Velike male stvari - radnje na popisu

Dobrodošli na prvi blog u našoj novoj mini seriji, "Velike male stvari", gdje ističemo neke od manjih značajki i poboljšanja u Vtiger CRM -u koji predstavljaju veliki udarac.

Za korisnike Cloud tehnologije česta je pojava čuti o velikoj novoj značajci ili ažuriranju verzije. Ono o čemu ljudi obično ne čuju su male značajke ili poboljšanja koja imaju veliki utjecaj na tvrtke koje ih koriste.

Ovaj blog će istaknuti Popis View izbornik i pojedinačne ili masovne akcije koje se mogu izvesti na zapisima bez napuštanja prikaza popisa.
U nastavku sam raščlanio značajke jednu po jednu i ići ću u daljnje detalje o tome kako se mogu koristiti i radnjama koje se mogu izvršiti. Ali prvo, naučimo nešto više o tome što su radnje prikaza popisa.

Što su radnje prikaza popisa (snimanja)?

Radnje prikaza popisa su pojedinačne ili masovne radnje koje se mogu izvesti u prikazu popisa. Korisnici imaju opciju odabrati pojedinačne ili više zapisa odjednom i izvršiti različite radnje kao što su uređivanje, komentiranje, izvoz, ispis/izvoz PDF-a, oznake, prijenos vlasništva, slanje e-pošte, promjena vlasnika, spajanje odabranih zapisa i brisanje.

Uronimo dublje u svaku značajku u nastavku:

Uredi

Značajka Uređivanje u prikazu popisa učinkovit je način uređivanja polja u pojedinačnim zapisima ili u više zapisa odjednom, bez ručnog ulaska u svaki zapis radi izmjena. Prema zadanim postavkama, mnoga polja u Vtigeru dostupna su za masovno uređivanje. Administratori također mogu uključiti i isključiti ovu opciju, dajući potpunu kontrolu nad tim koja se polja mogu uređivati ​​na ovaj način. Administratori također imaju mogućnost stvaranja novih prilagođenih polja i omogućavanja opcije Mass Edit. To omogućuje još veću prilagodljivost i kontrolu.

Zamislite, morate prenijeti stotine zapisa drugom korisniku na temelju vrijednosti određenog polja. Možete jednostavno stvoriti novi popis pomoću uvjeta ili upotrijebiti Pretraživanje prikaza popisa za filtriranje određenih zapisa. Odatle možete odabrati sve zapise na popisu i ponovno ih dodijeliti jednim potezom.

Ova značajka omogućuje korisnicima da u kratkom vremenu izvrše masovne izmjene zapisa, čime se oslobađa dragocjeno vrijeme kako bi se korisnici mogli usredotočiti na važnija pitanja.

Komentar

Značajka Komentar u prikazu popisa omogućuje korisnicima postavljanje poruka, dodavanje datoteka i suradnju sa svojim timovima na pojedinačnim ili više zapisa bez napuštanja prikaza popisa. Korisnici također mogu koristiti @Mentions za slanje e -pošte i obavijesti određenim kolegama ako im nešto treba.

Pogledajmo scenarij u kojem bi voditelj prodaje mogao koristiti ovu značajku za objavljivanje komentara na sve vodeće zapise koji imaju status 'Hladno', tražeći od svojih prodajnih predstavnika da naprave naknadne pozive pomoću nove skripte. Voditelj prodaje može stvoriti prilagođeni popis pomoću filtera i uvjeta za generiranje popisa svih potencijalnih klijenata sa statusom 'Hladno'. Odatle, menadžer prodaje može jednostavno upotrijebiti @Mentions spominjući @salesteam za upućivanje poziva i priložiti novu datoteku skripte izravno u odjeljak Komentari u zapisu Leads. Svi korisnici koji su dio grupe @salesteam tada će biti obaviješteni putem e -pošte i obavijesti u CRM -u, upozoravajući ih da je njihov upravitelj podnio ovaj zahtjev. Također će imati jednostavan pristup za preuzimanje nove datoteke skripte.

Interno, u Vtigeru, uvelike se oslanjamo na značajke Komentari i @Mention prilikom ažuriranja zapisa ili suradnje s različitim timovima. Omogućavanje korisnicima mogućnost komentiranja nekoliko zapisa odjednom jednostavan je, ali učinkovit način za uštedu vremena.

Izvoz

Prilikom izvoza podataka zapisa iz prikaza popisa, korisnicima će se prikazati tri različite opcije navedene u nastavku:

1. Izvoz odabranih zapisa: Omogućuje korisnicima odabir i izvoz određenih zapisa s popisa omogućavanjem ili onemogućavanjem potvrdnog okvira pored zapisa.
2. Izvoz podataka u trenutnu stranicu: Omogućuje korisnicima izvoz svih podataka na stranici (20 zapisa odjednom).
3. Izvezite sve podatke: Izvozi sve zapise na sve stranice povezane s modulom.

Ove tri opcije omogućuju korisnicima fleksibilnost u kontroliranju zapisa koje žele izvesti iz prikaza popisa. Ovo je iznimno korisno ako korisnici žele izvesti nekoliko ili mnogo specifičnih zapisa u CSV datoteku kako bi izvršili promjene prije ponovnog uvoza i ažuriranja zapisa u svom sustavu.

