U svakodnevnom poslovanju suočavate se s mnogim poslovnim procesima i dokumentima koji zahtijevaju odobrenje menadžera, rukovoditelja i drugih donositelja odluka. Na primjer, prodajni suradnici često se obraćaju svojim menadžerima za odobrenje popusta na ponude. Korištenje e-pošte za traženje odobrenja potencijalno zatrpava pristiglu poštu i pokazuje se neučinkovitim.
Recimo da kupac traži popust od 20% i da morate dobiti odobrenje svojih menadžera za taj popust. Prvo šaljete e-poruku svom menadžeru prve razine koji je zatim upućuje menadžeru druge razine. Svaka e-poruka s pitanjem, povratnom informacijom ili pojašnjenjem doprinosi lancu e-pošte. Jedan propušteni "odgovori na" ili "odgovori svima" u tim e-mail razgovorima stvara neželjene zabune. Cijeli ovaj proces je neučinkovit, uzrokuje neželjena kašnjenja, a ponekad se odobrenja mogu čak i izgubiti u tranzitu.
Uvođenje odobrenja u Vtiger CRM:
Vtigerovo novo Odobrenja Konfiguracija omogućuje CRM administratorima da definiraju tijekove rada odobrenja izravno na CRM zapisima. Umjesto odobrenja koja se događaju izvan sustava, zahtjevi se kreću kroz unaprijed definirana pravila unutar samog CRM-a.
Odobrenja se mogu primijeniti na ponude, popuste, proračune kampanja ili bilo koji proces koji zahtijeva odobrenje uprave. To osigurava da odobrenja slijede dosljedan put, ostaju vidljiva svim dionicima i evidentiraju se u stvarnoj poslovnoj evidenciji.
Automatsko slanje ponuda na odobrenje na temelju pravila
S Vtigerovim postupkom odobravanja, više ne morate slati e-poruke, održavati sastanke, upućivati pozive ili tražiti odobravatelje kako biste dobili odobrenje za ponude. Ponude se automatski šalju na odobrenje kada se ispune unaprijed definirani uvjeti, što odobrenja čini dijelom tijeka rada za izradu ponuda umjesto zasebnog ručnog koraka.
Podrška za odobrenja na jednoj i više razina
Vtiger omogućuje slanje ponuda na odobrenje od strane jednog odobravatelja ili više odobravatelja, ovisno o situaciji. Ova fleksibilnost pomaže tvrtkama da odražavaju svoje stvarne strukture izvještavanja i donošenja odluka unutar CRM-a.
Primijenite logiku odobravanja na temelju popusta
Vtiger vam omogućuje postavljanje popusta na ponude ili prodajne narudžbe na temelju razina menadžera. Recimo da je popust na ponudu ispod 10%, možda će biti potrebno samo odobrenje menadžera prve razine. Svaki popust iznad 10% može se konfigurirati tako da zahtijeva odobrenja i menadžera prve i druge razine. To osigurava da popusti s većim rizikom dobiju odgovarajuću kontrolu bez usporavanja rutinskih odobrenja.
Jednostavno postavljanje i automatsko usmjeravanje
Do automatski šalju zahtjeve za odobrenje, administrator CRM-a može konfigurirati tijek rada za odobrenje u samo nekoliko minutaNakon što su uvjeti i odobravatelji definirani, svaki citat kreirano u Vtigeru se procjenjuje i usmjerava automatski, bez ručne intervencije.
Uklonite kašnjenje
Kašnjenja u odobravanju obično se događaju kada je kontekst podijeljen na e-poštu, pozive i praćenje. Vtiger cijeli razgovor o odobrenju drži priloženim uz samu ponudu, tako da odluke napreduju bez čekanja na ručnu koordinaciju.
Izravan pristup zapisu ponude
Kada pošaljete ponudu na odobrenje, odobravatelji će primiti e-poruku s poveznicom koja vodi ih izravno do zapis citata u Vtigeru. To uklanja potrebu za pretraživanjem pristiglih poruka ili oslanjanjem na proslijeđene priloge kako bi se razumjelo što treba pregledati.
