Dalam bisnis sehari-hari, Anda berurusan dengan banyak proses bisnis dan dokumen yang memerlukan persetujuan dari manajer, eksekutif, dan pengambil keputusan lainnya. Misalnya, tenaga penjualan sering meminta persetujuan diskon pada penawaran kepada manajer mereka. Menggunakan email untuk meminta persetujuan berpotensi memenuhi kotak masuk dan terbukti tidak efisien.
Misalnya, seorang pelanggan meminta diskon 20% dan Anda harus mendapatkan persetujuan diskon tersebut dari manajer Anda. Pertama, Anda mengirim email ke manajer tingkat satu Anda yang kemudian meneruskannya ke manajer tingkat dua. Setiap email yang berisi pertanyaan, umpan balik, atau klarifikasi akan menambah rangkaian email. Satu kesalahan kecil seperti "balas ke" atau "balas semua" dalam percakapan email tersebut akan menimbulkan kebingungan yang tidak diinginkan. Seluruh proses ini tidak efisien, menyebabkan penundaan yang tidak diinginkan, dan terkadang persetujuan bahkan bisa hilang dalam perjalanan.
Memperkenalkan Fitur Persetujuan di Vtiger CRM:
Vtiger baru Persetujuan Konfigurasi ini memungkinkan administrator CRM untuk menentukan alur kerja persetujuan langsung pada catatan CRM. Alih-alih persetujuan terjadi di luar sistem, permintaan diproses melalui aturan yang telah ditentukan sebelumnya di dalam CRM itu sendiri.
Persetujuan dapat diterapkan pada penawaran harga, diskon, anggaran kampanye, atau proses apa pun yang memerlukan persetujuan manajerial. Hal ini memastikan persetujuan mengikuti alur yang konsisten, tetap terlihat oleh semua pemangku kepentingan, dan tercatat dalam catatan bisnis yang sebenarnya.
Pengiriman Otomatis Penawaran untuk Persetujuan Berdasarkan Aturan
Dengan proses persetujuan Vtiger, Anda tidak perlu lagi mengirim email, mengadakan rapat, melakukan panggilan telepon, atau mengejar pemberi persetujuan untuk mendapatkan persetujuan penawaran. Penawaran secara otomatis dikirim untuk persetujuan ketika kondisi yang telah ditentukan terpenuhi, menjadikan persetujuan sebagai bagian dari alur kerja penawaran, bukan langkah manual yang terpisah.
Mendukung persetujuan satu tingkat dan multi-tingkat
Vtiger memungkinkan penawaran harga dikirim untuk persetujuan dari satu pemberi persetujuan atau beberapa pemberi persetujuan, tergantung pada situasinya. Fleksibilitas ini membantu bisnis mencerminkan struktur pelaporan dan pengambilan keputusan aktual mereka di dalam CRM.
Terapkan logika persetujuan berbasis diskon.
Vtiger memungkinkan Anda untuk mengatur diskon pada penawaran harga atau pesanan penjualan berdasarkan level manajer. Misalnya, jika diskon pada penawaran harga di bawah 10%, mungkin hanya memerlukan persetujuan dari manajer level satu. Diskon di atas 10% dapat dikonfigurasi untuk memerlukan persetujuan dari manajer level satu dan level dua. Hal ini memastikan diskon berisiko tinggi mendapatkan pengawasan yang tepat tanpa memperlambat persetujuan rutin.
Pengaturan sederhana dan perutean otomatis
Untuk Dengan mengirimkan permintaan persetujuan secara otomatis, administrator CRM dapat mengkonfigurasi alur kerja persetujuan hanya dalam beberapa menit.Setelah persyaratan dan pihak yang menyetujui ditentukan, setiap mengutip Dibuat di Vtiger dievaluasi dan diarahkan secara otomatis, tanpa intervensi manual.
Hilangkan keterlambatan
Penundaan persetujuan biasanya terjadi ketika konteks terpecah di berbagai email, panggilan telepon, dan tindak lanjut. Vtiger menyimpan seluruh percakapan persetujuan yang terhubung dengan penawaran itu sendiri, sehingga keputusan dapat diproses tanpa menunggu koordinasi manual.
Akses langsung ke catatan penawaran harga
Saat Anda mengirimkan penawaran untuk persetujuan, pihak yang menyetujui akan menerima email yang berisi tautan yang membawa mereka langsung ke Catatan kutipan di Vtiger. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mencari di kotak masuk atau mengandalkan lampiran yang diteruskan untuk memahami apa yang perlu ditinjau.
