Pengambilan data prospek real estat berarti secara otomatis memasukkan permintaan dari iklan, portal, atau situs web ke dalam CRM Anda, dengan sumber dan kampanye yang terlampir. Facebook Lead Ads dan Google Lead Forms dapat memasukkan data prospek ke dalam CRM tanpa bergantung pada unduhan CSV manual. Periode penyimpanan dan opsi pengambilan yang tepat bergantung pada platform, jadi prospek harus disinkronkan segera setelah dikirimkan, bukan hanya disimpan di platform iklan.
Masalah yang dihadapi agen jarang sekali berupa kurangnya permintaan sama sekali. Masalah yang lebih besar adalah permintaan datang melalui beberapa saluran dan tidak selalu ditugaskan atau dihubungi dengan cepat.
Formulir prospek Facebook dapat tiba pukul sepuluh malam. Formulir prospek Google dapat tiba keesokan paginya. Portal properti dapat mengirim email ke kotak masuk bersama, sementara formulir situs web dikirim ke tempat lain. Jika tidak ada yang melihat permintaan tersebut dengan segera, pembeli mungkin akan menghubungi agen lain sebelum tim Anda merespons.
Iklan tersebut mungkin berhasil. Kegagalan terjadi antara pengiriman prospek dan tindak lanjut.
Panduan ini menjelaskan cara memasukkan prospek iklan Facebook dan Google ke dalam CRM, melampirkan sumber asli ke setiap catatan, merespons dengan cepat, mencegah catatan duplikat, mengarahkan pertanyaan ke agen yang tepat, dan menghitung biaya sebenarnya dari setiap klien yang diperoleh.
Dari Mana Prospek Properti Berasal
Agen properti sering menerima pertanyaan dari beberapa sumber sekaligus. Sumber-sumber ini berbeda dalam hal niat pembeli, kualitas data, dan seberapa besar kendali yang dimiliki agen atas informasi prospek tersebut.
| sumber | Tujuan umum | Data kontak | Dari mana data dimulai |
| Iklan Prospek Facebook dan Instagram | Rendah hingga sedang | Seringkali sudah terisi sebelumnya | meta |
| Formulir Prospek Google | Sedang ke tinggi | Seringkali sudah terisi sebelumnya | |
| Portal properti | High | Disediakan melalui portal | Portal |
| Formulir situs web | High | Dimasuki oleh calon pembeli | Situs web/CRM Anda |
| Rujukan dan kunjungan langsung | High | Diambil oleh staf | Biasanya sistem Anda |
Mengapa Sumber Itu Penting
Calon pembeli dari portal properti mungkin sudah tertarik pada properti tertentu. Calon pembeli dari Facebook mungkin telah mengirimkan formulir setelah melihat iklan saat menjelajahi media sosial.
Oleh karena itu, sumber tersebut memengaruhi cara Anda memprioritaskan, menghubungi, dan mengukur prospek.
Hal ini juga memengaruhi seberapa besar kendali yang Anda miliki atas data yang mendasarinya.
| Sebagai contoh: Prospek yang dihasilkan melalui formulir situs web umumnya dapat langsung dikirim ke CRM Anda. Prospek yang dihasilkan melalui platform periklanan pertama-tama berada di dalam platform tersebut dan memerlukan integrasi atau metode pengambilan lain untuk mencapai CRM Anda. |
Data yang Sudah Terisi Sebelumnya Perlu Verifikasi
Formulir yang diisi otomatis mengurangi jumlah informasi yang harus diketik oleh calon pembeli. Hal itu dapat mempermudah pengiriman formulir, tetapi informasi tersebut belum tentu merupakan bukti niat membeli. Nomor telepon mungkin valid, sementara alamat email jarang diperiksa. Calon pembeli juga dapat mengirimkan formulir untuk beberapa properti tanpa siap untuk menjadwalkan kunjungan.
