirali procese.
Što je automatizacija poslovanja?
Automatizacija poslovanja je korištenje tehnologije za automatizaciju ponavljajućih poslovnih zadataka i procesa, smanjujući ili eliminirajući ručni napor. IBM definira automatizaciju poslovnih procesa kao primjenu digitalne tehnologije za „Automatizacija poslovnih procesa (BPA) je strategija koja koristi softver za automatizaciju složenih i repetitivnih poslovnih procesa.” Poslovna automatizacija usmjerena je na poboljšanje dosljednosti procesa, smanjenje ručnih intervencija i povećanje operativne vidljivosti u svim sustavima i timovima.
Automatizirano poslovanje oslanja se na unaprijed definirane tijekove rada i pravila kako bi se osiguralo da se zadaci kroz proces odvijaju na dosljedan i kontroliran način. To uključuje odobrenja, obavijesti, ažuriranja podataka i integracije među aplikacijama. Automatizacija poslovnih procesa omogućuje organizacijama da dizajniraju, izvršavaju i prate tijekove rada umjesto da se oslanjaju na ručnu koordinaciju.
Glavni cilj BPA-a je pojednostavljenje svakodnevnih operacija kako bi poslovanje nesmetano funkcioniralo. Ove aktivnosti "vođenja poslovanja" ključni su procesi koji generiraju prihod i pomažu u osiguravanju učinkovitog poslovanja, poput obrade narudžbi i upravljanja računima kupaca.
Poslovna automatizacija podržava skalabilnost omogućujući organizacijama da se nose s većim opterećenjem bez povećanja operativne složenosti.
Zašto je automatizacija poslovanja važna
Automatizacija poslovanja je važna jer ručni procesi povećavaju operativni rizik i ograničavaju učinkovitost.
Prijavom automatizacija poslovnih procesa, organizacije dobivaju bolju kontrolu nad tijekovima rada i rezultatima. Automatizirani procesi olakšavaju praćenje napretka, identificiranje uskih grla i provođenje dosljedne provedbe u svim odjelima. Ova razina vidljivosti ključna je za operativne timove koji trebaju pratiti performanse, upravljati iznimkama i održavati upravljanje bez oslanjanja na ručno praćenje. Automatizacija također pomaže u standardizaciji procesa na različitim lokacijama i poslovnim jedinicama, smanjujući ovisnost o pojedinačnim praksama.
Automatizacija omogućuje organizacijama preusmjeravanje truda s repetitivnih zadataka na aktivnosti veće vrijednosti poput analize, donošenja odluka i poboljšanja procesa. Ova promjena poboljšava produktivnost radne snage i omogućuje timovima da se usredotoče na rezultate, a ne na izvršenje. S vremenom automatizacija također podržava bolje predviđanje i planiranje kapaciteta pružajući pouzdane podatke na razini procesa.
Kako su BPA, RPA i BPM međusobno povezani
Automatizacija poslovnih procesa (BPA), robotska automatizacija procesa (RPA) i upravljanje poslovnim procesima (BPM) bave se različitim slojevima automatizacije unutar organizacije. IBM objašnjava da se ovi pristupi međusobno nadopunjuju i daju najbolje rezultate kada se primjenjuju zajedno kao dio strukturirane strategije automatizacije, a ne kao samostalne inicijative.
BPM čini temelj. Fokusira se na dizajniranje, modeliranje i optimizaciju poslovnih procesa od početka do kraja. BPM definira kako bi posao trebao teći kroz sustave, timove i podatke, osiguravajući da su procesi standardizirani i regulirani prije uvođenja automatizacije. Ovaj korak je ključan za održavanje kontrole, usklađenosti i dosljednosti kako se automatizacija skalira.
BPA se nadovezuje na BPM automatizacijom definiranih tijekova rada. Upravlja odobrenjima, usmjeravanjem zadataka i integracijama sustava kako bi se osiguralo dosljedno izvršavanje procesa u velikom opsegu. BPA omogućuje izvršavanje procesa od početka do kraja koordiniranjem ljudi, sustava i podataka unutar jednog tijeka rada.
