Bagian 1 dari seri kami di GDPR dan CRM (Apakah GDPR dan Bagaimana Pengaruhnya terhadap CRM?) menjelaskan dasar-dasar GDPR - dari mengapa undang-undang itu diberlakukan, hingga bagaimana undang-undang itu menciptakan paradigma baru untuk berinteraksi secara sah dengan data warga negara Eropa. Lihat kembali posting itu untuk primer tentang GDPR dan mandatnya. Pada bagian ini, kita akan membahas bagaimana perubahan yang terjadi pada Vtiger akan membantu Anda mematuhi hukum tidak seperti solusi CRM lainnya.
Tantangan dalam mengelola persetujuan
Salah satu bagian paling menantang dari undang-undang baru untuk dipatuhi adalah mendapatkan persetujuan terverifikasi untuk setiap penggunaan data seseorang. Ini sangat menantang karena empat alasan:
Mengelola persetujuan bisa menjadi hambatan besar tepat waktu
Anda akan berhadapan dengan banyak sekali kontak, masing-masing dalam tahap yang berbeda dari hubungan mereka dengan Anda, dan karenanya perlu memberikan persetujuan untuk tujuan yang berbeda. Anda dapat meminta persetujuan baru untuk membagikan informasi mereka dengan pasangan Anda, dan pelanggan baru untuk persetujuan untuk menyimpan nomor kartu kredit mereka. Setiap kali, Anda harus meminta persetujuan, menunggu respons mereka, mencatat respons mereka, dan kemudian mengambil tindakan. Masing-masing membutuhkan waktu, dan meningkatkan banyak lead dan pelanggan sebulan itu bisa menjadi hambatan besar tepat waktu.
Setelah diberikan, persetujuan harus mudah dicabut oleh kontak
GDPR mengharuskan Anda untuk membuatnya mudah bagi seseorang untuk mencabut persetujuan sebagaimana bagi mereka untuk memberikannya. Ini menambah waktu yang dibutuhkan untuk mengelola persetujuan.
Anda tidak bisa membiarkan persetujuan lolos melalui celah
Menunggu terlalu lama untuk bertindak berdasarkan persetujuan dapat menghilangkan kegunaan mendapatkan persetujuan sama sekali. Ini terutama benar ketika berbagi data timbal dengan mitra, yang harus mogok ketika setrika panas. Selain itu, secara hukum sangat penting bahwa Anda tidak membiarkan pilihan kontak lolos dari celah. Jika kontak mencabut persetujuan untuk Anda menggunakan data mereka, tetapi Anda secara tidak sengaja membaginya dengan mitra setelah fakta karena Anda tidak melihat, Anda melanggar GDPR.
Persetujuan harus sulit dipalsukan
Alasan untuk mencatat persetujuan kontak adalah untuk melindungi Anda jika mereka mengklaim mereka tidak pernah memberikannya. Itu sangat kecil kemungkinannya terjadi jika Anda mendapatkan persetujuan dengan cara yang sulit ditolak. Anda dapat melakukannya dengan meminta formulir ID, atau memintanya dari alamat email atau portal terverifikasi yang hanya dapat diakses oleh mereka. Persetujuan yang kurang bermanfaat adalah yang diperoleh melalui sumber daya yang dapat diakses publik, seperti formulir di situs web Anda, karena siapa pun dapat mengirimkannya dengan mengaku sebagai orang lain.
Selain semua kewajiban hukum lain yang harus Anda patuhi, GDPR tampaknya membutuhkan begitu banyak manajemen mikro sehingga Anda tidak akan punya waktu untuk benar-benar melakukan hal lain.