Oleh karena itu, sumber prospek, tanggapan formulir, dan aktivitas selanjutnya harus tetap terlampir pada catatan CRM.
Menghubungkan Facebook dan Google Ads ke CRM Anda
Baik Facebook Lead Ads maupun Google Lead Forms dapat mentransfer informasi prospek ke CRM melalui integrasi yang didukung. Tujuannya bukan hanya untuk memindahkan nama dan nomor telepon. CRM juga harus menyimpan kampanye, formulir, sumber, dan bidang relevan lainnya yang diperlukan untuk tindak lanjut dan pelaporan.
Iklan Timbal Facebook
Iklan Prospek Facebook dan Instagram memungkinkan calon pelanggan untuk mengirimkan informasi melalui formulir tanpa harus mengunjungi situs web pengiklan.
Informasi prospek tersebut kemudian dapat diimpor ke dalam CRM melalui integrasi.
Ada tiga pendekatan utama:
- Ekspor CSV manual: Seseorang mengunduh informasi prospek dan mengimpornya ke dalam CRM.
- Integrasi khusus: Pengembang menghubungkan platform periklanan ke CRM melalui API atau metode integrasi yang tersedia.
- Integrasi CRM: Integrasi CRM yang didukung akan menangkap dan memetakan data prospek ke dalam catatan CRM yang sesuai.
Ekspor manual menjadi sulit dipertahankan seiring meningkatnya volume prospek karena bergantung pada seseorang yang memeriksa platform, mengunduh catatan terbaru, dan mengimpornya dengan benar.
Integrasi Facebook Vtiger mendukung sinkronisasi Facebook Lead Ads dan pemetaan kolom formulir ke catatan CRM. Selain itu, integrasi ini juga menyediakan opsi pencegahan duplikasi ketika prospek atau kontak yang sudah ada mengirimkan formulir lain.
Apa yang Harus Diambil?
Minimalnya, catatan CRM harus menyimpan:
- Nama utama
- Nomor telepon
- Alamat email
- Kepentingan properti atau kampanye
- Sumber utama
- Kampanye atau formulir
- Tanggal dan waktu diterima
- Agen yang ditugaskan
- Status tindak lanjut
Bidang kampanye menjadi penting kemudian saat membandingkan kinerja periklanan.
Sebuah catatan yang hanya mengatakan “prospek online” Saya tidak dapat memberi tahu Anda apakah Facebook, Google, portal, atau situs web Anda yang menghasilkan permintaan tersebut.
Formulir Prospek Google
Google Lead Forms memungkinkan calon pelanggan untuk mengirimkan informasi melalui formulir yang terkait dengan penempatan iklan Google.
Integrasi Google Lead Forms dari Vtiger dapat mengimpor data prospek Google ke dalam CRM, memetakan kolom formulir ke kolom CRM, dan memelihara log sinkronisasi. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mengunduh file CSV secara manual sebelum menghubungi prospek.
Perbedaan praktis antara Google dan Facebook seringkali terletak pada konteks pertanyaan yang diajukan.
Seseorang yang mengisi formulir Google mungkin telah mencari properti, lokasi, layanan, atau istilah terkait sebelum mengirimkan formulir tersebut. Seseorang yang mengirimkan formulir Facebook mungkin menemukan properti tersebut saat menjelajahi konten media sosial.
Hal itu tidak serta merta membuat satu sumber menjadi lebih baik. Artinya, lembaga tersebut harus mengukur setiap sumber melalui tahapan hilir yang sama, bukan hanya menilai kinerja berdasarkan volume prospek saja.
| Penting: Aturan penyimpanan dan pengambilan data prospek dikendalikan oleh platform periklanan dan dapat berubah. Proses pengoperasian yang paling aman adalah menyinkronkan prospek ke CRM Anda segera setelah dikirimkan, daripada memperlakukan Facebook atau Google sebagai sistem pencatatan permanen. |
Mengapa Kecepatan Kontak Pertama Itu Penting
Permintaan informasi properti seringkali dikirimkan ke beberapa agen atau instansi. Pembeli biasanya mencari informasi, ketersediaan, harga, atau jadwal kunjungan, bukan menunggu tanggapan dari satu agen tertentu.
