Selamat datang kembali di seri blog Big Little Things, di mana kami menyoroti beberapa fitur dan peningkatan yang kurang dikenal dan terkadang diabaikan dalam Vtiger CRM yang memberikan dampak besar. Posting ini menyoroti modul Timelogs, yang dapat melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas oleh pengguna atau grup. Mari kita mulai dari dasar.
Apa itu Timelog?
Apakah penagihan Anda bergantung pada pelacakan waktu per menit dengan cermat atau jika Anda ingin melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas internal dengan lebih baik, modul Timelogs akan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Timelogs memungkinkan Anda untuk mendokumentasikan waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas tertentu. Modul memberi Anda opsi untuk memilih Waktu dan Tanggal mulai dan Waktu Berakhir dan Tanggal aktivitas dan menambahkan detail tambahan sesuai kebutuhan.
Timelog tersedia dalam Tugas, Kasus, Tiket Internal, dan Perintah Kerja. Anda dapat menemukan log waktu di bagian One View dari setiap record, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Anda juga dapat membuat timelog di dua lokasi lain: Modul Timelogs dan menu Quick Create.
Dari modul Timelogs, Anda dapat membuat timelog baru sesuai kebutuhan. Anda dapat menemukan modul dengan membuka Menu Utama > Proyek > Pemberdayaan Proyek > Timelog.
Jika Anda perlu membuat catatan waktu dari bagian CRM yang tidak terkait, Anda dapat melakukannya dari menu Buat Cepat di bagian atas layar yang diberi label sebagai ikon '+'.
Membuat Timelog dengan Fitur Timer
Anda mungkin menemukan bahwa memberikan perkiraan untuk setiap timelog yang Anda buat tidak akurat. Untuk ketepatan waktu, fitur pengatur waktu tersedia dalam catatan individual yang kompatibel dengan modul Timelogs.
Timer akan memungkinkan Anda untuk Memulai, Menjeda, dan Menghentikan timer yang menghitung setiap detik yang berlalu. Setelah Anda menghentikan timer, timelog dibuat yang berisi waktu yang direkam.
Untuk menemukan pengatur waktu, masuk ke Tampilan Ringkasan tugas. Dalam tugas, ada ikon mulai di sudut kanan atas bagian waktu. Mengklik ikon ini akan memulai penghitung waktu.
Mengklik ikon sekali lagi, meskipun sekarang akan berbentuk stopwatch, akan membuat pop-up yang berisi total waktu yang berlalu, kemampuan untuk menjeda, dan opsi untuk menghentikan penghitung waktu.
Menjeda pengatur waktu akan memungkinkan Anda untuk memulai kembali waktu sesuai kebutuhan tanpa membuat catatan waktu baru. Menghentikan penghitung waktu akan membuat catatan waktu dengan waktu terakhir ditambahkan ke catatan.
Penagihan melalui Timelog
Jika Anda menangani penagihan berdasarkan jam atau kerangka waktu lainnya, Anda juga dapat menetapkan log waktu sebagai dapat ditagih melalui catatan terkait. Ini dapat dicapai melalui beberapa langkah.
Pertama, saat membuat atau mengedit rekaman, tetapkan rekaman sebagai 'Dapat Ditagih'. Ini dapat dipilih di blok Service Details dari record. Kemudian, tautkan layanan terkait dan tetapkan tarif di mana Anda akan menagih layanan tersebut.
Dalam contoh di bawah ini, saya telah menetapkan Kasus luar biasa ke 'Dapat Ditagih' dan menautkan layanan yang terkait dengan waktu yang dihabiskan untuk menangani Kasus tersebut. Menautkan layanan terkait diperlukan untuk menetapkan catatan sebagai dapat ditagih.
Setelah perubahan dibuat, Anda akan memiliki opsi untuk menetapkan log waktu sebagai dapat ditagih juga.
Setelah catatan ditetapkan sebagai Ditutup atau Diselesaikan, Anda dapat membuat faktur dari catatan tersebut. Faktur ini akan menarik informasi langsung dari log waktu yang ditetapkan sebagai dapat ditagih berdasarkan tarif yang ditetapkan dalam catatan.
Setelah proses ini, Anda dapat secara akurat melacak waktu yang dapat ditagih yang dihabiskan untuk tugas dan dengan cepat menagih pelanggan Anda dari catatan yang sama.
Timelog beraksi
Fitur Timelogs dipahami paling baik dengan skenario dunia nyata.
Misalnya, sebuah perusahaan yang menawarkan layanan konsultasi untuk perusahaan pemula membebankan biaya enam puluh dolar per jam untuk waktu yang dihabiskan dengan salah satu spesialis mereka. Pelanggan pertama-tama menjangkau melalui email. Tindakan ini menghasilkan Kasus di CRM untuk ditinjau oleh tim mereka.
Email yang dikirim oleh pelanggan diteruskan ke Ruang Surat CRM, yang kemudian menghasilkan kasus baru.
Dari sana, seorang anggota tim akan mulai mengerjakan permintaan konsultasi, yang sering kali mencakup beberapa pertemuan dengan klien di samping pekerjaan internal tambahan dengan departemen lain. Mengetahui bahwa permintaan tersebut adalah untuk konsultasi, pengguna pertama-tama akan menetapkan catatan sebagai dapat ditagih dan menautkan layanan terkait.
Rapat dan waktu internal yang dihabiskan dapat dihitung melalui timelog dan ditandai sebagai dapat ditagih dalam setiap timelog. Ketika konsultasi selesai, mereka dapat membuat dan mengirimkan faktur kepada klien untuk jumlah total jam kerja. Bahkan dengan beberapa log waktu yang ditautkan ke kasing, semuanya akan ditambahkan ke faktur secara otomatis saat pertama kali dibuat.
Sekarang, ini hanya pendekatan umum untuk prosesnya. Mungkin Anda mengirim penawaran terlebih dahulu atau menangani penagihan melalui proses yang berbeda. Anda dapat memodifikasi CRM dan bagaimana Anda menggunakannya sesuai kebutuhan agar lebih sesuai dengan proses bisnis Anda.
Meskipun Timelogs adalah fitur kecil, ini adalah alat yang ampuh yang mampu melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas internal dan eksternal.
Klik di sini untuk mendaftar uji coba gratis 15 hari atau coba edisi Pilot gratis selamanya.