Mengelola persetujuan tidak harus terlalu sulit
Dengan itu sebagai primer, kami dengan senang hati mengumumkan kepatuhan GDPR dan alat privasi baru Vtiger - diluncurkan pada atau sebelum 9 Mei. Ini adalah cara paling mudah untuk mematuhi banyak ketentuan GDPR, dalam skala besar. Hanya membutuhkan beberapa menit untuk menyiapkan, mereka membiarkan pelanggan Anda melihat kebijakan dan permintaan Anda yang relevan bagi mereka, memberikan persetujuan dengan aman, dan menggunakan hak lain yang diberikan GDPR, sekaligus memudahkan Anda untuk melihat dan bertindak atas persetujuan mereka.
Alat-alat baru terdiri dari tiga perubahan besar yang bersama-sama membentuk perombakan privasi dan keamanan terbesar dalam sejarah Vtiger. Mereka:
- Halaman preferensi kontak baru
- Bidang data terenkripsi baru
- Kampanye email yang sesuai dengan GDPR
Dan inilah permata mahkota dari perubahan GDPR ini:
Memperkenalkan halaman preferensi kontak baru Vtiger
Halaman persetujuan adalah tempat kontak dan kontak Anda untuk melakukan semua hal berikut:
- Kelola langganan daftar email mereka
- Pelajari tentang penggunaan data Anda dan kebijakan lainnya
- Kontrol persetujuan untuk data yang Anda simpan di dalamnya
- Kontrol persetujuan untuk dilacak
- Kontrol persetujuan untuk izin lain yang ingin Anda minta
- Meminta Anda untuk berhenti menggunakan data mereka
- Minta Anda untuk menghapus data pengenal pribadi mereka
Halaman ini sepenuhnya dapat disesuaikan - mulai dari siapa yang dapat melihatnya, apa yang mereka lihat dan lakukan, bahkan bagaimana mereka diberi tahu tentang persetujuan baru yang diperlukan dari mereka. Preferensi yang memimpin dan status kontak di halaman ini ditindak secara otomatis oleh Vtiger bila memungkinkan (lebih dari itu dalam satu detik), atau tersedia dalam catatan kontak untuk Anda gunakan dalam filter daftar, laporan, dan otomatisasi alur kerja - meminimalkan karyawan Anda perlu mengambil tanggung jawab baru.
Bagaimana prospek dan kontak saya belajar tentang dan mengakses halaman preferensi mereka?
Setelah Anda mengaktifkan halaman dan memilih siapa yang dapat mengaksesnya, mereka yang memiliki izin untuk menggunakannya secara otomatis menerima email yang memberi tahu mereka. Ini membuat mereka mudah meminta.
Anda dapat mengaktifkan akses yang lebih mudah di masa mendatang ke halaman ini dengan menambahkan tautan ke halaman preferensi mereka ke bagian bawah email yang dikirim dari pengguna Vtiger Anda. Catatan kaki ini dapat disesuaikan.
Selain itu, tautan "berhenti berlangganan" dalam kampanye email yang dikirim dari Vtiger sekarang menunjuk ke halaman preferensi penerima. Jika penerima tidak memiliki akses ke halaman preferensi, maka mereka hanya akan melihat opsi preferensi email di bagian atas halaman.
Persetujuan apa yang bisa saya minta kontak dan kontak saya?
Selain pernyataan tertulis yang dapat disesuaikan, ada jenis persetujuan 5 yang dapat Anda tambahkan ke halaman mereka.
Penyimpanan dan penggunaan data
Jika Anda menyimpan data sensitif, seperti nomor KTP atau nomor kartu kredit kontak, Anda dapat memilih untuk memberikan kontrol kepada kontak atas bidang itu dengan meminta izin melalui halaman persetujuan mereka. Jika kontak memberikan izin - bagus! Jika mereka mencabut izin, maka bidang CRM secara otomatis dihapus dan dikunci - memastikan kepatuhan Anda.
Pelacakan keterlibatan
Saat Anda mengirim email atau dokumen ke kontak dari Vtiger, interaksi mereka dilacak sehingga tim penjualan, pemasaran, dan dukungan Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang minat kontak dan menyesuaikan komunikasi di masa mendatang dengan mereka. Jika diinginkan, Anda dapat membiarkan kontak Anda mengontrol apakah Anda melacaknya atau tidak melalui pelacakan keterlibatan.