RPA djeluje na razini zadataka i podržava automatizaciju tamo gdje je izravna integracija sustava ograničena. Automatizira ponavljajuće aktivnosti temeljene na pravilima interakcijom s aplikacijama na isti način kao što bi to učinio korisnik.
Evo 5 razloga da iskoristite prednosti Vtigerovog Process Designera
Učinkovite operacije
Provodi li vaša kvalificirana radna snaga više vremena na papirologiju i administrativne poslove? Koristeći Vtigerov Process Designer, automatizirajte svoje poslovne procese kako biste eliminirali napore kvalificiranih zaposlenika na zamornim zadacima. Na primjer, automatizacija tijeka rada može smanjiti napore prodajnog predstavnika u praćenju praćenja na proračunskim tablicama.
Točnost
Netočni podaci rezultiraju povećanim operativnim troškovima i složenim problemima. Oslanjanje na ručne procese dovodi do ljudskih pogrešaka i kašnjenja. Dizajner procesa smanjuje mogućnost za netočne, duplicirane, izdvojene podatke.
Jedinstveni pogled
Vtiger's One View daje jedinstven pogled na dogovor, kontakt, zadatak ili događaj u bilo kojem trenutku. Besprijekorno pratite prekretnice i rokove – iskoristite pogled od 360 stupnjeva da biste identificirali tijekove rada koji se mogu automatizirati. Optimizirajte i automatizirajte procese za učinkovite rezultate.
skalabilnost
Iskoristite značajku povuci-i-ispusti Vtigerovog Process Designera za besprijekorno stvaranje učinkovite automatizacije tijeka rada. Automatizacija skraćuje vrijeme obrade i povećava skalabilnost uz dovršetak na vrijeme.
Brže plasirajte svoj proizvod ili uslugu, ispunite narudžbe na vrijeme, poboljšajte uslugu korisnicima i optimizirajte ukupni kapacitet.
Poboljšana korisnička usluga
Uz naprednu tehnologiju u svakom segmentu, kupci očekuju skraćeno vrijeme čekanja ili trenutne odgovore. Automatizirajte zadatke usmjerene na kupca radi većeg zadovoljstva kupaca.
Iskoristite prednosti Process Designera kako biste svojim klijentima omogućili pristup informacijama 24 sata dnevno.
Nemojte više čekati...instalirajte Vtiger CRM odmah i sami isprobajte Process Designer.
Ključne komponente poslovne automatizacije
Poslovna automatizacija sastoji se od ključnih komponenti koje pomažu organizacijama u izgradnji, pokretanju i upravljanju automatiziranim tijekovima rada u velikim razmjerima. Ove komponente osiguravaju da procesi funkcioniraju na strukturiran, mjerljiv način, a ne kao izolirani zadaci. Kada se kombiniraju, omogućuju automatizaciji da funkcionira kao kontrolirana, ponovljiva poslovna sposobnost.
Orkestracija procesa
Orkestracija procesa definira kako se zadaci kreću kroz sustave, timove i podatke. Osigurava da aktivnosti slijede definirani slijed i funkcioniraju prema postavljenim pravilima. Bez orkestracije, automatizacija ostaje ograničena na pojedinačne zadatke i postaje teško upravljati njome kada procesi uključuju više odjela ili aplikacija.
Integracija sustava
Integracija sustava omogućuje različitim poslovnim aplikacijama automatsku razmjenu podataka. Povezivanjem sustava kao što su CRM, ERP i financijske platforme, automatizacija smanjuje ručni unos podataka i kašnjenja između timova. Integracija je potrebna za tijekove rada koji obuhvaćaju odjele i oslanjaju se na dijeljene podatke.
Monitoring i analitika
Praćenje i analitika pružaju uvid u to kako se automatizirani procesi izvode. Prate status izvršenja, vrijeme obrade i iznimke. Ove informacije pomažu timovima da identificiraju probleme, mjere performanse i naprave informirane prilagodbe procesima.
