Ibu saya selalu membuat daftar periksa – untuk belanjaannya, pengeluaran bulanan, belanja, dan sebagainya. Daftar periksa perjalanannya sangat legendaris. Tergantung di mana kami bepergian, dia akan membuat daftar setiap barang yang perlu dikemas, termasuk set catur magnetik, krayon, dan komik untuk kami anak-anak. Daftar periksanya, bagaimanapun, fleksibel dan bertanggung jawab atas perubahan sesuai keinginannya.
Di sisi lain, daftar periksa di rumah sakit ayah saya disusun dengan cermat dan diikuti dengan rajin. Dia sebagai seorang ahli bedah, memastikan daftar periksa dibuat untuk prosedur yang berbeda – sebelum, selama, dan setelah operasi.
Satu penelitian di AS menemukan bahwa rumah sakit yang menggunakan daftar periksa keamanan bedah Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) mengurangi angka kematian pascaoperasi sebesar 22%. 1
Anda dapat membuat daftar periksa untuk tugas pribadi dan profesional Anda. Tahukah Anda bahwa daftar periksa adalah salah satu yang tertua dan termurah (jika Anda tidak keberatan dengan kata itu) dan teknik manajemen termudah? Meskipun Benjamin Franklin dianggap sebagai bapak daftar periksa modern, saya yakin daftar periksa telah digunakan selama berabad-abad.
Di blog ini, saya akan membahas bagaimana daftar periksa dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas di tempat kerja, tetapi pertama-tama…
Apa itu daftar periksa?
Daftar periksa adalah bantuan pekerjaan yang mencantumkan tugas atau kegiatan yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Daftar periksa lanjutan juga mencakup berbagai persyaratan – seperti alat, dependensi, dan perilaku, yang mengharuskan Anda menyelesaikan tugas.
Bagaimana daftar periksa membantu?
Kita semua khawatir tentang 'memindahkan tiang gawang' di tempat kerja. Terkadang lari seratus meter bisa berubah menjadi maraton.
Kami juga terhambat oleh kenyataan bahwa ingatan manusia terbatas. Selain itu, banyak dari kita cenderung menunda-nunda, mengabaikan, atau mengabaikan tugas kita. Daftar periksa membantu Anda dalam manajemen proyek – tidak peduli seberapa kecil suatu proyek. Ini bisa sesederhana menulis blog atau serumit mengimplementasikan solusi perangkat lunak.
Daftar periksa membantu Anda dalam:
- Memiliki kendali atas tugas-tugas Anda.
- Mengidentifikasi dan memprioritaskan langkah-langkah yang perlu menjadi bagian dari proses.
- Memecah tugas Anda menjadi elemen terkecil, menetapkan orang dan tanggal.
- Memastikan tugas-tugas penting tidak dilewati.
- Fokus pada tugas yang ada.
- Memastikan bahwa tugas diselesaikan dalam urutan yang diakui.
- Melakukan secara konsisten untuk menyelesaikan tugas Anda untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Bagaimana cara membuat daftar periksa?
Sekarang setelah Anda mengetahui bagaimana daftar periksa membantu Anda, menurut Anda apa yang perlu menjadi bagian dari daftar periksa? Berikut adalah beberapa poin yang perlu dipertimbangkan saat Anda membuat daftar periksa untuk suatu prosedur:
- Tentukan mengapa daftar periksa perlu dibuat.
- Identifikasi semua tugas dan sub-tugas yang perlu diselesaikan.
- Tentukan bagaimana, kapan, dan siapa yang akan menggunakan daftar periksa.
- Identifikasi orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.
- Tentukan dependensi untuk tugas.
Manfaat menggunakan daftar periksa
Daftar periksa memberikan banyak manfaat bagi organisasi maupun individu – terutama kesejahteraan mental karyawan. Mari kita lihat caranya.
Manfaat bagi organisasi
Alokasi waktu dan usaha yang lebih baik
Daftar periksa yang akurat membantu Anda mengidentifikasi semua langkah yang diperlukan untuk suatu proses. Anda akan dapat mengidentifikasi tugas-tugas vital dan memprioritaskannya. Anda akan dapat mengalihkan perhatian, waktu, dan usaha Anda dalam menyelesaikan ini sebelum orang lain.
