Velike male stvari: prevencija dupliranja

Dobro došli natrag u seriju blogova Big Little Things, gdje ističemo neke od manje poznatih i ponekad zanemarenih značajki i poboljšanja u Vtiger CRM-u koja imaju veliku snagu. Ovaj post ističe značajku prevencije dupliranja, koja pomaže u sprječavanju stvaranja novih dupliciranih zapisa u CRM-u. Zaronimo i naučimo više o ovoj maloj, ali moćnoj značajci.

Što je značajka prevencije dupliranja?

Značajka prevencije dupliranja omogućuje administratorima na računu da odaberu do tri jedinstvena polja po modulu na kojima će sustav automatski provjeravati novostvorene zapise za duplicirane vrijednosti. Ako se vrijednosti odabranih polja podudaraju s postojećim zapisom, sustav će spriječiti korisnika da kreira novi zapis.

Gdje korisnici mogu pronaći značajku prevencije dupliciranja?

Značajci prevencije dupliranja mogu pristupiti administratori na računu tako da odu na stranicu Postavke → Upravljanje modulom → Izgledi i polja modula.

Nakon što korisnici kliknu na Izgled modula i polja od njih će se tražiti da odaberu modul s kojim bi željeli raditi (kontakti, ponude, organizacije itd.).

Nakon što je odabran željeni modul, korisnici mogu kliknuti karticu Prevencija dupliranja kako bi počeli mijenjati i prilagođavati ovu značajku kako bi osigurali da se novi duplikati zapisa ne stvaraju u CRM-u.

Kako koristiti prevenciju dupliranja

Nakon što odaberete karticu Prevencija dupliranja, najprije ćete htjeti provjeriti je li gumb "Omogući provjeru duplikata" uključen.

Odatle će korisnicima biti predstavljene različite opcije kako bi se osiguralo da koriste prevenciju dupliranja kako bi zadovoljili svoje potrebe. Raskinimo ove opcije jednu po jednu i uronimo dublje u ovu značajku:

Odaberite jedinstvena polja

Prvi korak je odabir do tri jedinstvena polja na kojima će se zapisi provjeravati. Jedinstvena polja su sva postojeća polja koja imaju vrijednosti koje pripadaju samo jednom zapisu u CRM-u (ovo uključuje prilagođena polja koja je stvorio administrator na računu). Na primjer, ako korisnici postavljaju prevenciju udvostručavanja na modulu Kontakti, ne bi željeli odabrati polja Ime ili Prezime koja će prevencija dupliranja provjeravati. Imena i prezimena često dijele mnoge osobe i nisu jedinstvena polja za identifikaciju.

Neki primjeri polja koja biste trebali koristiti za sprječavanje duplikata u modulu Kontakti su polja Primarna e-pošta i Telefon. Vrijednosti u ovim poljima bit će jedinstvene za kontakt koji ih drži i odlična su polja za provjeru sustava za prevenciju dupliranja.

Dvostruko razmatranje

Zatim, korisnik treba odrediti što sustav uzima u obzir da utvrdi da novostvoreni zapisi nisu duplikati. U ovom koraku možete birati između dvije opcije, detaljno opisane u nastavku:

1. Smatrati duplikat samo ako se sva jedinstvena polja podudaraju – Sustav će provjeriti sva jedinstvena polja odabrana u prvom koraku i spriječiti stvaranje zapisa samo ako se sve vrijednosti polja podudaraju s vrijednostima u postojećem zapisu.
2. Smatra se duplikat ako se barem jedno od jedinstvenih polja podudara – sustav će provjeriti sva jedinstvena polja odabrana u prvom koraku i ako se bilo koja od vrijednosti polja podudara s vrijednostima na postojećem zapisu, sustav će spriječiti stvaranje novog zapisa.

Provjerite zatvorene zapise za duplikate i zanemarite prazne vrijednosti

Sljedeće dvije opcije potvrdnog okvira omogućuju korisnicima da dodatno biraju svoju prevenciju dupliranja:

1. The Provjerite ima li u zatvorenim zapisima duplikata opcija, ako je omogućena, imat će pretragu sustava kroz sve zapise u sustavu, uključujući zatvorene zapise, kako bi potražila odgovarajuće vrijednosti polja kako bi se spriječilo stvaranje dupliciranih zapisa.
2. The Zanemarite prazne vrijednosti opcija, ako je omogućena, zanemarit će vrijednosti praznih polja kada sustav provjerava odabrana jedinstvena polja. To znači da će omogućiti sustavu stvaranje novih zapisa ako se podudarna prazna (prazna) polja podudaraju u CRM-u. Na primjer, ako korisnici koriste polje "Primarna e-pošta" u modulu Kontakti za sprječavanje dupliranja i potvrdni okvir "Ignore Blank Values" je omogućen, sustav će i dalje dopustiti stvaranje novih zapisa iako se tehnički jedinstvena polja podudaraju jer se su prazni.

Opcije radnje na dupliciranim zapisima stvorenim tijekom sinkronizacije

Posljednja opcija koju korisnici imaju prilikom postavljanja prevencije dupliciranja je "Radnja koju treba poduzeti ako se pronađe duplikat zapisa tijekom sinkronizacije s vanjskim aplikacijama." Ovo je važan korak u procesu prevencije dupliranja jer ovdje korisnici mogu dati upute sustavu kako postupati s dupliciranim zapisom pronađenim tijekom sinkronizacije s vanjskom aplikacijom. U ovom koraku možete birati između tri opcije, detaljno opisane u nastavku:

1. Preferirajte najnoviji zapis – Zadržat će se posljednji izmijenjeni podaci
2. Radije interni zapis – Postojeća evidencija u CRM-u će se zadržati onakva kakva jest
3. Radije vanjski zapis – Podaci iz vanjske aplikacije bit će kopirani

Stjecanje boljeg razumijevanja ove značajke i njezina brza implementacija bitan je korak u postavljanju CRM-a, ali se ponekad zanemaruje. Korištenje Duplicate Prevention ne samo da će pomoći korisnicima u održavanju integriteta podataka, već će ih također spasiti od gubljenja dragocjenog vremena na čišćenje duplikata zapisa stvorenih tijekom njihovog CRM putovanja.