Dio 1 iz naše serije GDPR i CRM (Što je GDPR i kako to utječe na CRM?) objasnio je osnove GDPR-a - od zašto je zakon donesen, do toga kako stvara novu paradigmu za zakonitu interakciju s podacima europskih građana. Vratite se tom postu za početni opis GDPR-a i njegovih mandata. U ovom ćemo dijelu razmotriti kako će vam promjene koje dolaze u Vtiger pomoći u poštivanju zakona za razliku od bilo kojeg drugog CRM rješenja.
Izazovi upravljanja suglasnostima
Jedan od najizazovnijih dijelova novog zakona koji se treba pridržavati jest dobivanje potvrđene suglasnosti za svaku uporabu podataka osobe. To je posebno izazovno iz četiri razloga:
Upravljanje pristankom može biti veliki otpor na vrijeme
Bit ćete suočeni s bezbrojnim kontaktima, svaki u različitoj fazi njihovog odnosa s vama, te stoga trebate dati pristanak za drugu svrhu. Možete zatražiti novo vodstvo za pristanak za dijeljenje informacija s partnerom i novog klijenta za pristanak na pohranjivanje broja kreditne kartice. Svaki put ćete morati pitati za pristanak, čekati njihov odgovor, zabilježiti njihov odgovor, a zatim poduzeti akciju. Svako od njih oduzima vrijeme, a mjerilo se kroz brojne potencijalne kupce i kupce mjesečno, što može postati veliki otpor na vrijeme.
Jednom kad je pružena, za pristanak mora biti lako da opozove pristanak
GDPR zahtijeva od vas da nekome olakšate opozivanje pristanka, jer je to za njih da ga daju. Time se povećava vrijeme potrebno za upravljanje suglasnostima.
Ne možete dopustiti da bilo kakva suglasnost prođe kroz pukotine
Suviše dugo čekanje na djelovanje na temelju pristanka može eliminirati korisnost dobivanja suglasnosti. To je osobito istinito kada dijelite podatke o vodi s partnerima, koji moraju udariti kada je željezo vruće. Osim toga, zakonski je imperativ da ne dopustite kontaktu da se izbaci kroz pukotine. Ako kontakt poništi pristanak da koristite njihove podatke, ali ga slučajno podijelite s partnerom nakon činjenice jer niste primijetili, kršite GDPR.
Pristanak mora biti teško krivotvoriti
Razlog za prijavu pristanka kontakta je da vas zaštiti ako tvrde da ga nikada nisu dali. To je znatno manje vjerojatno da će se dogoditi ako dobijete pristanak na način koji je teško odbiti. To možete učiniti tako da zatražite obrazac ID-a ili ga zatražite od provjerene adrese e-pošte ili portala na koji imaju pristup. Mnogo manje koristan pristanak dobije se putem javno dostupnog izvora, poput obrasca na Vašoj web stranici, jer ga svatko može podnijeti tvrdeći da je netko drugi.
Osim svih drugih zakonskih obveza koje morate ispuniti, GDPR izgleda da treba toliko mikromenadžmenta da nećete imati vremena za stvarno drugo.
Upravljanje pristankom ne mora biti tako teško
Uz to kao početnu prigodu, sa zadovoljstvom najavljujemo Vtigerove nove alate za poštivanje GDPR-a i privatnost - koji se pojavljuju 9. svibnja ili prije. Oni su način na koji se bez napora usklađuju s mnogim odredbama GDPR-a, opsežno. Uzimajući samo nekoliko minuta za postavljanje, omogućuju vašim kupcima da vide vaše politike i zahtjeve koji se za njih odnose, sigurno daju pristanak i ostvaruju druga prava koja im daje GDPR, a istovremeno vam olakšavaju uvid u njihove pristanke i postupanje po njima.