Hal itu membuat periode antara pengiriman prospek dan kontak pertama menjadi penting.
Jika prospek tiba pukul 10 malam dan tidak ada yang melihatnya hingga pukul 9 pagi, keterlambatan tersebut bukan disebabkan oleh kampanye iklan. Itu disebabkan oleh proses penanganan prospek.
Apa Sebenarnya yang Menunda Panggilan?
Masalahnya seringkali adalah visibilitas.
Prospek bisa saja ada di dalam platform periklanan tanpa muncul dalam alur kerja normal agen. Jika agen harus masuk ke Facebook, Google, portal, dan kotak masuk situs web secara terpisah, tidak ada jaminan yang dapat diandalkan bahwa setiap pertanyaan akan segera dilihat.
Pengambilan data CRM otomatis mengubah alur kerja dengan membuat catatan yang dapat memicu penugasan, pemberitahuan, tindak lanjut, dan pelaporan.
Mengukur Waktu Respons
Tetapkan target respons yang jelas dan ukurlah. Pengukuran yang bermanfaat adalah:
Waktu respons pertama = Waktu kontak pertama − Waktu prospek masuk ke CRM
| metrik | Apa yang dikatakannya padamu |
| Volume prospek | Berapa banyak pertanyaan yang dihasilkan oleh suatu sumber? |
| Waktu respons pertama | Seberapa cepat tim bertindak |
| Tingkat kontak | Berapa banyak prospek yang menerima upaya kontak yang berhasil? |
| Tingkat penayangan | Berapa banyak prospek yang berlanjut ke penayangan? |
| Tingkat penawaran | Berapa banyak prospek yang mengajukan penawaran? |
| Tingkat penyelesaian | Berapa banyak prospek yang menghasilkan transaksi yang berhasil diselesaikan? |
Tinjau metrik respons pertama berdasarkan sumber dan waktu.
Jika prospek yang diterima pada malam hari secara konsisten membutuhkan waktu lebih lama untuk dihubungi, solusinya mungkin adalah aturan pengalihan panggilan di luar jam kerja, bukan kampanye iklan lain.
Target sepuluh menit: Target waktu kontak pertama selama sepuluh menit dapat bermanfaat jika lembaga tersebut memiliki staf yang memadai untuk mendukungnya. Kuncinya adalah mengukur waktu respons aktual, bukan menganggap "tindak lanjut cepat" sebagai harapan informal.
Pengarahan dan Penghapusan Duplikasi Permintaan
Mendapatkan prospek dengan cepat hanya bermanfaat jika data tersebut sampai ke orang yang tepat. Oleh karena itu, CRM membutuhkan dua proses yang saling terkait:
- Pencegahan duplikasi: Orang yang sama tidak akan menjadi beberapa catatan yang tidak terkait.
- Tugas utamaAgen yang tepat akan bertanggung jawab atas penyelidikan tersebut.
Mencocokkan Permintaan Berulang
Pembeli serius mungkin akan menghubungi agen yang sama beberapa kali.
Mereka mungkin:
- Kirim formulir Facebook untuk satu properti.
- Lakukan inquiries melalui portal properti.
- Kirim formulir situs web
- Hubungi kantor
- Balas email
Jika setiap interaksi menghasilkan prospek baru, agensi tersebut dapat berakhir dengan beberapa catatan untuk satu orang.
Hal itu menimbulkan tiga masalah:
- Beberapa agen mungkin menghubungi pembeli yang sama.
- Percakapan sebelumnya disembunyikan dari agen berikutnya.
- Pelaporan kampanye dapat menghitung satu pembeli beberapa kali.