Persetujuan khusus
Jika Anda melakukan hal-hal seperti berbagi data kontak dengan pihak ketiga, atau menggunakannya dalam pengambilan keputusan otomatis, Anda dapat menambahkan bidang persetujuan khusus untuk mendapatkan izin untuk penggunaan itu. Jika kontak memberikan atau mencabut persetujuan, Anda akan melihat keputusan mereka dalam catatan kontak mereka, dan dapat menggunakan respons mereka untuk membuat daftar yang difilter, laporan yang dibuat, atau bahkan dalam otomatisasi alur kerja.
Hentikan pemrosesan
GDPR mengharuskan Anda memberi kontak kemampuan untuk menyisih dari pemrosesan sepenuhnya. Anda dapat menyerahkan kunci ke catatan kontak kepada mereka dengan menambahkan tombol "Hentikan pemrosesan" ke halaman preferensi mereka. Jika mereka mengekliknya, Vtiger secara otomatis mengunci catatan CRM mereka sehingga pengguna tidak dapat mengedit nilai bidang, dan memilih keluar dari kampanye email - tidak diperlukan intervensi manual.
Penghapusan
Anda dapat mengizinkan kontak meminta Anda untuk menghapus data identifikasi pribadi mereka dengan menambahkan tombol "Hapus Data Saya" ke halaman preferensi mereka. Jika mereka mengekliknya, ini memungkinkan kotak centang berlabel "penghapusan diminta" dalam catatan mereka. Untuk menindaklanjutinya, Anda dapat memfilter kontak ini dan menghapus seluruh catatan mereka - tetapi bagi beberapa orang ini pendekatan yang terlalu luas. Untuk lebih memahami tentang merender catatan tanpa identitas, Anda dapat menggunakan opsi "Hapus data pribadi" baru di menu "lainnya" catatan untuk menghapus bidang Vtiger yang telah Anda tandai sebagai pengenal pribadi.
Bagaimana saya menggunakan persetujuan mereka?
Jika persetujuan tidak mudah dilaksanakan, persetujuan menjadi lebih mahal daripada membantu. Di sinilah Vtiger benar-benar bersinar.
Selain penyimpanan dan penggunaan data, pelacakan keterlibatan, dan berhenti memproses otomatisasi penghapusan yang disebutkan di atas, semua respons persetujuan disimpan ke blok "Persetujuan" baru dalam catatan CRM mereka untuk dilihat oleh pengguna Anda saat mereka berinteraksi dengan kontak dan kontak .
Anda dapat menggunakan persetujuan ini untuk membuat daftar atau laporan. Selain itu, mereka dapat digunakan sebagai kondisi dalam alur kerja otomatis - jadi, misalnya, saat seorang kontak setuju untuk dihubungi oleh mitra, Vtiger dapat secara otomatis dan langsung mengirimkan informasi mereka kepada mitra tanpa campur tangan Anda.
Jika kontak saya meneruskan email yang berisi tautan preferensi mereka ke orang lain, dapatkah orang itu mengubah preferensi mereka?
Perubahan pada halaman preferensi kontak membutuhkan konfirmasi email - dan itulah yang membuatnya dapat diverifikasi. Saat perubahan preferensi dilakukan, kontak akan menerima email tindak lanjut yang meminta mereka untuk mengklik link untuk mengonfirmasi perubahan tersebut. Bahkan perubahan pada preferensi email sekarang memerlukan konfirmasi, sehingga kontak Anda dapat meneruskan email Anda dengan aman tanpa khawatir seseorang dapat mengubah preferensinya.
Bagaimana cara saya mengatur halaman persetujuan?