Novi alati se sastoje od tri velike promjene koje zajedno čine najveću izmjenu privatnosti i sigurnosti u povijesti Vtigera. Oni su:
- Nova stranica s postavkama kontakta
- Novo šifrirano polje podataka
- Nove GDPR kompatibilne kampanje e-pošte
I ovdje je krunski dragulj tih promjena BDP-a:
Predstavljamo novu Vtigerovu stranicu za postavke kontakta
Na stranici s suglasnostima vaši kontakti i kontakti idu na sljedeće:
- Upravljajte svojim pretplatama na popisu e-pošte
- Saznajte više o upotrebi podataka i drugim pravilima
- Upravljajte pristankom na podatke koje pohranjujete na njih
- Kontrola pristaje na praćenje
- Upravljajte pristankom za druge dozvole koje želite zatražiti
- Zamolite vas da prestanete koristiti njihove podatke
- Zamolite vas da izbrišete njihove osobne podatke
Stranica je u potpunosti prilagodljiva - od toga tko je može vidjeti, do onoga što vide i po čemu djeluju, pa čak i do toga kako su obaviješteni o novim pristancima koji se od njih traže. Vtiger automatski pokreće postavke koje vode i kontakti na ovoj stranici, kad god je to moguće (više o tome u sekundi) ili su dostupne u evidenciji kontakata kako biste ih koristili u filtrima popisa, izvješćima i automatizaciji tijeka rada - minimizirajući ' treba preuzeti nove odgovornosti.
Kako će moji kontakti i kontakti saznati više o stranici postavki i pristupiti njoj?
Nakon što omogućite stranicu i odaberete tko joj može pristupiti, oni s dozvolom za korištenje automatski primaju e-poštu koja im daje do znanja. To ih čini napornim tražiti.
Možete omogućiti lakši budući pristup ovoj stranici dodavanjem veze na stranicu s postavkama u podnožje e-pošte poslanih od vaših korisnika Vtiger. Ovo podnožje može se prilagoditi.
Osim toga, link "unsubscribe" u kampanjama e-pošte poslanim iz Vtiger-a sada ukazuje na stranicu s preferencama primatelja. Ako primatelj nema pristup stranici s postavkama, na vrhu stranice vidjet će samo opcije postavki e-pošte.
Za što mogu pristati moje kontakte i kontakte?
Uz pisanu izjavu koja se može prilagoditi, 5 vrste suglasnosti možete dodati na njihovu stranicu.
Pohrana i korištenje podataka
Ako pohranjujete osjetljive podatke, poput nacionalnog ID broja kontakta ili broja kreditne kartice, možete dati kontaktima kontrolu nad tim poljem tako što ćete zatražiti dopuštenje putem njihove stranice saglasnosti. Ako kontakt odobri - sjajno! Ako opozovu dopuštenje, tada se CRM polje automatski briše i zaključava - osiguravajući vašu usklađenost.
Praćenje angažmana
Kada šaljete e-poštu ili dokument kontaktu iz Vtigera, njihove interakcije se prate kako bi vaši timovi za prodaju, marketing i podršku mogli saznati više o interesima kontakata i prilagoditi buduće komunikacije njima. Ako želite, možete dopustiti svojim kontaktima da kontroliraju hoće li ih pratiti ili ne putem praćenja angažmana.
Prilagođena odobrenja
Ako radite stvari poput dijeljenja podataka o kontaktu s trećom stranom ili ih koristite u automatiziranom donošenju odluka, možete dodati prilagođeno polje za pristanak da biste dobili dozvolu za tu upotrebu. Ako kontakt odobri ili opozove pristanak, vidjet ćete da je njihova odluka u zapisniku o kontaktu i mogu koristiti svoj odgovor za stvaranje filtriranih popisa, izgrađenih izvješća ili čak u automatizaciji tijeka rada.
Zaustavite obradu
GDPR zahtijeva da kontaktima omogućite mogućnost potpunog isključivanja obrade. Možete im predati ključeve zapisa kontakta dodavanjem gumba "Zaustavi obradu" na stranicu njihovih postavki. Ako je kliknu, Vtiger automatski zaključava njihov CRM zapis tako da korisnici ne mogu uređivati vrijednosti polja i isključuje ih iz kampanja putem e-pošte - nije potrebna ručna intervencija.
Brisanje
Možete dopustiti kontaktima da zatraže da izbrišete njihove osobne podatke dodavanjem gumba "Izbriši moje podatke" na stranicu njihovih postavki. Ako je kliknu, to omogućuje potvrdni okvir s oznakom "brisanje zatraženo" u njihovom zapisu. Da biste reagirali na to, možete filtrirati te kontakte i izbrisati cijele njihove zapise - ali za neke je ovo preširok pristup. Da biste bili operativniji u tome da zapise učinite neidentificirajućim, možete upotrijebiti novu opciju "Izbriši osobne podatke" u izborniku "više" zapisa da biste izbrisali Vtigerova polja koja ste označili kao osobna.
Kako mogu koristiti njihovu suglasnost?
Ako pristanak nije lak za djelovanje, oni postaju skuplji za upravljanje od pomoći. Ovdje Vtiger zaista sjaji.