Cocokkan Berdasarkan Bidang yang Andal
Nomor telepon seringkali menjadi kolom pencocokan yang berguna untuk pertanyaan properti hunian, tetapi tidak boleh dianggap sebagai satu-satunya sumber yang dapat diandalkan.
CRM dapat menggunakan nomor telepon, alamat email, atau kolom pengenal lainnya tergantung pada data dan konfigurasi yang tersedia.
Kuncinya adalah menetapkan aturan pencocokan sebelum volume prospek menjadi sulit dikelola.
Integrasi prospek Facebook dan Google Vtiger mencakup fungsionalitas pencegahan duplikasi yang dapat menggunakan catatan CRM yang sudah ada alih-alih membuat catatan baru ketika prospek atau kontak yang sudah ada mengirimkan formulir.
Aturan Penugasan
Setelah sistem mengidentifikasi catatan tersebut, sistem perlu menetapkan tanggung jawab. Aturan penetapan yang berguna meliputi:
- Tersedianya: Jangan menugaskan pertanyaan baru kepada agen yang tidak tersedia.
- Lokasi: Arahkan prospek tersebut kepada seseorang yang memahami bidang terkait.
- Jenis properti: Cocokkan apartemen, rumah, properti komersial, atau kategori lainnya dengan tim yang relevan.
- Kisaran harga: Arahkan pertanyaan yang bernilai lebih tinggi atau pertanyaan khusus ke agen yang tepat.
- Hubungan yang sudah ada: Jika memungkinkan, lakukan pertanyaan berulang dengan agen yang sudah menangani pembeli sebelumnya.
| Aturan perutean | Example | Manfaat operasional |
| Ketersediaan | Agen yang bertugas menerima permintaan baru. | Mengurangi prospek yang tidak terlayani |
| Lokasi | Penyelidikan Pune Barat diteruskan ke spesialis wilayah. | Meningkatkan pengetahuan lokal |
| Jenis properti | Permintaan informasi komersial diteruskan ke tim komersial. | Keahlian pertandingan |
| Pita harga | Properti premium diberikan kepada agen yang bersangkutan. | Pengalaman pertandingan |
| Hubungan yang ada | Pembeli sebelumnya kembali ke agen yang sama. | Mempertahankan konteks |
Hindari penggunaan daftar prospek yang dibeli sebagai pengganti pembuatan prospek berbasis izin. Daftar kontak yang dibeli dapat menimbulkan masalah persetujuan dan perlindungan data tergantung pada yurisdiksi dan bagaimana data tersebut dikumpulkan. Hal ini juga dapat mendistorsi pelaporan kampanye karena kontak yang tidak menanggapi iklan Anda tercampur dengan prospek kampanye yang sebenarnya.
Mengukur Biaya Per Klien yang Diperoleh
Sebagian besar agensi melacak biaya per prospek karena mudah dihitung. Ukuran yang lebih bermanfaat seringkali adalah... biaya per klien yang diperolehKarena prospek hanya menciptakan nilai bisnis ketika berkembang menjadi transaksi nyata.
Hitunglah dalam Empat Langkah
1. Jumlahkan total pengeluaran saluran.
Sertakan pengeluaran iklan dan, jika memungkinkan, biaya pengelolaan kampanye.
2. Hitung prospeknya
Gunakan prospek yang dikaitkan dengan saluran tersebut selama periode yang sama.
3. Melacak prospek hingga transaksi yang telah selesai
Jangan berhenti hanya pada pertanyaan, panggilan, atau kunjungan. Untuk perhitungan berbasis transaksi, gunakan transaksi yang telah selesai.
4. Bagi pengeluaran dengan transaksi yang telah selesai
Biaya per klien yang diperoleh = Total biaya saluran ÷ Jumlah klien yang berhasil diperoleh dari saluran tersebut
Mengapa Biaya Per Prospek Bisa Menyesatkan
Pertimbangkan dua saluran hipotetis:
| Saluran A | Saluran B | |
| Pengeluaran iklan | $ 100,000 | $ 100,000 |
| Memimpin | 500 | 200 |
| Biaya per lead | $ 200 | $ 500 |
| Selesaikan transaksi | 2 | 5 |
| Biaya per klien yang diperoleh | $ 50,000 | $ 20,000 |
Saluran A tampak lebih kuat jika Anda hanya membandingkan biaya per prospek.
