Moja je majka stalno sastavljala popise za provjeru – za svoje namirnice, mjesečne troškove, kupovinu i tako dalje. Njezini putni popisi bili su legendarni. Ovisno o tome kamo smo putovali, navela bi sve stvari koje je trebalo spakirati, uključujući magnetski šah, bojice i stripove za nas djecu. Njezini su popisi za provjeru bili fleksibilni i podložni promjenama prema njezinim hirovima.
S druge strane, popisi za provjeru u očevoj bolnici bili su pomno sastavljeni i marljivo su ih slijedili. Budući da je kirurg, pobrinuo se da se naprave kontrolne liste za različite postupke – prije, tijekom i nakon operacije.
Jedna američka studija otkrila je da su bolnice koje su koristile kirurški kontrolni popis Svjetske zdravstvene organizacije (WHO) smanjile smrtnost nakon operacije za 22%. 1
Možete izraditi kontrolne liste za svoje osobne kao i za profesionalne zadatke. Jeste li znali da je kontrolna lista jedna od najstarijih i najjeftinijih (ako vam ne smeta riječ) i najjednostavnijih tehnika upravljanja? Iako se Benjamin Franklin smatra ocem modernog kontrolnog popisa, siguran sam da se kontrolni popisi koriste stoljećima.
U ovom blogu raspravljat ću o tome kako vam kontrolni popisi mogu pomoći da povećate produktivnost na poslu, ali prvo...
Što je kontrolni popis?
Popis za provjeru je pomoć pri poslu koja navodi zadatke ili aktivnosti koje je potrebno dovršiti unutar određenog vremena. Napredni popisi za provjeru također uključuju različite zahtjeve - poput alata, ovisnosti i ponašanja, koji zahtijevaju da izvršite svoje zadatke.
Kako kontrolni popisi pomažu?
Svi brinemo o 'pomicanju vratnica' na poslu. Ponekad se utrka na sto metara može pretvoriti u maraton.
Koči nas i činjenica da je ljudsko pamćenje ograničeno. Povrh toga, mnogi od nas skloni su odugovlačiti, zanemarivati ili izostavljati svoje zadatke. Popisi za provjeru pomažu vam u upravljanju projektima – bez obzira na to koliko je projekt mali. Može biti jednostavno poput pisanja bloga ili složeno poput implementacije softverskog rješenja.
Kontrolni popisi vam pomažu u:
- Imati kontrolu nad svojim zadacima.
- Identificiranje i određivanje prioriteta koraka koji trebaju biti dio procesa.
- Razdvojite svoje zadatke na najsitnije dijelove, dodijelite ljude i datume.
- Osigurati da se ključni zadaci ne preskaču.
- Usredotočenost na zadatke.
- Osiguravanje da su zadaci dovršeni u prepoznatom redoslijedu.
- Dosljedno obavljanje zadataka kako biste postigli željene rezultate.
Kako izraditi popis za provjeru?
Sad kad znate kako vam popisi za provjeru pomažu, što mislite što bi trebalo biti dio popisa za provjeru? Evo nekoliko točaka koje treba uzeti u obzir kada stvarate kontrolni popis za postupak:
- Definirajte zašto je potrebno izraditi popis za provjeru.
- Identificirajte sve zadatke i podzadatke koje je potrebno izvršiti.
- Odredite kako, kada i tko će koristiti kontrolni popis.
- Identificirajte osobe odgovorne za svaki zadatak.
- Navedite ovisnosti za zadatke.
Prednosti korištenja popisa za provjeru
Popisi za provjeru pružaju višestruku korist organizaciji kao i pojedincima – posebno mentalnoj dobrobiti zaposlenika. Da vidimo kako.
Prednosti za organizaciju
Bolja raspodjela vremena i truda
Precizni kontrolni popisi pomažu vam identificirati sve korake potrebne za proces. Moći ćete prepoznati vitalne zadatke i odrediti im prioritete. Moći ćete preusmjeriti svoju pozornost, vrijeme i trud da ih dovršite prije drugih.