Klarifikasi ditangani di dalam catatan.
Selama proses peninjauan, pemberi persetujuan dapat mengajukan pertanyaan langsung di dalam penawaran dengan menyebutkan (mention) orang-orang yang relevan di bagian komentar. Hal ini memastikan klarifikasi tetap terkait dengan penawaran dan tidak tersebar di berbagai utas email yang berbeda.
Respons lebih cepat melalui notifikasi waktu nyata
Karena pengguna yang disebut (mentioned) diberi tahu secara real-time, pertanyaan dapat dijawab dengan cepat. Hal ini mengurangi waktu tunggu antara klarifikasi dan keputusan, sehingga persetujuan dapat diproses tanpa jeda yang tidak perlu.
Setujui atau tolak dengan konteks lengkap.
Semua diskusi, klarifikasi, dan keputusan tetap terlihat pada catatan penawaran. Berdasarkan konteks lengkap ini, pemberi persetujuan dapat dengan yakin menyetujui atau menolak dokumen tanpa perlu bolak-balik lagi.
Pastikan hanya dokumen yang disetujui sepenuhnya yang menjangkau pelanggan
Berbagi penawaran harga sebelum persetujuan diselesaikan menimbulkan risiko, terutama ketika persetujuan bergantung pada rangkaian email yang panjang. Vtiger memberlakukan penyelesaian persetujuan sebelum penawaran harga dapat diproses lebih lanjut, mencegah kesalahan yang disebabkan oleh konfirmasi yang terlewat.
Persetujuan Berurutan
Dengan sistem Persetujuan Vtiger, penawaran harga akan diproses oleh para pember审批 secara berurutan. Sebuah penawaran harga hanya akan mencapai tingkat persetujuan berikutnya setelah tingkat persetujuan sebelumnya selesai.
Penegakan Persetujuan
Jika ada pihak yang menyetujui menolak penawaran, proses akan segera berhenti. Catatan tetap terkunci hingga semua persetujuan yang diperlukan selesai, memastikan hanya dokumen yang telah disetujui sepenuhnya yang sampai ke pelanggan.
Tantangan Jika Tidak Menggunakan Persetujuan di Vtiger CRM
Kesenjangan persetujuan email
Pertimbangkan untuk membuat draf penawaran dengan diskon 15% dan mengirimkannya melalui email kepada manajer Anda untuk persetujuan. Permintaan tersebut diteruskan ke manajer tingkat dua, dan diskusi berlanjut melalui beberapa email yang menyarankan berbagai tingkat diskon.
Konfirmasi yang terlewatkan
Seiring berjalannya percakapan email, persetujuan penting dapat terabaikan. Seorang tenaga penjualan mungkin berasumsi bahwa persetujuan telah diberikan berdasarkan respons sebagian dan mengirimkan penawaran tanpa menyadari bahwa persetujuan tingkat yang lebih tinggi telah diberikan.
Kutipan yang dikirim salah.
Setelah mengirimkan penawaran diskon 10%, calon pelanggan kemudian memberi tahu Anda bahwa mereka memilih pesaing yang menawarkan diskon 12%. Ketika manajer Anda meninjau riwayat email, dia menemukan bahwa manajer tingkat dua telah menyetujui diskon 13%. Persetujuan itu ada tetapi terlewatkan, sehingga mengakibatkan hilangnya kesepakatan.
Anda juga dapat menemukan topik ini menarik
Dengan pengaturan Persetujuan Vtiger, Anda tidak akan pernah menghadapi situasi seperti itu. Vtiger memungkinkan Anda untuk mengirimkan penawaran kepada beberapa pemberi persetujuan di berbagai tingkatan manajerial. Jika Anda memiliki satu pemberi persetujuan di 3 tingkatan manajerial, maka penawaran akan diteruskan ke manajer tingkat 2 hanya setelah manajer tingkat 1 menyetujuinya. Dan penawaran akan ditolak jika manajer di salah satu dari tiga tingkatan tersebut menolaknya.
Karena manajer di tingkat yang lebih tinggi selalu dapat melacak status persetujuan dan melihat penawaran harga, mereka selalu dapat menyarankan perubahan jika diperlukan. Dengan cara ini, semua orang yang terlibat dalam proses persetujuan penawaran harga akan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan persetujuan.
Baca Dokumentasi persetujuan Untuk mempelajari cara mengatur persetujuan. Ada pertanyaan? Tulis kepada kami di [email dilindungi]