Upravljanje i kontrola
Upravljanje i kontrola definiraju kako se automatizacija upravlja kako raste. To uključuje vlasništvo, kontrole pristupa i prakse upravljanja promjenama. Ove mjere pomažu u osiguravanju da automatizirani tijekovi rada ostanu usklađeni s poslovnim zahtjevima.
Opseg automatizacije poduzeća
Automatizacija više nije ograničena samo na operativne zadatke. Prema Gartneru80 posto rukovoditelja vjeruje da se automatizacija može primijeniti na bilo koju poslovnu odluku. Ova promjena povećava važnost snažne orkestracije, integracije, praćenja i upravljanja za podršku automatizaciji u cijeloj organizaciji.
Vrste poslovne automatizacije
Poslovna automatizacija može se implementirati na različite načine na temelju složenosti procesa, postojećih sustava i organizacijske spremnosti. Razumijevanje ovih vrsta pomaže tvrtkama da odaberu pristup koji odgovara njihovim operativnim potrebama umjesto primjene istog modela automatizacije svugdje.
Automatizacija na razini zadataka
Automatizacija na razini zadataka fokusira se na ponavljajuće aktivnosti temeljene na pravilima. Obično se koristi za unos podataka, validaciju podataka, prijenos datoteka i ažuriranja sustava. Ova vrsta automatizacije donosi brzo povećanje učinkovitosti, ali djeluje unutar ograničenog opsega jer ne upravlja ovisnostima zadataka ili širim procesima.
Automatizacija tijeka rada
Automatizacija tijeka rada koordinira zadatke među timovima, korisnicima i sustavima. Upravlja odobrenjima, usmjeravanjem i primopredajom zadataka kako bi podržala izvršavanje kompletnih procesa u svim odjelima. Ovaj pristup se često koristi za uključivanje kupaca, odobravanje računa i zahtjeve zaposlenika za usluge gdje je potrebna dosljednost i vidljivost procesa.
Inteligentna automatizacija
Inteligentna automatizacija kombinira automatizaciju s logikom odlučivanja i interpretacijom podataka vođenom umjetnom inteligencijom. Omogućuje sustavima rad s nestrukturiranim podacima, dinamičku primjenu pravila i reagiranje na promjenjive ulazne podatke. Ova vrsta automatizacije prikladna je za procese gdje se ishodi ne mogu u potpunosti definirati unaprijed i zahtijevaju kontekstualnu evaluaciju.
Napredak u usvajanju automatizacije
Organizacije obično usvajaju automatizaciju u fazama, a ne odjednom. Mnoge počinju s automatizacijom izoliranih zadataka i postupno prelaze na automatizaciju temeljenu na tijeku rada i inteligentnu automatizaciju. Gartner izvještava da će do 2026.30% poduzeća automatizirat će više od polovice svojih mrežnih aktivnosti, u odnosu na manje od 10% sredinom 2023. Ovaj trend pokazuje važnost odabira pristupa automatizaciji koji se mogu skalirati na sve operacije.
Primjeri automatizacije poslovnih procesa
Razumjeti kakva poslovna automatizacija u praksi, korisno je pogledati kako organizacije primjenjuju automatizaciju u svakodnevnim operativnim tijekovima rada. Ovi primjeri pokazuju kako automatizacija poslovnih procesa standardizira izvršenje, poboljšava vidljivost i smanjuje ručnu koordinaciju među timovima.
Automatizacija uvođenja korisnika
U mnogim organizacijama, uvođenje u posao uključuje prikupljanje podataka, odobrenja i postavljanje računa na više sustava. Automatizacija poslovnih procesa koordinira ove korake putem unaprijed definiranih tijekova rada. Nakon što je klijent odobren, zadaci se automatski pokreću za relevantne timove, osiguravajući dosljedno izvršenje. Ovo je uobičajeni primjer koji se koristi za objašnjenje što automatizacija poslovnih procesa je u poslovanju s klijentima.
