Apa itu produktivitas?
Produktivitas menentukan standar hasil. Produktivitas umumnya mengacu pada kemampuan individu, tim, atau organisasi untuk bekerja secara efisien dalam waktu itu untuk memaksimalkan output.
Pekerjaan adalah siklus penetapan dan pemenuhan target atau tenggat waktu- individu dan perusahaan memerlukan sistem dan alat produktivitas untuk tetap di atas permainan mereka dan memberikan hasil.
Peneliti mempelajari pekerja berpengetahuan pada tahun 2013 dan lagi selama penguncian pandemi 2020 dan menemukan perubahan signifikan dalam cara mereka bekerja.
Berikut adalah temuan utama:
- Lockdown membantu kita fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting. Kami menghabiskan 12% lebih sedikit waktu untuk rapat besar dan 9% lebih banyak waktu untuk berinteraksi dengan pelanggan dan mitra eksternal.
- Lockdown membantu kita bertanggung jawab atas jadwal kita sendiri. Kami melakukan 50% lebih banyak aktivitas melalui pilihan pribadi — karena kami menganggapnya penting — dan setengahnya karena orang lain meminta kami.
- Selama penguncian, kami melihat pekerjaan kami lebih berharga. Kami menilai hal-hal yang kami lakukan sebagai sesuatu yang berharga bagi majikan kami dan bagi diri kami sendiri. Jumlah tugas yang dinilai melelahkan turun dari 27% menjadi 12%, dan jumlah tugas yang dapat kami berikan kepada orang lain turun dari 41% menjadi 27%.
Produktivitas adalah fungsi dari banyak faktor — organisasi, lingkungan kerja, motivasi, manajemen waktu, dan kesehatan.
Berikut adalah alat yang dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas di tempat kerja:
Alat Organisasi
Organisasi penting untuk produktivitas. Secara tradisional, daftar tugas, spreadsheet, buku harian, perencana, dan catatan tempel membantu mengatur aktivitas. Alat organisasi digital dapat melakukan lebih banyak hal.
Buku harian digital seperti Penzu, perencana konten seperti Hootsuite, dan spreadsheet digital seperti Airtable membuat penambahan, pengelolaan, kolaborasi, pengorganisasian, dan pengaksesan data dan pengetahuan menjadi lebih mudah. Evernote, Microsoft OneNote, dan kertas Dropbox, membantu membuat catatan sementara Sanebox dan Unroll.me membantu mengatur dan merapikan email.
Alat Manajemen Proyek
Manajemen proyek diperlukan untuk mewujudkan tujuan proyek dengan batasan ruang lingkup, waktu, dan anggaran. Alat seperti Process Bliss dan ClickUp membantu mengelola proses dan alur kerja.
Project Libre, Rational Plan, dan GanttPRO melakukan aktivitas tambahan seperti perencanaan sumber daya, pengelolaan anggaran, dan pemantauan kemajuan. Alat manajemen proyek lainnya seperti ProofHub, Infinity, dan Wrike juga meningkatkan produktivitas kerja.
Alat komunikasi
Memeriksa email memengaruhi produktivitas dan meningkatkan tingkat stres. Sebuah penelitian mengungkapkan bahwa dibutuhkan rata-rata 60 detik untuk kembali bekerja setelah memeriksa email. Namun, sama pentingnya untuk menjaga komunikasi kerja terutama jika Anda bekerja dengan tim atau tugas kolektif.
Alat komunikasi seperti Shift, Fleep, dan Litmus, membantu mengelola banyak akun, email, aplikasi web, dan alat. Pencari Email dan Kotak Masuk Kanan juga membuat komunikasi email lebih mudah dan cepat. Zoom, Skype, dan Gotomeeting adalah alat yang sangat baik untuk rapat tim dan konferensi video.