Saluran B lebih kuat jika tujuannya adalah menyelesaikan transaksi.
Perhitungan ini hanya berfungsi jika sumber prospek asli tetap terhubung dengan catatan CRM selama proses penjualan.
Artinya, sumber yang diambil di awal harus tetap terhubung melalui:
Prospek → Kontak → Penayangan → Penawaran → Transaksi
Vtiger menyediakan kemampuan analitik dan pelaporan CRM untuk menganalisis informasi prospek dan penjualan.
Mengumpulkan Prospek Properti dengan Vtiger One
Vtiger One Dapat memasukkan informasi prospek dari iklan dan saluran lain ke dalam CRM sehingga tim dapat mengelola pertanyaan, penugasan, tindak lanjut, dan aktivitas penjualan dari catatan pusat.
Dokumentasi Vtiger saat ini mencantumkan Facebook Lead Ads dan Google Lead Forms sebagai integrasi penghasil prospeknya.
Dapatkan prospek dari Facebook.
The Integrasi Facebook Dapat menyinkronkan prospek dari Halaman Bisnis Facebook dan Iklan Prospek ke Vtiger.
Integrasi ini mendukung pemetaan kolom, sehingga informasi yang dikumpulkan melalui formulir dapat dipetakan ke kolom CRM yang sesuai. Integrasi ini juga mendukung pencegahan duplikasi dan memungkinkan informasi terkait kampanye untuk dilacak di dalam CRM.
Ini berarti prospek dapat memasuki alur kerja yang sama dengan pertanyaan dari sumber lain, alih-alih tetap berada di dalam antarmuka periklanan Facebook.
Dapatkan prospek dari Google
The Integrasi Google Lead Forms Dapat mengimpor data prospek Google ke Vtiger dan memetakan kolom formulir Google ke kolom CRM.
Integrasi ini juga menyediakan log sinkronisasi dan memungkinkan organisasi untuk menghentikan sementara sinkronisasi formulir tertentu bila diperlukan.
Hubungkan Prospek ke Sumbernya
Informasi sumber dan kampanye harus tetap dilampirkan pada catatan prospek.
Hal ini memungkinkan sebuah lembaga untuk membandingkan:
- Prospek yang dihasilkan
- Waktu respon
- Jadwal kunjungan sudah dipesan.
- Penawaran diterima
- Transaksi selesai
- Biaya per klien yang diperoleh
Tanpa atribusi sumber, CRM hanya menjadi basis data kontak tetapi tidak dapat secara andal menghubungkan pengeluaran iklan dengan hasil penjualan.
Setelah Sang Pemimpin Tiba
Setelah permintaan masuk ke CRM, langkah selanjutnya bersifat operasional dan bukan terkait periklanan.
Alur kerja yang bermanfaat meliputi:
- Penugasan otomatis berdasarkan lokasi, jenis properti, ketersediaan, atau kriteria lainnya.
- Penilaian prospek berbasis AI untuk memprioritaskan pertanyaan
- Urutan pembinaan prospek untuk pembeli yang belum siap bertransaksi segera
- Ditetapkan tahapan saluran penjualan untuk melacak pergerakan dari pertanyaan hingga penayangan, penawaran, dan transaksi.
Vtiger manajemen memimpin Kemampuannya menyediakan proses untuk menugaskan dan menindaklanjuti prospek, sementara CRM penjualan Menghubungkan aktivitas penjualan dengan catatan pelanggan yang lebih luas.