Automatizacija obrade faktura
Obrada računa često uključuje validaciju, odobrenje i knjiženje u financijskim sustavima. Automatizirani tijekovi rada bilježe podatke o računima, primjenjuju poslovna pravila i usmjeravaju iznimke na pregled. To smanjuje kašnjenja u obradi i poboljšava točnost uz održavanje revizijskih tragova.
Automatizacija prodaje i upravljanja potencijalnim klijentima
Automatizacija se široko koristi za upravljanje dodjeljivanjem potencijalnih klijenata i praćenjem. Kada potencijalni klijenti ispunjavaju definirane kriterije, tijekovi rada automatski ih dodjeljuju prodajnim predstavnicima i pokreću sljedeće radnje. U tom kontekstu, kakav automatizirani posao To postaje jasno, jer se prodajni procesi odvijaju uz minimalnu ručnu intervenciju i poboljšanu vidljivost prodajnog procesa.
Automatizacija zahtjeva i odobrenja zaposlenika
Procesi poput zahtjeva za dopust, odobrenja troškova i zahtjeva za pristup upravljaju se putem automatiziranih tijekova rada. Zahtjevi slijede unaprijed definirane putove odobrenja, smanjujući vrijeme obrade i osiguravajući usklađenost s internim politikama.
Automatizacija zahtjeva za IT uslugama
IT timovi koriste automatizacija poslovnih procesa za upravljanje zahtjevima za usluge kao što su pružanje pristupa i rješavanje problema. Automatizirana pravila usmjeravanja i eskalacije pomažu u osiguravanju dosljedne obrade zahtjeva i unutar definiranih razina usluge.
Prednosti automatizacije poslovanja
Vrijednost automatizacije poslovanja postaje jasna kada se ispita njezin utjecaj na svakodnevno poslovanje. Automatizacija pomaže organizacijama da standardiziraju način izvršavanja posla, smanje ručni napor i održe kontrolu nad ključnim procesima. Ove su prednosti posebno važne za tvrtke koje obrađuju velike količine transakcija u više sustava.
Smanjenje troškova
Automatizacija smanjuje ovisnost o ručnom radu, smanjujući troškove rada i ograničavajući ponovni rad uzrokovan pogreškama. Automatizirani tijekovi rada također uklanjaju kašnjenja povezana s odobrenjima, usmjeravanjem i primopredajom, što rezultira bržim dovršetkom procesa i predvidljivijom kontrolom troškova.
Operativna učinkovitost
Kada se automatizacija primjenjuje dosljedno, procesi se odvijaju na definiran i ponovljiv način. To poboljšava propusnost i omogućuje timovima da se usredotoče na rješavanje iznimki umjesto na rutinske zadatke. U tom smislu, automatizacija podržava pouzdanost i dosljednost procesa, a ne samo brže izvršavanje.
Podrška za skalabilnost
Automatizacija omogućuje organizacijama upravljanje većim opterećenjem bez povećanja broja zaposlenika istom brzinom. Kako obujam raste, automatizirani procesi mogu apsorbirati dodatnu potražnju uz minimalno ručno uključivanje. To omogućuje tvrtkama skaliranje poslovanja bez potpunog oslanjanja na ljudski napor.
Utjecaj na financijsku uspješnost
Istraživanje Gartnera pokazuje financijski učinak automatizacije u velikim razmjerima. Predviđa Gartner da će do 2029. agentska umjetna inteligencija autonomno rješavati 80% uobičajenih problema s korisničkom službom bez ljudske intervencije, što će dovesti do smanjenja operativnih troškova za 30%. To pokazuje kako napredna automatizacija izravno doprinosi kontroli troškova i operativnim performansama.
Sveukupno, automatizacija poslovanja pomaže organizacijama da poboljšaju učinkovitost, upravljaju troškovima i održavaju dosljednu provedbu u svim procesima.