Pengaturan halaman preferensi kontak dan kontak baru dikonfigurasikan dari halaman Persetujuan di area Pengaturan CRM. Dari sini, Anda dapat mengonfigurasi:
- Siapa yang mendapat pemberitahuan untuk akses dan perubahan pada halaman preferensi mereka (mis: Hanya beri tahu kontak dengan wilayah = "UE")
- Footer email yang menghubungkan ke halaman preferensi kontak di email pengguna
- Persetujuan apa yang muncul di halaman preferensi kontak berdasarkan informasi di profil mereka (mis: Hanya meminta CC # untuk kontak dengan tahap penjualan = "siap untuk membeli").
- Pilihan default setiap persetujuan
Halaman persetujuan berjalan jauh untuk membantu Anda mencapai kepatuhan dengan GDPR dengan pengalaman yang bagus untuk pelanggan Anda, dan itu mudah bagi Anda.
Bidang data terenkripsi
Jika Anda menyimpan data sensitif seperti nomor kartu kredit atau nomor ID nasional, Anda sekarang memiliki opsi untuk menandai bidang sebagai sensitif di Vtiger.
Ini mencapai tiga tujuan:
- Ini mengenkripsi bidang dalam database Vtiger. Setelah selesai, tidak ada orang tanpa izin Anda yang dapat melihat data. Bukan peretas (kami menyadari tidak ada pelanggaran sejauh ini!), Bukan kami, dan bukan pengguna Anda yang lain.
- Ini mengaburkan nilai bidang yang ditampilkan kepada pengguna Anda. Misalnya, Anda dapat menyembunyikan semua kecuali angka 4 terakhir dari nomor kartu kredit. Ini berarti, misalnya, bahwa masih dapat digunakan oleh agen dukungan Anda untuk memverifikasi identitas kontak, tetapi mereka tidak dapat melihat nilai penuh, mengurangi risiko kompromi.
- Ini memungkinkan Anda untuk mengotorisasi pengguna tertentu untuk melihat nilai bidang lengkap. Misalnya - anggota tim penagihan resmi dapat mengungkapkan nomor kartu kredit lengkap hanya dengan satu klik. Tindakan itu dicatat dan dicari melalui log akses bidang terenkripsi baru di area pengaturan.
Bidang terenkripsi memiliki beberapa batasan yang harus Anda pertimbangkan sebelum mengaktifkannya:
- Tampilan daftar, laporan, dan data yang diekspor hanya dapat menampilkan nilai yang dienkripsi
- Pencarian global hanya mencari karakter yang terpapar
- Setelah diaktifkan untuk bidang, enkripsi tidak dapat dinonaktifkan
Itu saja untuk bidang terenkripsi untuk saat ini.
Kampanye Email yang Sesuai GDPR
Terakhir, tapi yang pasti adalah kampanye email baru yang sesuai dengan GDPR Vtiger.
GDPR sekarang mengharuskan Anda sekarang mendapatkan izin yang jelas dan tidak ambigu untuk mengirim email pemasaran - itu pada dasarnya berarti mendapatkan persetujuan ganda (dijelaskan dalam bagian 1 dari blog ini).
Dengan Vtiger, memilih ganda dalam kontak dan kontak mudah. Jika mereka mengirimkan formulir web dengan "check me marketing email" diaktifkan, mereka akan menerima email opt-in ganda yang meminta mereka untuk mengkonfirmasi keinginan mereka untuk menerima email pemasaran Anda dengan mengklik tautan. Jika mereka tidak datang melalui formulir web, Anda dapat mengirim email ini ke kontak atau kontak secara manual dari catatan CRM mereka, atau ke seluruh daftar dari modul Daftar Pemasaran (kecuali mereka telah memilih keluar).
Jika Anda tahu seseorang tidak ada di Uni Eropa, atau Anda telah menerima bentuk izin lain yang dapat diterima untuk mengirim email kepada mereka, Anda dapat mengabaikan kebutuhan untuk memilih dua kali dengan memilih kontak itu sendiri. Untuk memahami cara melakukan itu, mari kita masuk ke bagian bagaimana cara kerja opt-in email lainnya.