Pojašnjenja obrađena unutar zapisa
Tijekom postupka pregleda, odobravatelji mogu postavljati pitanja izravno unutar ponude @spominjanjem relevantnih osoba u odjeljku za komentare. To pojašnjenja veže uz ponudu umjesto da budu raspršena po odvojenim nitima e-pošte.
Brži odgovori putem obavijesti u stvarnom vremenu
Budući da @mentioned korisnici dobivaju obavijesti u stvarnom vremenu, na pitanja se brzo odgovara. To smanjuje vrijeme čekanja između pojašnjenja i odluke, omogućujući odobrenja bez nepotrebnih pauza.
Odobri ili odbij s punim kontekstom
Sve rasprave, pojašnjenja i odluke ostaju vidljive u zapisu ponude. Na temelju ovog potpunog konteksta, odobravatelj može s pouzdanjem odobriti ili odbiti dokument bez dodatnog pregovaranja.
Osigurajte da samo klijenti imaju potpuno odobrene dokumente
Dijeljenje ponuda prije nego što su odobrenja finalizirana stvara rizik, posebno kada odobrenja ovise o dugim lancima e-pošte. Vtiger provodi dovršetak odobrenja prije nego što se ponuda može nastaviti, sprječavajući pogreške uzrokovane propuštenim potvrdama.
Sekvencijalna odobrenja
S Vtigerovim odobrenjima, ponude se redom kreću kroz odobravatelje. Ponuda doseže sljedeću razinu odobrenja tek nakon što je prethodna dovršena.
Provedba odobrenja
Ako bilo koji odobravatelj odbije ponudu, proces se odmah zaustavlja. Zapis ostaje zaključan dok se ne dovrše sva potrebna odobrenja, čime se osigurava da do kupaca stignu samo potpuno odobreni dokumenti.
Izazovi nekorištenja odobrenja u Vtiger CRM-u
Praznine u odobrenju e-pošte
Razmislite o izradi ponude s popustom od 15% i slanju e-poštom svom voditelju na odobrenje. Zahtjev se prosljeđuje voditelju druge razine, a rasprave se nastavljaju putem više e-poruka s predlozima različitih razina popusta.
Propuštene potvrde
Kako niz e-mailova raste, važna odobrenja mogu se zagubiti. Prodajni predstavnik može pretpostaviti da je odobrenje dano na temelju djelomičnih odgovora i poslati ponudu ne shvaćajući da je već dano odobrenje na višoj razini.
Poslane netočne ponude
Nakon što pošalje ponudu s popustom od 10%, potencijalni kupac vas kasnije obavještava da je odabrao konkurenta koji nudi 12%. Kada vaš menadžer pregleda povijest e-pošte, otkriva da je menadžer druge razine odobrio popust od 13%. Odobrenje je postojalo, ali je propušteno, što je rezultiralo gubitkom posla.
Možda će vam ove teme također biti zanimljive
S postavljenim Vtigerovim odobrenjima, nikada se nećete suočiti s takvom situacijom. Vtiger vam omogućuje slanje ponude više odobravatelja na različitim upravljačkim razinama. Ako imate jednog odobravatelja na 3 upravljačke razine, ponuda će biti proslijeđena voditelju 2. razine tek nakon što je odobri voditelj 1. razine. Ponuda će biti odbijena ako je voditelj na bilo kojoj od ove tri razine odbije.
Budući da menadžeri na višoj razini uvijek mogu pratiti status odobrenja i pregledavati ponude, uvijek mogu predložiti promjene ako je potrebno. Na taj će način svi uključeni u proces odobravanja ponuda uvijek biti u tijeku s napretkom odobrenja.
Čitaj Dokumentacija odobrenja kako biste saznali kako postaviti odobrenja. Imate li pitanja? Pišite nam na [e-pošta zaštićena]