Izazovi poslovne automatizacije
Iako poslovna automatizacija nudi jasne prednosti, njezina implementacija u velikim razmjerima predstavlja nekoliko izazova. Mnoge se organizacije ne bore s implementacijom alata za automatizaciju, već s pretvaranjem automatiziranih rezultata u radnje koje podržavaju poslovne odluke.
Fragmentacija procesa
Inicijative za automatizaciju često se usredotočuju na pojedinačne zadatke umjesto na cjelokupne tijekove rada. Kada se automatizacija poslovnih procesa implementira bez definiranog vlasništva i orkestracije, ona povećava operativnu složenost umjesto da poboljšava učinkovitost.
Upotrebljivost podataka
Automatizirani sustavi generiraju velike količine podataka, ali organizacije često ne uspijevaju pretvoriti te podatke u praktične uvide. Gartner jasno ističe taj nedostatak.
„S analitikom dolazi očekivanje transformativnog donošenja odluka, ali stvarnost je da se mnoge organizacije bore s dobivanjem praktičnih uvida u vezi sa svojim najvažnijim odlukama“, rekla je Kelly Fischbein, viša direktorica istraživanja u Gartnerovoj prodajnoj praksi.
Problemi integracije sustava
Automatizacija ovisi o dosljednom protoku podataka među aplikacijama. Kada su sustavi loše integrirani, automatizirani tijekovi rada prekidaju se i zahtijevaju ručnu intervenciju, smanjujući pouzdanost procesa.
Upravljanje promjenama
Prihvaćanje zaposlenika ostaje izazov kada su procesi nejasni ili je obuka nedovoljna. Za organizacije koje žele izgraditi automatizirane operacije, uspjeh ovisi o usklađivanju tehnologije, procesa i ljudi, a ne o oslanjanju samo na alate.
Alati korišteni za automatizaciju poslovanja
Alati za automatizaciju poslovanja pružaju operativnu osnovu za izvršavanje, integraciju i upravljanje automatiziranim tijekovima rada u cijeloj organizaciji. Ovi alati nisu samostalni uslužni programi. Oni rade zajedno kako bi upravljali logikom procesa, povezivošću sustava, izvršavanjem zadataka i praćenjem performansi. Kada se pravilno implementiraju, omogućuju dosljedno i kontrolirano automatizacija poslovnih procesa kroz funkcije i sustave.
Platforme za automatizaciju poslovnih procesa
Ove platforme čine temelj inicijativa za automatizaciju. Omogućuju organizacijama dizajniranje, izvršavanje i upravljanje tijekovima rada od početka do kraja koji obuhvaćaju odjele i aplikacije. BPA platforme obrađuju odobrenja, usmjeravanje i upravljanje iznimkama, pružajući strukturu i upravljanje za... automatizacija poslovnih procesa napori.
Alati za robotsku automatizaciju procesa (RPA).
RPA alati automatiziraju ponavljajuće zadatke temeljene na pravilima interakcijom s aplikacijama na razini korisničkog sučelja. Obično se koriste tamo gdje je izravna integracija sustava ograničena, podržavajući automatizaciju na razini zadataka unutar širih strategija automatizacije.
Alati za integraciju i upravljanje API-jima
Alati za integraciju omogućuju razmjenu podataka između sustava kao što su CRM, ERP i financijske platforme. Pouzdana integracija osigurava da automatizirani tijekovi rada funkcioniraju od početka do kraja bez ručne intervencije, što je ključno za organizacije koje se kreću prema što je automatizirano poslovanje Model.
Alati za analizu i praćenje
Ovi alati pružaju uvid u performanse automatiziranih procesa. Prate status izvršenja, vremena ciklusa i iznimke, pomažući timovima da identificiraju uska grla i poboljšaju rezultate tijekom vremena.
Alati za automatizaciju s malo koda i bez koda
Alati s malo koda i bez koda omogućuju poslovnim korisnicima konfiguriranje tijekova rada uz minimalan napor razvoja. Podržavaju brže postavljanje uz održavanje kontrole putem unaprijed definiranih pravila.