Osim gore spomenutih podataka o pohrani i korištenju podataka, praćenju angažmana i zaustavljanju obrade brisanja, svi odgovori na pristanak spremaju se u novi blok "Sukobi" u njihovom CRM zapisu da bi korisnici vidjeli kada komuniciraju s kontaktima i kontaktima ,
Te suglasnosti možete koristiti za izradu popisa ili izvješća. Osim toga, mogu se koristiti kao uvjeti u automatiziranim tijekovima rada - tako, na primjer, u trenutku kada kontakt pristane da ga partner kontaktira, Vtiger može automatski i odmah poslati svoje podatke partneru bez vaše intervencije.
Ako moj kontakt proslijedi poruku e-pošte koja sadrži njihove postavke, veza s nekim drugim, može li ta druga osoba promijeniti svoje postavke?
Za promjene na stranici postavki kontakta potrebna je potvrda putem e-pošte - i to je ono što ih čini provjerljivima. Kada se izvrši promjena postavki, kontakt će dobiti daljnju e-poruku u kojoj će se zatražiti da kliknu vezu kako bi potvrdili te promjene. Čak i promjene u postavkama e-pošte sada zahtijevaju potvrdu, tako da vaši kontakti mogu sigurno prosljeđivati vaše e-adrese bez brige da će netko moći promijeniti njihove postavke.
Kako postaviti stranicu s suglasnostima?
Postavke stranice s novim odrednicama olova i kontakata konfigurirane su na stranici "Suglasnosti" u području CRM postavki. Odavde možete konfigurirati:
- Tko dobiva obavijesti za pristup i promjene na stranici postavki (npr. Samo obavijesti kontakte s regijom = “EU”)
- Podnožje e-pošte povezuje se na stranicu s postavkama kontakta u korisničkim porukama e-pošte
- Koje se suglasnosti pojavljuju na stranici s preferencama kontakta na temelju informacija u njihovom profilu (npr .: zatražite samo CC # za kontakte s prodajnom fazom = "spremni za kupnju").
- Zadani odabir svake suglasnosti
Stranice s suglasnostima pružaju veliku pomoć u postizanju usklađenosti s GDPR-om s iskustvom koje je sjajno za vaše klijente, a to je za vas jednostavno.
Šifrirana polja podataka
Ako osjetljive podatke pohranite kao broj kreditne kartice ili nacionalni ID broj, sada imate mogućnost označiti polje kao osjetljivo u Vtiger.
Time se postižu tri cilja:
- Šifrira polje u Vtiger-ovim bazama podataka. Nakon dovršetka, nitko bez vašeg dopuštenja ne može vidjeti podatke. Nisu hakeri (svjesni smo da do sada nije bilo kršenja!), Ne mi, a ne vaši drugi korisnici.
- To zamagljuje vrijednost polja prikazanu vašim korisnicima. Na primjer, možete sakriti sve osim posljednjih 4 znamenki broja kreditne kartice. To znači, na primjer, da su agenti za podršku još uvijek u mogućnosti provjeriti identitet kontakta, ali da ne mogu vidjeti punu vrijednost, smanjujući rizik od kompromitiranja.
- Omogućuje vam da ovlastite određene korisnike da vide cijelu vrijednost polja. Na primjer - ovlašteni članovi tima za naplatu mogli bi samo jednim klikom otkriti puni broj kreditne kartice. Ta se radnja bilježi i može se pretraživati kroz novi zapisnik pristupa šifriranom polju u području postavki.
Kodirana polja imaju nekoliko ograničenja koja biste trebali razmotriti prije nego što ih omogućite:
- Prikazi popisa, izvješća i izvezeni podaci mogu prikazivati samo šifrirane vrijednosti
- Globalno pretraživanje pretražuje samo izložene znakove
- Jednom omogućeno za polje, šifriranje se ne može onemogućiti
To je zasad za šifrirana polja.
Kampanje e-pošte u skladu s GDPR-om
Posljednje, ali svakako ne i najmanje važno, su Vtigerove nove e-mail kampanje koje zadovoljavaju GDPR.
GDPR sada zahtijeva da sada dobijete jasno, nedvosmisleno dopuštenje za slanje marketinške e-pošte - to u osnovi znači dobivanje dvostruke prijave (opisano u dijelu 1 ovog bloga).