Bagi tim real estat, nilai relevan dari Perangkat lunak CRM real estat Vtiger menjaga agar pertanyaan properti, informasi pembeli, janji temu, tindak lanjut, dan aktivitas penjualan tetap terhubung, alih-alih mengelola setiap tahap dalam kotak masuk atau spreadsheet terpisah. Vtiger secara khusus memposisikan CRM real estatnya di sekitar pertanyaan properti, sumber prospek, janji temu, daftar properti, dan manajemen prospek.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara memasukkan Facebook Lead Ads ke dalam CRM saya?
Hubungkan formulir Facebook Lead Ads Anda ke CRM melalui integrasi yang didukung. Integrasi tersebut memetakan kolom formulir ke kolom CRM dan mentransfer informasi prospek ke dalam CRM. Ekspor CSV manual adalah pilihan lain, tetapi ini membutuhkan seseorang untuk berulang kali mengambil dan mengimpor data.
Bagaimana cara memasukkan Google Lead Forms ke dalam CRM saya?
Hubungkan integrasi Google Lead Forms ke CRM Anda dan petakan kolom Google Form ke kolom CRM yang sesuai. Integrasi Vtiger mendukung impor data prospek Google, pemetaan kolom, dan log sinkronisasi.
Berapa lama waktu yang harus saya butuhkan untuk menanggapi prospek properti?
Tetapkan target respons yang dapat dipenuhi tim Anda secara konsisten, dan ukur waktu antara pembuatan prospek dan kontak pertama. Target sepuluh menit dapat bermanfaat bagi tim yang memiliki staf yang memadai untuk mendukungnya, terutama untuk prospek yang masuk selama jam kerja aktif.
Bagaimana cara menghentikan prospek properti ganda?
Gunakan aturan pencegahan duplikasi berdasarkan informasi identifikasi yang andal seperti nomor telepon atau alamat email. Standarisasi format bidang tersebut dan konfigurasikan CRM untuk mencocokkan pertanyaan yang masuk dengan catatan yang sudah ada. Integrasi prospek Facebook dan Google dari Vtiger menyediakan opsi pencegahan duplikasi.
Bagaimana seharusnya prospek properti dialokasikan kepada agen?
Mulailah dengan ketersediaan agen, kemudian pertimbangkan lokasi, jenis properti, kisaran harga, dan kepemilikan sebelumnya dari hubungan pelanggan. Tujuannya adalah untuk memastikan setiap prospek memiliki satu pemilik yang jelas dan sampai kepada seseorang yang mampu menangani pertanyaan tersebut.
Apa yang dimaksud dengan biaya per klien yang diperoleh dalam bisnis properti?
Biaya per klien yang diperoleh adalah total biaya pemasaran atau saluran dibagi dengan jumlah klien yang berhasil diperoleh melalui saluran tersebut. Ini berbeda dengan biaya per prospek karena mengukur biaya untuk menghasilkan pelanggan aktual, bukan sekadar pertanyaan.
Apakah Google Lead Forms dan Facebook Lead Ads sama?
Mereka menggunakan prinsip pengumpulan prospek yang serupa, tetapi konteksnya berbeda. Formulir prospek Google dapat muncul setelah pengguna mencari produk, layanan, atau istilah terkait properti yang relevan. Iklan Prospek Facebook muncul di dalam platform media sosial. Bandingkan keduanya menggunakan metrik hilir seperti tingkat kontak, tingkat penayangan, tingkat penawaran, dan transaksi yang selesai, bukan hanya volume prospek saja.
Apakah saya memerlukan CRM jika saya hanya menjalankan beberapa iklan properti?
Volume prospek hanyalah salah satu pertimbangan. CRM menjadi berguna ketika pertanyaan datang dari berbagai sumber, membutuhkan penugasan cepat, memerlukan tindak lanjut, atau harus dihubungkan dengan transaksi selanjutnya. Bahkan agensi yang lebih kecil pun dapat memperoleh manfaat dari memiliki satu catatan untuk pembeli daripada catatan terpisah di berbagai platform periklanan, portal, email, dan spreadsheet.
