Što je produktivnost?
Produktivnost određuje standard rezultata. Produktivnost se općenito odnosi na sposobnost pojedinca, tima ili organizacije da rade učinkovito unutar tog vremena kako bi se maksimizirao učinak.
Posao je ciklus postavljanja i ispunjavanja ciljeva ili rokova - pojedincima i tvrtkama potrebni su sustavi produktivnosti i alati kako bi ostali na vrhu svoje igre i ostvarili rezultate.
Istraživači proučavao radnike znanja 2013. i ponovno tijekom zatvaranja pandemije 2020. i otkrio značajne promjene u načinu na koji rade.
Evo ključnih nalaza:
- Zaključavanje nam pomaže da se usredotočimo na posao koji je stvarno važan. Provodimo 12% manje vremena uvučeni u velike sastanke i 9% više vremena u interakciji s klijentima i vanjskim partnerima.
- Zaključavanje nam pomaže da preuzmemo odgovornost za vlastite rasporede. Radimo 50% više aktivnosti po osobnom izboru — jer ih smatramo važnima — i upola manje jer nas je netko drugi to zamolio.
- Tijekom karantene, svoj rad smatramo isplativijim. Stvari koje radimo ocjenjujemo vrijednima za našeg poslodavca i za sebe. Broj zadataka ocijenjenih kao zamorni pada s 27% na 12%, a broj zadataka koje bismo mogli prepustiti drugima pada s 41% na 27%.
Produktivnost je funkcija mnogih čimbenika — organizacije, radnog okruženja, motivacije, upravljanja vremenom i zdravlja.
Evo alata koji vam mogu pomoći da poboljšate svoju produktivnost na poslu:
Organizacijski alati
Organizacija je važna za produktivnost. Tradicionalno, popisi obaveza, proračunske tablice, dnevnici, planeri i ljepljive bilješke pomažu u organiziranju aktivnosti. Digitalni organizacijski alati mogu puno više.
Digitalni dnevnici kao što je Penzu, planeri sadržaja kao što je Hootsuite i digitalne proračunske tablice kao što je Airtable olakšavaju dodavanje, upravljanje, suradnju, organiziranje i pristup podacima i znanju. Evernote, Microsoft OneNote i Dropbox papir pomažu pri pisanju bilješki, dok Sanebox i Unroll.me pomažu u organiziranju i uklanjanju nereda iz e-pošte.
Alati za upravljanje projektima
Upravljanje projektom potrebno je za realizaciju ciljeva projekta s opsegom, vremenom i proračunskim ograničenjima. Alati poput Process Bliss i ClickUp pomažu u upravljanju procesima i tijekovima rada.
Project Libre, Rational Plan i GanttPRO izvode dodatne aktivnosti poput planiranja resursa, upravljanja proračunom i praćenja napretka. Ostali alati za upravljanje projektima kao što su ProofHub, Infinity i Wrike također povećavaju radnu produktivnost.
Komunikacijski alati
Provjeravanje e-pošte utječe na produktivnost i povećava razinu stresa. Studija otkriva da je u prosjeku potrebno 60 sekundi za povratak na posao nakon provjere e-pošte. Međutim, jednako je važno održavati komunikaciju na poslu, posebno ako radite s timskim ili kolektivnim zadatkom.
Komunikacijski alati kao što su Shift, Fleep i Litmus pomažu u upravljanju višestrukim računima, e-poštom, web aplikacijama i alatima. Email Finder i Right Inbox također olakšavaju i ubrzavaju komunikaciju e-poštom. Zoom, Skype i Gotomeeting izvrsni su alati za timske sastanke i video konferencije.
Alati za e-učenje
Produktivnost se povećava kada značajno poboljšate svoje vještine. Nova zamjenska vještina ili znanje potiče vaš osobni i radni razvoj. CodeNest vam omogućuje jednostavno učenje čak i najsloženijih tehničkih tečajeva i poboljšanje vaše produktivnosti.
Alati za praćenje vremena
Upravljanje vremenom donosi visoku produktivnost jer se ciljevi postižu unutar zadanog vremenskog okvira. Čak i s rasporedom ili popisom obaveza, moguće je izgubiti pojam o vremenu i potrošiti više sati nego što je planirano na zadatak.
Alati za praćenje vremena prate količinu vremena utrošenog na projekt i osiguravaju da cijelo vrijeme budete unutar svojih zadataka. Ovi se alati za produktivnost preporučuju udaljenim timovima. Primjeri uključuju Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff i Time doctor.
Alati za suradnju
Timski rad povećava produktivnost jer različiti pojedinci zajedno udružuju resurse kako bi ostvarili cilj. Najrašireniji alati za suradnju su Slack, Google Docs, Bit.ai i Trello. Dopuštaju više osoba da rade na projektu.
Alati za suradnju ključni su za komunikaciju, doprinos i praćenje u timskim projektima. Oni pomažu u rasterećenju vašeg radnog opterećenja podržavajući delegiranje budući da više pojedinaca može rješavati različite zadatke u radnom prostoru.
Alati za upravljanje pohranom
Pohranjivanje u oblaku može biti jeftina, vremenski učinkovita metoda za pohranjivanje i sigurnosno kopiranje sustava. Međutim, njegove dodatne mogućnosti uključuju hosting web stranice, hosting e-pošte, mobilne radne prostore i jednostavno dijeljenje datoteka.
Alati za pohranu u oblaku za povećanje osobne produktivnosti i produktivnosti na radnom mjestu uključuju: iCloud, Google Drive i Microsoft OneDrive. Omogućuju jednostavan pristup datotekama i zaštitu. Alati za upravljanje znanjem kao što je Tettra olakšavaju traženje i ažuriranje informacija.
Alati za planiranje
Slijeđenje rasporeda pomaže vam da pokušate učiniti više u kraćem vremenu. Planiranje daje moć da odredite prioritete zadataka, ciljeva i dovršite projekte unutar raspoloživog vremena. Oni povećavaju produktivnost kroz planiranje unaprijed i podsjetnike.
Pomoću ovih alata možete zakazivati sastanke, rezervacije, sastanke, poruke i zadatke. Također se može sinkronizirati s digitalnim kalendarima i koristiti AI algoritme za učenje vašeg rasporeda i preuzimanje organiziranja, rezerviranja i ažuriranja događaja. Ovi alati uključuju Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger i Doodle.
Alati za upravljanje zdravljem
Zdravlje je bogatstvo jer produktivnost pojedinca bitno ovisi o njegovom fizičkom i mentalnom zdravlju. Neki alati pomažu u praćenju i održavanju cjelokupne dobrobiti vašeg tijela. MyFitnessPal, Yoga studio, Talkspace, TMetric, Streak, Loseit, Doropomo pomažu u povećanju radne produktivnosti pomažući vam da pratite i održavate svoje psihološko stanje, zdrave navike i težinu.
Zaključak
Vaša produktivnost izravno utječe na standard i količinu vaših rezultata. Visoka produktivnost postavlja vas na vrh stvari u vašem životu jer vas postupno izvlači iz ciklusa jurnjave za rokovima. Pruža osjećaj ispunjenja nakon svakog obavljenog posla i sprječava vas da izgorite. Odaberite najmanje jednu aplikaciju iz svake kategorije i gledajte kako vam razina produktivnosti vrtoglavo raste.