Alat E-Learning
Produktivitas meningkat setelah Anda meningkatkan keterampilan Anda secara signifikan. Keterampilan atau pengetahuan pengganti baru meningkatkan pengembangan pribadi dan pekerjaan Anda. CodeNest memungkinkan Anda untuk mempelajari bahkan kursus teknologi yang paling kompleks dengan mudah dan meningkatkan produktivitas Anda.
Alat Pelacakan Waktu
Manajemen waktu menghasilkan produktivitas yang tinggi karena tujuan atau target tercapai dalam kerangka waktu yang ditentukan. Bahkan dengan jadwal atau daftar tugas, adalah mungkin untuk melupakan waktu dan menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang dimaksudkan untuk suatu tugas.
Alat pelacak waktu melacak jumlah waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek dan memastikan bahwa Anda berada dalam tugas Anda sepanjang waktu. Alat produktivitas ini direkomendasikan untuk tim jarak jauh. Contohnya termasuk Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff, dan Time doctor.
Alat Kolaborasi
Kerja tim meningkatkan produktivitas karena individu yang berbeda menyatukan sumber daya untuk mewujudkan suatu tujuan. Alat kolaborasi yang paling banyak digunakan adalah Slack, Google Documents, Bit.ai, dan Trello. Mereka mengizinkan banyak individu untuk mengerjakan sebuah proyek.
Alat kolaborasi sangat penting untuk komunikasi, kontribusi, dan pemantauan dalam proyek tim. Mereka membantu menjelaskan beban kerja Anda dengan mendukung delegasi karena beberapa individu dapat menangani tugas yang berbeda di ruang kerja.
Alat Manajemen Penyimpanan
Penyimpanan cloud mungkin merupakan metode yang murah dan hemat waktu untuk menyimpan dan mencadangkan sistem. Namun, kemampuan tambahannya mencakup hosting situs web, hosting email, ruang kerja seluler, dan berbagi file secara langsung.
Alat penyimpanan cloud untuk meningkatkan produktivitas pribadi dan tempat kerja meliputi: iCloud, Google Drive, dan Microsoft OneDrive. Mereka menyediakan akses dan perlindungan file yang mudah. Alat manajemen pengetahuan seperti Tettra memudahkan untuk mencari dan memperbarui informasi.
Alat Penjadwalan
Mengikuti jadwal membantu Anda untuk mencoba melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Penjadwalan memberikan kemampuan untuk memprioritaskan tugas, sasaran, dan menyelesaikan proyek dalam waktu yang tersedia. Mereka meningkatkan produktivitas melalui perencanaan dan pengingat ke depan.
Anda dapat menjadwalkan janji temu, pemesanan, rapat, pesan, dan tugas dengan alat ini. Itu juga dapat disinkronkan dengan kalender digital dan menggunakan algoritme AI untuk mempelajari jadwal Anda, dan mengambil alih pengorganisasian, pemesanan, dan pembaruan acara. Alat-alat ini termasuk Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger, dan Doodle.
Alat Manajemen Kesehatan
Kesehatan adalah kekayaan karena produktivitas individu pada dasarnya tergantung pada kesehatan fisik dan mental mereka. Beberapa alat membantu untuk mengawasi dan menjaga kesehatan tubuh Anda secara keseluruhan. MyFitnessPal, Yoga studio, Talkspace, TMetric, Streak, Loseit, Doropomo membantu meningkatkan produktivitas kerja dengan membantu Anda melacak dan mempertahankan kondisi psikologis, kebiasaan sehat, dan berat badan Anda.
Kesimpulan
Produktivitas Anda secara langsung mempengaruhi standar dan kuantitas hasil Anda. Produktivitas tinggi menempatkan Anda di atas segalanya dalam hidup Anda karena secara bertahap menarik Anda keluar dari siklus mengejar tenggat waktu. Ini memberikan rasa kepuasan setelah setiap pekerjaan selesai dan membuat Anda tidak kehabisan tenaga. Pilih minimal satu aplikasi dari setiap kategori yang diberi judul, dan saksikan tingkat produktivitas Anda meroket.
