Hal Kecil Besar – Temukan Duplikat

Selamat datang kembali di Big Little Things, di mana kami menyoroti beberapa fitur dan peningkatan yang kurang dikenal dan terkadang diabaikan di Vtiger CRM yang sangat bermanfaat. Dengan melihat lebih dalam dan memaparkan beberapa fitur ini, tujuan kami adalah membantu memastikan pengguna kami memperoleh manfaat sebanyak mungkin saat menggunakan CRM kami.

Blog ini menyoroti modul Temukan Duplikat. Mari selami dan temukan apa itu fitur Temukan Duplikat dan bagaimana fitur itu dapat digunakan untuk membersihkan database Anda sambil memastikan bahwa pengguna memiliki data terbaru yang paling relevan di CRM mereka. Kami juga akan membahas beberapa cara lain untuk menemukan duplikat di CRM menggunakan pencarian Tampilan Daftar, Satu Tampilan, dan Pencarian Global.

Apa itu Modul Temukan Duplikat?

Grafik Temukan Duplikat modul tersedia di semua edisi Vtiger dan dapat ditemukan di Aplikasi Alat di bawah kategori Manajemen Data. Ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mencari dan mengidentifikasi catatan duplikat berdasarkan nilai bidang dalam modul tertentu. Setelah mengidentifikasi rekaman duplikat, pengguna kemudian dapat memutuskan cara terbaik untuk mengelolanya.

Menggunakan Temukan Duplikat

Setelah modul Temukan Duplikat dibuka, pengguna akan diminta untuk memilih modul, daftar, dan nilai bidang yang ingin mereka cari untuk mengidentifikasi rekaman duplikat. Pengguna juga memiliki opsi untuk mengabaikan nilai bidang kosong dan memeriksa rekaman tertutup untuk duplikat.

Setelah memasukkan semua kriteria dan menekan pencarian, sistem akan dengan cepat mengidentifikasi dan menyajikan semua catatan duplikat yang ditemukan, dalam tampilan daftar. Dari sana, pengguna dapat memilih rekaman yang relevan dan memutuskan bagaimana mereka ingin mengelolanya, dengan menggunakan opsi Hapus atau Gabungkan.

Menggabungkan Rekaman Duplikat

Saat menggunakan opsi penggabungan, pengguna dapat memilih hingga tiga rekaman sekaligus untuk kemudian digabungkan menjadi satu. Rekaman yang dipilih ditampilkan dalam format kisi yang memungkinkan pengguna untuk memilih bidang individual yang ingin mereka pertahankan dalam rekaman gabungan terakhir. Ini sangat membantu untuk bisa mendapatkan visual yang jelas dari semua catatan duplikat dengan bidangnya diletakkan berdampingan. Ini memastikan bahwa pengguna menyimpan informasi yang paling akurat dan terkini dari semua catatan duplikat sambil juga merapikan dan membersihkan database mereka.

Menghapus Catatan Duplikat

Menghapus catatan duplikat menjadi mudah menggunakan modul Temukan Duplikat. Pengguna cukup memilih catatan duplikat yang ingin mereka hapus dan dengan beberapa klik menghapus beberapa catatan sekaligus. Catatan yang dihapus juga akan disimpan di recycle bin selama 30 hari sebelum sepenuhnya dihapus, memungkinkan pengguna untuk memulihkan catatan dan data mereka yang terhapus secara tidak sengaja.

Cara Lain untuk Menemukan Rekaman Duplikat

Ada tiga cara lain untuk menemukan duplikat di CRM. Saya telah merangkumnya lebih lanjut, di bawah ini:

Satu Pandangan

Setelah menginstal Vtiger's Kalkulus AI Ekstensi, pengguna akan dapat melihat dan dengan cepat mengakses duplikat catatan Transaksi yang ditampilkan saat melihat catatan Transaksi di Satu Pandangan. Secara default, Kalkulus AI memeriksa bidang "Nama Transaksi" untuk teks duplikat, tetapi juga akan menampilkan catatan duplikat berdasarkan bidang apa pun yang telah Anda siapkan menggunakan Pencegahan Duplikat pada modul Penawaran.

Daftar Lihat Pencarian

Pengguna dapat menggunakan pencarian Tampilan Daftar untuk menemukan rekaman duplikat dengan memasukkan nilai unik ke dalam kotak pencarian. Setelah catatan duplikat ditemukan, pengguna dapat memilih beberapa catatan dan menggunakan Tindakan Tampilan Daftar untuk menggabungkan atau menghapus catatan.

Pencarian Global

Mirip dengan Pencarian Tampilan Daftar, pengguna dapat memasukkan nilai unik seperti alamat email, nomor telepon, dll... ke dalam Pencarian Global kotak pencarian untuk menemukan catatan duplikat. Ada batasan tentang cara menangani rekaman duplikat setelah menemukannya menggunakan Pencarian Global. Misalnya, Anda tidak dapat menggabungkan atau menghapus rekaman menggunakan fitur Pencarian Global. Anda hanya dapat mengakses rekaman satu per satu untuk menghapus rekaman atau kembali menggunakan fitur Tindakan Tampilan Daftar atau Temukan Duplikat untuk menggabungkan atau menghapus beberapa rekaman sekaligus.