Ispis/izvoz PDF -a

Opcija Ispis/izvoz PDF -a omogućuje korisnicima brzi odabir pojedinačnih ili više zapisa za ispis ili izvoz tih zapisa u PDF formatu. Korisnici mogu odabrati podatke koje žele izvesti u PDF -u:

• Izrada prilagođenih predložaka ispisa
• Korištenje zadanih predložaka koje nudi Vtiger

Još jedan sjajan atribut značajke Ispis/Izvoz PDF -a je taj što korisnicima omogućuje slanje e -pošte kontaktima u CRM -u, korisnicima ili ad hoc adresa e -pošte te automatski prilaže odabrane PDF datoteke.

Oznake

Korištenje oznaka izvrstan je način označavanja zapisa primjenom riječi ili kratke fraze pod nazivom "Oznake". Korisnici mogu organizirati ili pronaći određene zapise na temelju riječi ili fraze s kojom su označeni. U prikazu popisa korisnici također mogu koristiti ove oznake za označavanje više zapisa istodobno, što im omogućuje brzo i jednostavno grupiranje specifičnih zapisa. Oznake se također mogu koristiti u uvjetima za mnoge aktivnosti, uključujući stvaranje popisa modula, marketinških popisa itd.

Prijenos vlasništva

Ova je značajka dostupna samo u modulu Kontakti i može se koristiti za prijenos povezanih zapisa korisniku ili grupi u CRM -u. Na primjer, ako Kontakt ima povezane slučajeve, citate, ponude itd. Korisnici mogu koristiti značajku Prijenosa vlasništva za prijenos i dodjeljivanje svih povezanih zapisa iz određenih modula određenom korisniku ili grupi u CRM -u.

Pošalji e-poštu

Značajka slanja e -pošte u prikazu popisa dostupna je u modulima Kontakti, Organizacije i Potencijalci te je moćan alat za korištenje pri slanju e -pošte određenim Kontaktima ili potencijalnim klijentima. Ova značajka omogućuje korisnicima slanje do 10 e -poruka odjednom bez postavljanja i zakazivanja e -mail kampanje. Prilikom slanja e -pošte pomoću ove značajke prikaza popisa, korisnici mogu birati između postojećeg predloška e -pošte ili stvoriti e -poštu u hodu prije nego što je pošalju željenim kontaktima ili potencijalnim klijentima. Korisnici također mogu odabrati žele li uključiti sve primatelje u jednu e -poruku ili slati zasebnu e -poštu svakom primatelju.

Promijenite vlasnika

Ova radnja Prikaz popisa dostupna je u modulu Zadaci. Omogućuje korisnicima da promijene vlasnika ('Dodijeljeno') pojedinačnim ili više zapisa o zadacima sa samo nekoliko klikova, čak i ako su zapisi u stanju 'Zatvoreno'.

Dobar primjer kako se to može koristiti je ako korisnik napušta vašu tvrtku, a vi morate prenijeti njegove zadatke drugom korisniku. Sve što trebate učiniti je:

• Otvorite popis Svi zadaci u modulu Zadaci
• Pomoću pretraživanja prikaza prikaza filtrirajte zadatke dodijeljene korisniku koji odlazi
• Odaberite sve zadatke na temelju rezultata pretraživanja
• Ponovno dodijelite ove zadatke drugom korisniku

To se može učiniti za manje od 30 sekundi, čime se štedi ogromna količina vremena koje bi se potrošilo ulaskom u svaki zapis kako bi se ručno dodijelili.

Spoji odabrane zapise

Radnje prikaza popisa također vam omogućuju spajanje do tri odabrana zapisa u jedan, što je izuzetno korisno pri rješavanju dupliciranih zapisa. Nakon što korisnik odabere zapise u prikazu popisa i klikne gumb Spoji odabrane zapise, prikazuje se skočni prozor. Od njih se traži da odaberu polja koja bi željeli zadržati pri spajanju zapisa. To omogućuje korisniku da točno odredi i odabere podatke u pojedinim poljima koja želi zadržati. Također, sve aktivnosti kao što su komentari i dodirne točke te svi povezani zapisi modula automatski će se spojiti i zadržati nakon što dođe do spajanja.

Primjer toga bio bi da imate dva zapisa kontakta za istu osobu, ali jedan od zapisa ima adresu e -pošte koja se više ne koristi. Korisnik bi mogao spojiti zapise i osigurati da zadrže trenutnu adresu e -pošte koju njihov kontakt koristi. Nema potrebe za prebacivanjem između zapisa i kopiranjem/lijepljenjem podataka u polja prije brisanja jednog od zapisa.

Značajka Spajanje odabranih zapisa čini ovaj proces jednostavnim, brzim i preciznim, štedi vrijeme i energiju uz zadržavanje točnih i relevantnih podataka.

Izbrisati

Značajka Brisanje u radnjama prikaza popisa iznimno je učinkovit način brisanja pojedinačnih ili više zapisa odjednom.

Na primjer, recimo da ste u CRM uvezli stotine vodećih zapisa koji imaju loše podatke ili nedostaju, poput praznih vrijednosti u poljima Ime, Prezime i E -pošta. Možete jednostavno stvoriti novi popis pomoću uvjeta za filtriranje i odabir ovih zapisa te ih poslati izravno u koš za smeće. Obrisani zapisi čuvaju se u košari 30 dana prije nego što se trajno izbrišu. Ova značajka pomaže korisnicima:

• Očistite zapise u njihovom CRM -u
• Brzo smanjite količinu iskorištenog prostora za pohranu

Sada kada smo pregledali sve značajke dostupne u radnjama s prikazom popisa, jasno je da su te značajke izgrađene kako bi masovne operacije nad zapisima bile učinkovite, besprijekorne i jednostavne. U konačnici, dopuštajući korisnicima Vtiger CRM -a uštedu vremena, energije i novca.