Setelah GDPR, bisnis mengambil tindakan untuk menjaga data CRM mereka tetap akurat dan terbaru. Namun, banyak bisnis, tanpa disadari, gagal dalam upaya mereka untuk patuh karena satu masalah umum - catatan duplikat.
Bagaimana duplikat catatan kontak membahayakan upaya Anda untuk mematuhi GDPR?
Katakanlah Anda telah menyimpan detail kontak salah satu pelanggan Anda, Matthew McLeon dua kali. Satu catatan memiliki Matthew McLeon sebagai nama, ID email, dan tanggal lahir. Dan catatan lainnya adalah Matt McLeon sebagai nama, ID email, tanggal lahir, dan nomor telepon.
Matthew ingin tahu informasi pribadi apa yang Anda pegang. Anda melihat ke dalam CRM, menemukan kontak pertama dengan Matthew McLeon sebagai namanya, dan memberi tahu dia bahwa Anda memiliki ID email, tanggal lahir, dan alamat rumahnya. Anda tidak menyadari bahwa ada catatan lain yang menyimpan nomor teleponnya. Setelah beberapa bulan, Anda menelepon Matthew untuk memberi tahu dia tentang tawaran. Tapi, Matthew kesal karena dia tidak diberi tahu bahwa Anda memiliki nomornya - jelas melanggar GDPR.
Ini hanyalah satu contoh bagaimana duplikat dapat merusak upaya kepatuhan GDPR Anda.
Bagaimana cara menangani duplikat?
Jika Anda menggunakan Vtiger, mengaudit data CRM untuk duplikat adalah tugas yang mudah. Alat manajemen duplikat Vtiger memungkinkan Anda mencegah, mendeteksi, menggabungkan, dan menghapus rekaman duplikat.
Dengan Vtiger Anda dapat:
Secara otomatis menemukan duplikat tersembunyi: Dalam contoh sebelumnya, jika Anda membuka catatan Matthew di Vtiger CRM, Anda akan melakukannya secara instan diberitahu tentang duplikat catatan. Dan begitu Anda mengetahui, Vtiger memungkinkan Anda untuk menggabungkan atau menghapus data duplikat untuk memastikan bahwa Anda memiliki satu tampilan pelanggan.
Cegah pembuatan rekaman rangkap: Vtiger memberi Anda cara "set-it-and-forget-it" untuk mencegah duplikat catatan. Anda dapat memberi tahu Vtiger bidang apa - nama belakang, ID email, nomor telepon - dalam catatan kontak yang dianggap unik, dan Vtiger secara otomatis memperingatkan Anda ketika Anda mencoba menyimpan catatan lain dengan nilai yang sama.
Menangani duplikat selama impor: Untuk menjaga integritas data CRM, Vtiger secara otomatis memeriksa duplikat sebelum mengimpor data dari sumber lain. Jika duplikat terdeteksi, Anda langsung diperingatkan untuk mengambil tindakan yang sesuai.
Singkirkan duplikat yang ada: Kapan saja Anda bisa periksa duplikat yang ada kontak dalam dua klik. Saat ditugaskan, Vtiger dengan cepat melacak catatan yang berbagi nilai bidang yang sama dan menampilkan hasilnya. Anda bisa menghapus rekaman duplikat atau menggabungkannya bersama.
Gunakan empat metode deduplikasi ini untuk memastikan bahwa data CRM Anda tidak pernah menghalangi kepatuhan GDPR Anda.
Kami memahami bahwa menjadi patuh pada GDPR adalah prioritas utama Anda! Untuk membantu Anda dalam usaha Anda, kami telah membangun Penjaga Privasi - alat yang memungkinkan Anda mematuhi GDPR dengan mudah dengan mengotomatiskan proses mendapatkan, menyimpan, dan memanfaatkan persetujuan pelanggan Anda serta mengenkripsi data sensitif mereka saat tidak digunakan. Ini juga memungkinkan Anda untuk menentukan kebijakan penanganan data dan memberi Anda kemampuan untuk mengaudit akses pengguna dengan mudah.
Ada pertanyaan tentang menangani catatan duplikat atau menyiapkan data CRM Anda GDPR? Tinggalkan kami komentar di kotak di bawah ini, atau kirim email kepada kami di [email dilindungi].