Pengurangan kesalahan
Daftar periksa membantu Anda membuat daftar semua tugas dan aktivitas untuk suatu proses atau proyek untuk tanggal atau durasi yang ditentukan. Karena semua tugas terdaftar, kemungkinan kesalahan berkurang, dan sangat sedikit ruang bagi karyawan untuk melewatkan tugas.
Peningkatan efisiensi
Dengan daftar periksa, karyawan menjadi nyaman mengerjakan suatu proses secara keseluruhan. Kesalahan berkurang. Waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas juga berkurang. Ini mengarah pada peningkatan efisiensi. Terkadang, daftar periksa juga membantu Anda mengidentifikasi langkah-langkah yang berlebihan atau berulang, yang akan membantu Anda menghilangkan langkah-langkah yang berlebihan atau meningkatkan suatu proses.
Identifikasi tugas yang berulang
Daftar periksa memudahkan Anda mengidentifikasi tugas yang berulang atau tugas yang membutuhkan waktu. Bagi Anda dengan proses digital atau jika Anda menggunakan perangkat lunak, ini adalah langkah pertama menuju otomatisasi tugas-tugas ini. Bayangkan waktu yang akan Anda hemat dengan otomatisasi.
Peningkatan produktivitas
Baca lagi di atas. Tidakkah menurut Anda semua itu mengarah pada peningkatan produktivitas? Lagi pula, Anda menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.
Manfaat bagi karyawan
Dibandingkan dengan teknik atau alat manajemen lainnya, daftar periksa mungkin merupakan alat manajemen yang sederhana, tetapi bermanfaat bagi karyawan Anda dalam banyak hal.
Meningkatkan motivasi
Daftar periksa membantu mencapai tujuan kecil. Dengan setiap tugas yang diselesaikan, karyawan merasakan pencapaian. Ketika mereka puas di tempat kerja, mereka termotivasi untuk berinvestasi dalam diri mereka sendiri dan dalam organisasi.
Meningkatkan kreativitas
Otak kita terhubung untuk berpikir dan memikirkan kembali tugas-tugas yang membutuhkan perhatian kita, menciptakan situasi stres. Karena daftar periksa menyebutkan semua tugas yang perlu dilakukan, karyawan merasa bebas dan tidak terlalu stres. Ini membantu mereka untuk menjadi kreatif di tempat kerja. Mereka akan memunculkan ide-ide baru yang sebenarnya dapat membantu meningkatkan proses yang digunakan.
Menciptakan kualitas kepemimpinan
Penyelesaian tugas secara teratur membawa rasa pencapaian pada karyawan Anda. Ini membangun kepercayaan diri dan membantu mereka mencari tugas yang menantang. Daftar periksa membantu mengembangkan kualitas kepemimpinan pada karyawan Anda.
Jenis Daftar Periksa
Sekarang Anda pasti bertanya-tanya apakah ada berbagai jenis daftar periksa! Banyak yang mencoba mengkategorikannya, tetapi itu semua tergantung pada jenis proses atau aktivitas Anda ingin membuat daftar periksa untuk. Ini bisa berupa daftar periksa proyek, daftar periksa keselamatan, daftar periksa kualitas, dll. Mereka dapat dibuat untuk tim, atau untuk individu, dan, mereka dapat dibuat untuk segala jenis profesi.
Ini bisa berupa daftar periksa sederhana di mana Anda membuat daftar sepuluh hal yang perlu Anda lakukan, dan Anda menandainya saat Anda menyelesaikannya. Atau, ini bisa berupa daftar periksa untuk proses rumit dengan tanggal dan dependensi yang disebutkan.
Ada berbagai daftar periksa yang dapat Anda buat. Saya yakin Anda telah membuat satu atau dua daftar periksa Anda sendiri. Saya menggunakan lembar EXCEL untuk membuat daftar periksa sederhana yang membantu saya memprioritaskan dan menyelesaikan tugas saya setiap hari. Tugas yang tertunda dipindahkan ke hari berikutnya. Mereka membantu saya mengidentifikasi tugas-tugas penting yang membutuhkan perhatian saya dan mendorong orang lain ke bagian bawah daftar.
Beberapa daftar periksa saya juga berisi tugas yang tersebar dalam seminggu karena tanggal penyelesaiannya tidak segera.
Silakan dan buat daftar periksa di awal hari kerja Anda. Lihat sendiri – bagaimana Anda akan menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.
—————————————————————————-
Referensi: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