Poslovna automatizacija u odnosu na digitalnu transformaciju
| Aspekt | Automatizacija poslovanja | Digitalni Transformation |
| Temeljni fokus | Pojednostavljivanje i automatizacija postojećih poslovnih procesa | Redizajniranje poslovnih modela, poslovanja i korisničkog iskustva korištenjem digitalnih tehnologija |
| Djelokrug | Uži i specifični za proces | Široko i na razini cijele organizacije |
| Primarni cilj | Poboljšajte učinkovitost, točnost i dosljednost u tijekovima rada | Omogućite dugoročne poslovne promjene i konkurentsku prednost |
| Orijentacija procesa | Fokusira se na automatizaciju definiranih, ponovljivih procesa | Često uključuje redefiniranje ili zamjenu postojećih procesa |
| Korištenje tehnologije | Koristi alate kao što su platforme za automatizaciju poslovnih procesa, RPA i mehanizmi za upravljanje radnim procesima | Koristi kombinaciju automatizacije, oblaka, analize podataka, umjetne inteligencije i digitalnih platformi |
| Vremenski horizont | Kratkoročna do srednjoročna poboljšanja | Dugoročna strateška inicijativa |
| Utjecaj na operacije | Smanjuje ručni napor i operativna kašnjenja | Mijenja način na koji organizacija posluje i pruža vrijednost |
| Razina rizika | Niže, jer se nadovezuje na postojeće procese | Viša, zbog organizacijskih i kulturnih promjena |
| Uloga u automatiziranom poslovanju | Omogućuje strukturirano izvršenje i skalabilnu kontrolu procesa | Pruža širu viziju i okvir za digitalnu zrelost |
Često postavljana pitanja o automatizaciji poslovnih procesa
Što je automatizacija poslovnih procesa?
Automatizacija poslovnih procesa je korištenje tehnologije za automatizaciju ponovljivih poslovnih tijekova rada temeljenih na pravilima. Omogućuje organizacijama standardizaciju izvršenja, smanjenje ručnog rada i poboljšanje vidljivosti procesa u svim sustavima i timovima, uz održavanje operativne kontrole i dosljednosti.
Kojih je 5 faza BPM-a?
Pet faza BPM-a su dizajn procesa, modeliranje, izvršenje, praćenje i optimizacija. Ove faze pomažu organizacijama da definiraju tijekove rada, automatiziraju izvršenje, prate performanse i kontinuirano poboljšavaju procese na temelju podataka i operativnih rezultata.
Kako funkcionira automatizacija poslovnih procesa?
Automatizacija poslovnih procesa funkcionira definiranjem tijekova rada, pravila i okidača koji vode izvršavanje zadataka u različitim sustavima i među korisnicima. Nakon konfiguracije, platforma za automatizaciju usmjerava zadatke, primjenjuje logiku, integrira aplikacije i prati rezultate uz minimalnu ručnu intervenciju.
Koji su primjeri poslovnih procesa koji se mogu automatizirati?
Uobičajeni primjeri uključuju uključivanje korisnika, obradu računa, upravljanje potencijalnim klijentima, odobravanje zaposlenika, zahtjeve za IT uslugama i tijekove rada za usklađenost. Ovi procesi su obično repetitivni, vođeni pravilima i uključuju više sustava ili timova, što ih čini prikladnima za automatizaciju.
Koje su ključne prednosti automatizacije poslovnih procesa?
Ključne prednosti uključuju poboljšanu učinkovitost, smanjenje pogrešaka, brže vrijeme ciklusa, bolju vidljivost procesa i niže operativne troškove. Automatizacija također omogućuje organizacijama skaliranje poslovanja bez proporcionalnog povećanja ručnog rada ili broja zaposlenika.
——————————————————————————————————————————————
Reference
1. 32 Statistika automatizacije poslovanja za 2021
2. Gartner predviđa da će 69% rutinskog posla koji trenutačno obavljaju menadžeri biti potpuno automatizirano do 2024..
3. Automatizacija mijenja globalnu radnu snagu