Status keikutsertaan email baru
Alih-alih bidang centang "Penyisih" lama kami, kontak dan kontak sekarang masing-masing memiliki bidang "Status Keikutsertaan Email" yang menggantikan kotak centang "Penyisih" lama. Di dalamnya, ada nilai-nilai 6.
- None
- Keikutsertaan tunggal (pengguna)
- Keikutsertaan tunggal (formulir web)
- Double opt-in
- Opt-out (pengguna)
- Opt-out (kontak)
Nilai-nilai ini dapat ditetapkan dengan salah satu dari beberapa cara. Jika kontak mengklik link di email keikutsertaan ganda yang mereka terima, Vtiger menyetel nilai "Ikut serta Ganda". Jika kontak mengirimkan formulir web Anda dengan kotak centang "Saya ingin menerima pemasaran email" diaktifkan, Vtiger menyetel nilai "Keikutsertaan tunggal (formulir web)". Keikutsertaan tunggal (pengguna) hanya ditetapkan oleh pengguna Anda - dan dapat dilakukan saat membuat kontak satu per satu atau selama mengupload. Jika tidak, semua kontak baru dimulai dengan status "Tidak Ada".
Status ini penting karena Anda dapat memberi tahu Vtiger opsi apa yang Anda anggap dapat diterima untuk mengirim email kontak dari sistem kampanye email. Pilihan Anda adalah:
- Hanya opt-in ganda
- Opt-in ganda dan opt-in tunggal (pengguna)
- Keikutsertaan ganda, keikutsertaan tunggal (pengguna), dan keikutsertaan tunggal (formulir web)
Pengaturan mana yang harus Anda pilih tergantung pada banyak faktor. Kami selalu merekomendasikan Double opt-in hanya sebagai pilihan teraman secara hukum, karena selalu sulit untuk membedakan apakah kontak adalah warga negara UE.
Bagaimana cara kontak keluar dari kampanye saya?
Kontak Anda dapat memilih keluar dari kampanye email Anda dengan dua cara. Jika mereka menjangkau Anda meminta Anda memilihnya keluar dari kampanye, Anda dapat mengubah status keikutsertaannya menjadi "Menyisih (pengguna)". Anda dapat membalikkan status ini jika mereka meminta untuk diikutkan kembali. Namun, jika kontak mengunjungi halaman preferensi mereka dan memilih untuk keluar, maka penolakan mereka tidak dapat dibalikkan, kecuali jika mereka mengirim kembali formulir web untuk memilih kembali.
Apa yang mempengaruhi pengunduran diri?
Untuk memastikan bahwa preferensi kontak untuk tidak menerima email komersial dihormati, opt-out menghentikan semua email baru yang dikirim ke kontak. Ini termasuk kampanye email, penjawab otomatis, email alur kerja, dan email ad-hoc.
Untuk mencegah penyisih menghentikan hubungan yang ada, atau percakapan yang dimulai oleh kontak Anda, kedua hal ini selalu dapat dijawab bahkan melalui penyisihan kontak.
Singkatnya
Kepatuhan GDPR adalah subjek rumit yang mengharuskan Anda memberikan warga negara Eropa yang datanya Anda gunakan, dengan hak-hak baru tertentu. Hak-hak ini mungkin sulit diberikan dengan cara yang tidak mengganggu bisnis Anda.
GDPR dan alat manajemen privasi Vtiger yang baru memudahkan Anda untuk mematuhi GDPR dengan memberikan kontak kepada Anda tempat untuk mengelola persetujuan mereka, atau menggunakan hak GDPR mereka, dalam waktu yang tidak lebih lama dari waktu yang Anda perlukan untuk mengatur halaman.
Jika kami tertarik, tetap ikuti perkembangan blog berikutnya tentang cara mengonfigurasi GDPR dan alat privasi baru kami, dan kampanye email, untuk membantu Anda mendapatkan persetujuan dan kepatuhan dengan cepat.
