Hal-Hal Kecil Besar: Pencegahan Duplikat

Selamat datang kembali di seri blog Big Little Things, di mana kami menyoroti beberapa fitur dan peningkatan yang kurang dikenal dan terkadang diabaikan di Vtiger CRM yang memberikan dampak besar. Posting ini menyoroti fitur Pencegahan Duplikat, yang membantu mencegah catatan duplikat baru dibuat di CRM. Mari selami dan pelajari lebih lanjut tentang fitur kecil namun kuat ini.

Apa itu Fitur Pencegahan Duplikat?

Fitur Pencegahan Duplikat memungkinkan admin pada akun untuk memilih hingga tiga bidang unik per modul di mana sistem akan secara otomatis memeriksa catatan yang baru dibuat untuk nilai duplikat. Jika nilai bidang yang dipilih cocok dengan catatan yang ada, sistem akan mencegah pengguna membuat catatan baru.

Di mana Pengguna Dapat Menemukan Fitur Pencegahan Duplikat?

Fitur Pencegahan Duplikat dapat diakses oleh admin pada suatu akun dengan masuk ke halaman Pengaturan → Manajemen Modul → Tata Letak dan Bidang Modul.

Setelah pengguna mengklik Tata Letak dan Bidang Modul, mereka akan diminta untuk memilih modul yang ingin mereka gunakan (Kontak, Kesepakatan, Organisasi, dll).

Setelah Modul yang diinginkan dipilih, pengguna dapat mengklik tab Pencegahan Duplikat untuk mulai memodifikasi dan menyesuaikan fitur ini untuk memastikan catatan duplikat baru tidak dibuat di CRM.

Cara Menggunakan Pencegahan Duplikat

Setelah memilih tab Pencegahan Duplikat, pertama-tama Anda harus memastikan tombol "Aktifkan pemeriksaan duplikat" diaktifkan.

Dari sana, pengguna akan diberikan berbagai opsi untuk memastikan mereka menggunakan Pencegahan Duplikat untuk memenuhi kebutuhan mereka. Mari kita uraikan opsi-opsi ini satu per satu dan selami lebih dalam fitur ini:

Pilih Bidang Unik

Langkah pertama adalah memilih hingga tiga bidang unik yang catatannya akan diperiksa. Bidang unik adalah bidang yang sudah ada yang memiliki nilai yang hanya dimiliki oleh satu catatan di CRM (Ini termasuk bidang khusus yang telah dibuat oleh admin di akun). Misalnya, jika pengguna menyiapkan Pencegahan Duplikat pada modul Kontak, mereka tidak ingin memilih bidang Nama Depan atau Nama Belakang untuk diperiksa oleh Pencegahan Duplikat. Nama depan dan nama belakang sering digunakan bersama oleh banyak orang dan bukan merupakan bidang pengenal yang unik.

Beberapa contoh bidang yang harus Anda gunakan untuk mencegah duplikat dalam modul Kontak adalah bidang Email Utama dan Telepon. Nilai di bidang ini akan menjadi unik untuk Kontak yang menampungnya dan merupakan bidang yang bagus untuk diperiksa sistem untuk Pencegahan Duplikat.

Pertimbangan Duplikat

Selanjutnya, pengguna harus menentukan pertimbangan apa yang diambil oleh sistem untuk menentukan bahwa catatan yang baru dibuat bukan duplikat. Ada dua opsi untuk dipilih dalam langkah ini, yang dirinci di bawah ini:

1. Pertimbangkan sebagai duplikat hanya jika semua bidang unik cocok – Sistem akan memeriksa semua bidang unik yang dipilih pada langkah pertama dan hanya mencegah catatan dibuat jika semua nilai bidang cocok dengan nilai pada catatan yang ada.
2. Pertimbangkan sebagai duplikat jika setidaknya salah satu bidang unik cocok – sistem akan memeriksa semua bidang unik yang dipilih pada langkah pertama dan jika salah satu nilai bidang cocok dengan nilai pada catatan yang ada, sistem akan mencegah catatan baru dibuat.

Periksa Catatan Tertutup untuk Duplikat dan Abaikan nilai Kosong

Dua opsi kotak centang berikutnya memungkinkan pengguna untuk menghubungi Pencegahan Duplikat mereka lebih jauh:

1. The Periksa Catatan Tertutup untuk Duplikat opsi, jika diaktifkan, akan membuat sistem mencari melalui semua catatan dalam sistem termasuk catatan tertutup untuk mencari nilai bidang yang cocok untuk mencegah catatan duplikat dibuat.
2. The Abaikan Nilai Kosong opsi, jika diaktifkan, akan mengabaikan nilai bidang kosong saat sistem memeriksa bidang unik yang dipilih. Ini berarti akan memungkinkan sistem untuk membuat catatan baru jika pencocokan bidang kosong (kosong) cocok di CRM. Misalnya, jika pengguna menggunakan bidang "Email Utama" di modul Kontak untuk Pencegahan Duplikat dan kotak centang "Abaikan Nilai Kosong" diaktifkan, sistem akan tetap mengizinkan catatan baru dibuat meskipun secara teknis bidang unik cocok karena kosong.

Opsi Tindakan Pada Rekaman Duplikat yang Dibuat Selama Sinkronisasi

Opsi terakhir yang dimiliki pengguna saat menyiapkan pencegahan duplikat adalah "Tindakan yang Harus Dilakukan Jika Rekaman Duplikat Ditemukan Saat Menyinkronkan Dengan Aplikasi Eksternal." Ini adalah langkah penting dalam proses Pencegahan Duplikat karena di sinilah pengguna dapat menginstruksikan sistem tentang cara menangani catatan duplikat yang ditemukan selama sinkronisasi dengan aplikasi eksternal. Ada tiga opsi untuk dipilih dalam langkah ini, yang dirinci di bawah ini:

1. Pilih Rekor Terbaru – Data rekaman yang paling baru dimodifikasi akan disimpan
2. Lebih suka Rekaman Internal – Catatan yang ada di CRM akan dipertahankan apa adanya
3. Lebih suka Rekaman Eksternal – Data dari aplikasi eksternal akan disalin

Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang fitur ini dan menerapkannya dengan cepat merupakan langkah penting dalam menyiapkan CRM tetapi terkadang diabaikan. Menggunakan Pencegahan Duplikat tidak hanya akan membantu pengguna menjaga integritas data tetapi juga akan menyelamatkan mereka dari membuang-buang waktu yang berharga untuk membersihkan catatan duplikat yang dibuat sepanjang Perjalanan CRM mereka.