Bayangkan skenario ini:
Sebagai manajer penjualan lapangan, Anda mengetahui bahwa tenaga penjualan lapangan Anda seharusnya menghadiri rapat klien di lokasi untuk mendemonstrasikan produk yang baru diluncurkan. Namun, Anda menemukan bahwa tenaga penjualan tersebut tidak menghadiri rapat klien tetapi menandai tugas tersebut sebagai 'Selesai' dalam catatan CRM.
Ini jelas merupakan pelanggaran aturan. Hal ini dapat memengaruhi hubungan pelanggan, membuat entri yang salah untuk tingkat stok, dan bahkan menunjukkan bahwa agen penjualan telah menyelesaikan tugasnya padahal sebenarnya belum.
Jika ini adalah tantangan yang sudah lama Anda hadapi, Anda harus membuat sistem yang dapat mencegah kesalahan check-in di situs klien atau entri yang salah ke CRM. Sekarang saatnya kita membahas Aturan dan Fitur Validasi One Time Password (OTP) di Vtiger CRM.
Apa itu Aturan OTP dan Fitur Validasi Vtiger
Ada kebutuhan yang semakin meningkat untuk melindungi CRM Anda dari pembaruan yang curang dan menjaga integritas operasi bisnis. Vtiger Aturan dan Validasi OTP adalah fitur Add-on yang menambahkan lapisan keamanan ekstra ke aktivitas CRM Anda.
Aturan OTP Vtiger membantu Anda mengatasi tantangan ini, dengan menyediakan cara yang efektif untuk mengamankan operasi Anda. Sebelum kita membahasnya, mari kita pahami konsep-konsep utamanya:
- OTP: Ini adalah kode sekali pakai yang biasanya dibuat untuk tujuan autentikasi.
- Aturan OTP: Ini adalah pengaturan yang dapat disesuaikan yang menentukan kapan dan bagaimana verifikasi OTP diperlukan untuk tindakan tertentu.
- Validasi OTP: Hal ini untuk mengonfirmasi keaslian tindakan yang dilakukan yang memverifikasi OTP yang dimasukkan dengan yang dihasilkan.
Singkatnya, Aturan OTP di Vtiger CRM memungkinkan admin untuk mengatur kondisi guna memicu verifikasi berbasis OTP untuk catatan dan tindakan CRM tertentu. Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Aturan OTP Vtiger dapat membantu memecahkan masalah di atas.
Dengan menerapkan Aturan OTP, Anda mengirimkan OTP ke platform pengiriman pesan pelanggan (misalnya, OTP dikirimkan melalui SMS ke telepon pelanggan). Tenaga penjualan lapangan Anda kemudian dapat meminta OTP dari pelanggan dan memasukkan OTP ini ke CRM untuk menandai tugas sebagai selesai.
Hal ini memastikan bahwa tugas dieksekusi dengan benar dan dicatat tanpa kesalahan dalam CRM. Hal ini juga memastikan transparansi antara bisnis Anda dan pelanggan Anda.
Menavigasi Aturan OTP di Vtiger CRM
Pertimbangkan contoh nyata untuk memahami cara kerja Aturan OTP di Vtiger. Misalkan Anda menjalankan bisnis pengiriman dan menggunakan Vtiger CRM untuk mengelola aktivitas harian Anda. Anda ingin memastikan bahwa konfirmasi pengiriman asli dan mencegah penandaan palsu atas pengiriman yang telah selesai.
Berikut adalah 9 langkah yang mungkin ingin Anda ketahui untuk menyiapkan Aturan OTP untuk skenario ini:
- Pembuatan Aturan OTP: Buat aturan baru bernama 'Delivery Confirmation OTP' dan berikan Vtiger Delivery Notes sebagai modul target. Sesuaikan OTP Anda dengan menentukan jenis, durasi, upaya pengiriman ulang maksimum, upaya validasi, dll.
- Opsi OTP: Konfigurasikan OTP menjadi kode numerik lima digit yang berlaku selama lima menit.
- Kondisi Pemicu: Siapkan kondisi untuk memicu OTP saat kolom diubah menjadi 'Terkirim.'
- Saluran Pengiriman: Pilih saluran pengiriman untuk mengirim OTP melalui email, SMS, atau WhatsApp ke penerima secara otomatis atau manual.
Sekarang, ketika seorang pengantar mencoba menandai kiriman sebagai 'Terkirim':
- Vtiger akan membuat dan mengirim OTP ke saluran pengiriman yang dipilih pelanggan Anda.
- Penerima OTP akan membagikan OTP kepada agen pengiriman.
- Agen pengiriman akan diminta untuk memasukkan OTP ini sebelum status dapat diubah menjadi 'Terkirim.'
- Sistem memvalidasi OTP yang dimasukkan dengan OTP yang dihasilkan.
- Status akan diperbarui secara otomatis dalam catatan CRM.
Ini adalah proses yang sederhana namun efektif untuk memastikan pengiriman Anda selesai, terutama mengurangi pembaruan CRM yang bersifat penipuan.
Menyelam ke dalam artikel untuk mempelajari lebih lanjut.
Manfaat Aturan OTP di Vtiger CRM
Aturan OTP menawarkan banyak manfaat seperti:
Integritas Data yang Kuat
Dengan menerapkan verifikasi OTP untuk tugas-tugas penting, bisnis dapat memastikan bahwa hanya perubahan yang diautentikasi yang dibuat pada catatan CRM. Dengan cara ini, Anda dapat menjaga keakuratan data bisnis.
Kepercayaan Pelanggan yang Ditingkatkan
Ketika pelanggan melihat bahwa Anda berusaha keras untuk mengamankan informasi mereka, kepercayaan pun terbangun. Kepercayaan ini dapat membina hubungan jangka panjang, mendorong bisnis berulang, dan berdampak positif pada reputasi merek Anda.
Mengurangi Pembaruan Palsu
Bisnis dapat mengurangi pembaruan palsu secara signifikan dan mencapai kepuasan pelanggan. Ketika pelanggan yakin bahwa tugas ditandai sebagai selesai hanya setelah konfirmasi OTP, hal ini meningkatkan pengalaman pelanggan.
Masa Depan Keamanan CRM
Saat kita melihat ke depan, satu hal yang pasti – peran Aturan OTP akan berkembang dengan cara yang menarik. CRM di masa mendatang mungkin mulai menggunakan verifikasi OTP bersama dengan autentikasi biometrik, seperti sidik jari atau pengenalan wajah. Bersiaplah karena masa depan akan segera tiba.
Jika Anda ingin meningkatkan sistem Anda saat ini dengan memperketat keamanan untuk proses CRM Anda, terapkan Aturan OTP Vtiger sekarang juga.
