Dobro došli natrag u seriju blogova Big Little Things, gdje ističemo neke od manje poznatih i ponekad zanemarenih značajki i poboljšanja u Vtiger CRM-u koja imaju veliku snagu. Ovaj post ističe modul Timelogs, koji može pratiti vrijeme koje korisnici ili grupe potroše na zadatke. Počnimo od osnova.
Što su vremenski zapisi?
Oslanja li se vaša naplata na pažljivo praćenje vremena po minuti ili ako želite bolje pratiti vrijeme potrošeno na interne zadatke, modul Timelogs će odgovarati vašim potrebama.
Vremenski zapisi omogućuju vam da dokumentirate svoje vrijeme provedeno na određenim zadacima. Modul vam daje mogućnost odabira vremena i datuma početka te vremena i datuma završetka aktivnosti i dodavanje dodatnih detalja prema potrebi.
Vremenski zapisi dostupni su u Zadacima, Slučajevima, Internim ulaznicama i Radnim nalozima. Vremenske zapise možete pronaći u odjeljku One View svakog zapisa, kao što je prikazano u nastavku.
Također možete kreirati vremenske zapise na dvije druge lokacije: modul Timelogs i izbornik Quick Create.
Iz modula Timelogs možete kreirati nove vremenske zapise prema potrebi. Modul možete pronaći tako da otvorite Glavni izbornik > Projekti > Uključivanje projekta > Vremenski zapisi.
Ako trebate izraditi vremenski zapis iz nepovezanog odjeljka CRM-a, to možete učiniti iz izbornika Quick Create na vrhu zaslona označenog ikonom '+'.
Stvaranje vremenskih zapisa sa značajkom mjerača vremena
Možda ćete otkriti da je davanje procjena za svaki vremenski zapis koji izradite netočno. Za precizno mjerenje vremena, značajka mjerača vremena dostupna je unutar pojedinačnih zapisa kompatibilnih s modulom Timelogs.
Tajmer će vam omogućiti pokretanje, pauziranje i zaustavljanje mjerača vremena koji odbrojava svaku sekundu koja prođe. Nakon što zaustavite mjerač vremena, kreira se vremenski zapis koji sadrži zabilježeno vrijeme.
Da biste pronašli mjerač vremena, idite u prikaz sažetka zadatka. U zadatku postoji ikona za početak u gornjem desnom kutu odjeljka vremenskih zapisa. Klikom na ovu ikonu pokrenut ćete mjerač vremena.
Ponovnim klikom na ikonu, iako će ona sada biti u obliku štoperice, otvorit će se skočni prozor koji sadrži ukupno proteklo vrijeme, mogućnost pauziranja i opciju zaustavljanja mjerača vremena.
Pauziranje mjerača vremena omogućit će vam ponovno pokretanje vremena po potrebi bez stvaranja novog zapisa vremenskog zapisa. Zaustavljanje mjerača vremena stvorit će zapis vremenskog dnevnika s posljednjim vremenom dodanim u zapis.
Naplata kroz Timelogs
Ako upravljate naplatom po satu ili nekom drugom vremenskom okviru, možete također postaviti vremenski zapis kao naplativ kroz povezani zapis. To se može postići kroz nekoliko koraka.
Prvo, kada stvarate ili uređujete zapis, postavite zapis kao 'Naplativo'. Ovo se može odabrati u bloku Pojedinosti usluge u zapisu. Zatim povežite povezanu uslugu i postavite stopu po kojoj ćete naplatiti uslugu.
U donjem primjeru, postavio sam neriješeni predmet na 'Je li naplativ' i povezao uslugu povezanu s vremenom provedenim u radu na predmetu. Povezivanje povezane usluge potrebno je za postavljanje zapisa kao naplativog.
Nakon što se izvrši promjena, imat ćete opciju postaviti i vremenski zapis kao naplativ.
Nakon što je zapis postavljen kao Zatvoreno ili Riješeno, možete izraditi fakturu iz zapisa. Ova će faktura povući informacije izravno iz vremenskih zapisa postavljenih kao naplativi na temelju stope postavljene unutar zapisa.
Slijedeći ovaj proces, možete točno pratiti svoje naplativo vrijeme potrošeno na zadatke i brzo fakturirati svoje klijente iz iste evidencije.
Vremenski zapisi na djelu
Značajka Timelogs najbolje se razumije u scenariju stvarnog svijeta.
Na primjer, tvrtka koja nudi konzultantske usluge za startup tvrtke naplaćuje šezdeset dolara po satu za vrijeme provedeno s jednim od njihovih stručnjaka. Kupci se prvo javljaju putem e-pošte. Ova radnja generira slučaj u CRM-u za pregled njihovog tima.
E-pošta koju šalje korisnik prosljeđuje se u Mailroom CRM-a, koji zatim generira novi slučaj.
Nakon toga će član tima početi raditi na zahtjevu za savjetovanje, što često uključuje više sastanaka s klijentom uz dodatni interni rad s drugim odjelima. Znajući da je zahtjev bio za savjetovanje, korisnik bi prvo postavio zapis kao naplativ i povezao povezanu uslugu.
Sastanci i interno potrošeno vrijeme mogu se izračunati kroz vremenske zapise i označiti kao naplative unutar svakog vremenskog dnevnika. Kada je konzultacija gotova, oni mogu generirati i poslati račun klijentu za ukupnu količinu odrađenih sati. Čak i s više vremenskih zapisa povezanih sa predmetom, svi će se automatski dodati fakturi kada se prvi put izradi.
Sada, ovo je samo generalizirani pristup procesu. Možda prvo pošaljete ponudu ili naplatu izvršite putem drugog postupka. Prema potrebi možete modificirati CRM i način na koji ga koristite kako bi bolje odgovarao vašem poslovnom procesu.
Iako je Timelogs mala značajka, to je moćan alat koji može pratiti vrijeme provedeno na unutarnjim i vanjskim zadacima.
Kliknite ovdje da se prijavite za 15-dnevno besplatno probno razdoblje ili isprobate naše zauvijek besplatno Pilot izdanje.