Smanjenje grešaka
Popis za provjeru pomaže vam da ispišete sve zadatke i aktivnosti za proces ili projekt za određeni datum ili trajanje. Budući da su svi zadaci navedeni, šanse za pogreške su smanjene, a postoji vrlo malo prostora za zaposlenike da propuste zadatak.
Povećanje učinkovitosti
Uz popise za provjeru, zaposlenicima je ugodno raditi na procesu u cjelini. Pogreške su smanjene. Vrijeme i trud potrebni za dovršenje zadatka također su smanjeni. To dovodi do povećanja učinkovitosti. Ponekad vam kontrolni popisi također pomažu identificirati suvišne korake ili korake koji se ponavljaju, što će vam pomoći da eliminirate suvišne korake ili poboljšate proces.
Identifikacija zadataka koji se ponavljaju
Popisi za provjeru olakšavaju vam prepoznavanje zadataka koji se ponavljaju ili onih zadataka koji zahtijevaju vrijeme. Za one od vas s digitaliziranim procesima ili ako koristite softver, to je prvi korak prema automatizaciji ovih zadataka. Zamislite vrijeme koje ćete uštedjeti automatizacijom.
Povećanje produktivnosti
Pročitajte gore ponovno. Ne mislite li da svi oni dovode do povećanja produktivnosti? Uostalom, možete učiniti više u manje vremena.
Prednosti za zaposlenika
U usporedbi s drugim tehnikama ili alatima upravljanja, popis za provjeru može biti jednostavan alat za upravljanje, ali na mnogo načina koristi vašim zaposlenicima.
Povećava motivaciju
Popisi za provjeru pomažu u postizanju malih ciljeva. Sa svakim obavljenim zadatkom zaposlenici osjećaju uspjeh. Kada su zadovoljni na poslu, motivirani su za ulaganje u sebe i organizaciju.
Povećava kreativnost
Naši su mozgovi ožičeni da razmišljaju i promišljaju zadatke koji zahtijevaju našu pozornost, stvarajući stresnu situaciju. Budući da popisi za provjeru navode sve zadatke koje je potrebno obaviti, zaposlenici se osjećaju slobodnije i manje pod stresom. Pomaže im da budu kreativni na poslu. Doći će do novih ideja koje bi zapravo mogle pomoći u poboljšanju korištenih procesa.
Stvara liderske kvalitete
Redovito izvršavanje zadataka stvara osjećaj postignuća kod vaših zaposlenika. Gradi samopouzdanje i pomaže im u traženju izazovnih zadataka. Popisi za provjeru pomažu u razvoju liderskih kvaliteta kod vaših zaposlenika.
Vrste kontrolnih lista
Sigurno se pitate postoje li različite vrste kontrolnih popisa! Mnogi su ih pokušali kategorizirati, ali sve ovisi o tome vrsta procesa ili aktivnosti želite izraditi popis za provjeru. To može biti popis za provjeru projekta, popis za provjeru sigurnosti, popis za provjeru kvalitete itd. Mogu se izraditi za timove ili za pojedince, a mogu se izraditi za bilo koju vrstu profesije.
To može biti jednostavan popis za provjeru na kojem navodite deset stvari koje trebate učiniti i označavate ih dok ih ispunjavate. Ili, to može biti kontrolni popis za komplicirane procese sa spomenutim datumima i ovisnostima.
Postoje razni kontrolni popisi koje možete izraditi. Siguran sam da ste napravili popis ili dva vlastita. Koristim EXCEL list za izradu jednostavnih popisa za provjeru koji mi pomažu odrediti prioritete i izvršiti svoje zadatke svakodnevno. Zadaci na čekanju premještaju se na sljedeći dan. Pomažu mi identificirati ključne zadatke koji zahtijevaju moju pozornost i guraju druge na dno popisa.
Neki od mojih kontrolnih popisa također sadrže zadatke raspoređene kroz tjedan dana budući da datum završetka nije odmah.
Samo naprijed i napravite kontrolni popis na početku radnog dana. Uvjerite se sami – kako ćete učiniti više u manje vremena.
--------------------------
Ref: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