S Vtiger, dvostruko opting u vodi i kontakti je lako. Ako su podnijeli web-obrazac s omogućenim potvrdnim okvirom "pošalji mi marketinšku e-poštu", primit će dvostruku adresu e-pošte u kojoj će od njih tražiti da potvrde svoju želju za primanjem marketinške e-pošte klikom na vezu. Ako nisu stigli putem web-obrasca, možete poslati ovu poruku e-pošte voditelju ili kontaktu ručno iz CRM zapisa, ili na cijeli popis iz modula popisa marketinga (osim ako ste se isključili).
Ako znate da netko nije u Europskoj uniji ili ste primili drugi prihvatljivi oblik dopuštenja za slanje e-poštom, možete zaobići potrebu za dvostrukim uključivanjem tako što ćete odabrati kontakt u sebi. Da bismo razumjeli kako to učiniti, upoznajmo se s načinom na koji funkcioniraju ostala nova rješenja za e-poštu.
Novi statusi za uključivanje e-pošte
Umjesto našeg starog polja "Odjavi se", kontakti i kontakti sada imaju polje "Email-u-status" koje zamjenjuje stari "Isključi" potvrdni okvir. U njemu se nalaze vrijednosti 6.
- nijedan
- Jedno uključivanje (korisnik)
- Jedno uključivanje (web-oblik)
- Dvostruko uključivanje
- Isključivanje (korisnik)
- Isključivanje (kontakt)
Te se vrijednosti mogu postaviti na jedan od nekoliko načina. Ako kontakt klikne vezu u e-pošti s dvostrukom prijavom koju je primio, Vtiger postavlja vrijednost "Double Opt-In". Ako kontakt pošalje vaš web obrazac s omogućenim potvrdnim okvirom "Želim primati marketing putem e-pošte", Vtiger postavlja vrijednost "Single opt-in (web form)". Jednokratnu prijavu (korisnik) postavljaju samo vaši korisnici - i to mogu učiniti prilikom pojedinačnog stvaranja kontakta ili tijekom prijenosa. Inače, svi novi kontakti započinju s „Ništa“.
Ta su stanja važna jer Vtigeru možete reći koje opt-inove smatrate prihvatljivima za slanje e-pošte za kontakt iz sustava kampanja e-pošte. Vaše opcije su:
- Samo dvostruko uključivanje
- Dvostruko uključivanje i jedno uključivanje (korisnik)
- Dvostruko uključivanje, jedno uključivanje (korisnik) i jedno uključivanje (web-oblik)
Koju postavku trebate odabrati ovisi o mnogo čimbenika. Uvijek preporučujemo Double opt-in samo kao najsigurniji izbor legalno, jer je uvijek teško razaznati je li kontakt državljanin EU-a.
Kako kontakti isključuju moje kampanje?
Vaši kontakti mogu se isključiti iz kampanja e-pošte na dva načina. Ako vam se obrate tražeći da ih isključite iz svojih kampanja, možete promijeniti njihov status uključivanja u opciju "Isključi (korisnik)". Možete poništiti taj status u slučaju da zatraže da se ponovno uključe. Ako kontakt posjeti stranicu s postavkama i isključi, onda je njihovo isključivanje nepovratno, osim ako ponovno pošalju webformu za ponovno uključivanje.
Na što utječu mogućnosti isključivanja?
Kako bi se osiguralo da se postavke kontakata ne primaju komercijalne e-pošte poštuju, opt-out spriječava da se sve nove poruke e-pošte dostave kontaktu. To uključuje kampanje e-pošte, autoresponders, radne poruke e-pošte i ad-hoc e-poruke.
Da biste spriječili prekidanje postojećih odnosa ili razgovore koje su pokrenuli vaši kontakti, na oba se odgovora može odgovoriti čak i putem isključivanja kontakta.
Da sumiram
Usklađenost s GDPR-om je složena tema koja zahtijeva da europskim građanima pružite čije podatke koristite s određenim novim pravima. Ova prava mogu biti teško pružiti na način koji ne ometa vaše poslovanje.
Vtigerovi novi GDPR i alati za upravljanje privatnošću olakšavaju vam da se pridržavate GDPR-a tako što ćete svojim kontaktima dati mjesto za upravljanje njihovim pristankom, ili ostvariti svoja GDPR prava, ni u kojem trenutku nego što je potrebno za postavljanje stranice.
Ako vas zanima, budite spremni za naš sljedeći post na blogu o tome kako konfigurirati naš novi GDPR i alate za privatnost te kampanje putem e-pošte, kako bi vam pomogli da brzo dobijete pristanak i uskladite se.
