Dobro došli natrag u još jedno poglavlje u seriji blogova Big Little Things, gdje ističemo neke od manje poznatih i ponekad zanemarenih značajki i poboljšanja u Vtiger CRM-u koja imaju veliku snagu. Ovaj post ističe zakazana izvješća koja korisnicima omogućuju stvaranje, generiranje i slanje izvješća prema rasporedu po vlastitom izboru. Zaronimo i saznajmo više o ovoj značajci.
Što su zakazana izvješća?
Zakazana izvješća dostupna su u našim izdanjima One Professional i One Enterprise i mogu se implementirati nakon što se izradi bilo koje izvješće. Sa samo nekoliko klikova i nakon unosa nekoliko detalja korisnici mogu zakazati automatsko generiranje izvješća i slanje e-poštom na određeni datum ili dnevno, tjedno, mjesečno ili godišnje. Izvješća se mogu slati u CSV, Excel ili PDF formatu korisnicima, grupama i ulogama (interno), uz opciju slanja kopije na određene adrese e-pošte primateljima koji nisu korisnici (vanjski).
Planirana izvješća – slučajevi korištenja
Postoji bezbroj scenarija za korištenje značajke zakazanih izvješća koja mogu koristiti organizacijama svih veličina i djelatnosti. U nastavku je nekoliko slučajeva korištenja o tome kako naši korisnici koriste ovu značajku:
- Organizacija koja proizvodi i opskrbljuje medicinske uređaje bolnicama i klinikama koristi planirana izvješća za analizu koliko bolnica posjećuju pojedinačni prodajni agenti na tjednoj bazi. Da bi to postigli, izradili su izvješće o modulu Događaji koje detaljno opisuje koliko je Događaja dodijeljeno po korisniku u prethodnih 7 dana. Svakog ponedjeljka ovo planirano izvješće se automatski generira i šalje e-poštom njihovom upravitelju na daljnji pregled.
- Tvrtka za inženjering i tehnološka rješenja htjela je vidjeti koliko se aktivnih korisnika nije prijavilo na CRM u zadnjih 7 dana. Zakazuju slanje "Izvješća o zadnjoj prijavi" svakog ponedjeljka upravi kako bi osigurali da se njihovi korisnici prijavljuju u CRM prema očekivanjima.
- Mnoge organizacije koriste izvješća kako bi stekle uvid u broj mjesečnih prodaja koje su razdijelile po godini. Ove organizacije žele vidjeti koliko se prihoda generira mjesečno u financijskoj godini (na temelju dogovora). Oni koriste zakazana izvješća za slanje ovih podataka na kraju svakog mjeseca koji pokazuju upravi broj prodaja i iznos generiran u posljednjoj 1 godini prema mjesečnim podacima.
U nastavku su neki dodatni scenariji za korištenje zakazanih izvješća:
- Obavijestite svoje kolege o određenim zapisima
- Generirajte i šaljite izvješća prije sastanaka kako biste optimizirali produktivnost
- Obavijestite kupce i korisnike o kasnim radnjama
- Pošaljite automatizirana izvješća o učinku svojim zaposlenicima i menadžerima
- Pošaljite izvješća o nepodmirenim fakturama upravi i kupcima
- Obavijestite vlasnike zapisa o poslovima koji su zaustavljeni
- Pošaljite izvještaje o vrhu bliže prodajnim predstavnicima i upravi
- Ažurirajte predstavnike podrške i menadžment o broju otvorenih zahtjeva za podršku po agentu.
Ovo je samo nekoliko različitih načina na koje neki od naših klijenata koriste zakazana izvješća kako bi uštedjeli vrijeme, pružili vrijedne uvide i povećali produktivnost bez trošenja dodatnog vremena na ručno slanje izvješća.
Kako izraditi planirano izvješće
Stvaranje planiranog izvješća jednostavan je postupak koji zahtijeva samo nekoliko koraka. Slijedite korake u nastavku kako biste započeli zakazivanje svojih izvješća u Vtigeru:
- Nakon izrade izvješća otvorite ga i kliknite na tri točkice (gumb Više) u gornjem desnom kutu zapisa. Odaberite "Raspored izvješća".
- Zatim će korisnici morati ispuniti i odabrati pojedinosti o tome kome će se izvješće slati, učestalost slanja, vrijeme početka i format datoteke u kojem će se izvješće slati. Također, postoji mogućnost slanja izvješća e-poštom čak i ako je izvješće prazno.
- Nakon klika na Spremi, pojavit će se skočni prozor u gornjem desnom kutu ekrana koji obavještava korisnika da je Izvješće uspješno zakazano.
- Nakon što je izvješće uspješno zakazano, korisnici mogu podesiti primatelje izvješća, učestalost, vrijeme početka i format datoteke otvaranjem izvješća i ponovnim klikom na gumb "Više".
*Bilješka – Ako je odabran PDF format datoteke, u izvješću će biti poslano samo 1,000 zapisa. Korisnici bi trebali zakazati u CSV ili Excel formatu ako izvješće premašuje ili se očekuje da će premašiti 1,000 zapisa.
Korisnici također mogu vidjeti kada je zakazano sljedeće pokretanje izvješća i imaju opciju "ukloniti" izvješće iz rasporeda na istom zaslonu za uređivanje.
Zašto čekati, počnite zakazivati svoja izvješća u Vtigeru već danas i dopustite da snaga automatizacije radi za vaše poslovanje.
Kliknite ovdje da se prijavite za 15-dnevno besplatno probno razdoblje ili isprobate naše zauvijek besplatno Pilot izdanje.
