Burung FM + Vtiger CRM

Ringkasan TL;DR

• Ikhtisar Burung FM: Sebuah perusahaan berorientasi layanan di Jepang, yang mengkhususkan diri dalam mengelola tokoh media, menawarkan kursus dan wawasan tentang distribusi audio dan video.
• reputasi: Dikenal karena mengembangkan bakat media seperti DJ radio dan penyiar olahraga, dan diakui sebagai 'kursus satu-satunya di Jepang'.
• Tantangan Operasional: Mengandalkan database Access yang sudah ketinggalan zaman dan menghadapi kompleksitas dalam operasi keuangan karena struktur biaya perbankan Jepang dan konsolidasi pembayaran klien.
• Batasan Teknologi: Menggunakan sistem Jepang Ya Yoi untuk kepatuhan pajak, namun menghadapi tantangan bahasa dan antarmuka, sehingga beralih ke spreadsheet.
• Implementasi Vtiger CRM: Diadopsi untuk memusatkan data dan operasi penjualan, menyederhanakan proses bisnis.
• Modul yang Digunakan: Faktur, penawaran harga, dan pesanan penjualan yang dikelola; menawarkan pendekatan yang efisien untuk interaksi klien dan dokumentasi keuangan.
• Manfaat Fungsi Pembayaran: Pelacakan dan rekonsiliasi pembayaran yang disederhanakan, terutama dengan klien yang menggabungkan beberapa pembayaran faktur.
• Keuntungan Sistem Pelaporan: Memungkinkan kompilasi dan analisis data keuangan dan klien yang lebih mudah untuk pengambilan keputusan yang tepat.
• Efisiensi operasional: Transisi dari database Access ke Vtiger CRM meningkatkan manajemen data dan efisiensi operasional.
• Dampak bisnis: Vtiger CRM meningkatkan operasi penjualan, manajemen hubungan pelanggan, dan memposisikan FM Bird untuk kesuksesan berkelanjutan.

Tentang perusahaan

FM Bird adalah perusahaan berorientasi layanan berbasis di Jepang yang mengkhususkan diri dalam manajemen tokoh media. Berkantor pusat di Tokyo, dengan kehadiran yang kuat di Nagoya dan Osaka, perusahaan ini terkenal karena keahliannya dalam membimbing pendatang baru dan profesional berpengalaman melalui kursus praktik. Penawaran komprehensif mereka mencakup wawasan berharga mengenai distribusi audio dan video.

Dikenal karena komitmennya yang tak tergoyahkan dalam mengembangkan bakat media, FM Bird Academy secara konsisten membina individu-individu seperti DJ radio, pembawa acara, dan penyiar olahraga. Selama beberapa dekade, FM Bird telah membangun reputasi yang kuat, dengan bangga mendapatkan penghargaan sebagai 'kursus satu-satunya di Jepang.'

Dalam diskusi baru-baru ini, Reinhold, manajer TI lepas di FM Bird, menyoroti berbagai tantangan yang mempengaruhi produktivitas bisnis perusahaan. Khususnya, penerapan Vtiger CRM muncul sebagai solusi untuk mengatasi tantangan ini secara efektif.

Tantangan

FM Bird awalnya menggunakan database Access, yang melayani perusahaan dengan baik selama jangka waktu yang signifikan. Namun, seiring dengan berkembangnya lingkungan bisnis, menjadi jelas bahwa database yang ada, karena sudah berumur satu dekade, tidak dapat lagi diperbarui untuk memenuhi kebutuhan operasional FM Bird saat ini.

Selain itu, perusahaan menghadapi tantangan dalam aspek keuangan dalam operasionalnya. Struktur biaya perbankan di Jepang menimbulkan kompleksitas dalam alokasi faktur. Tantangan ini semakin diperparah oleh klien FM Bird yang sering menggabungkan pembayaran untuk beberapa faktur ke dalam satu transfer bank.

Untuk memenuhi kewajiban perpajakan, FM Bird menggunakan sistem teknologi Jepang yang dikenal dengan Ya Yoi. Meskipun efektif untuk tujuan yang dimaksudkan, kurangnya versi bahasa Inggris dan keterbatasan antarmuka tertentu membuat Reinhold menggunakan penghitungan spreadsheet sebagai metode alternatif untuk mengelola proses ini.

Solusinya: Memusatkan data dan operasi penjualan di Vtiger CRM

Menanggapi tantangan operasional yang dihadapi FM Bird, manajemen memperkenalkan ide untuk mengadopsi Vtiger CRM, sebuah keputusan yang disepakati bersama oleh tim. CRM ini dipilih karena fungsionalitasnya yang kuat dan kemampuannya untuk menyederhanakan berbagai aspek proses bisnis.

Modul spesifik Vtiger CRM yang digunakan oleh FM Bird mencakup modul untuk mengelola faktur, penawaran harga, dan pesanan penjualan. Modul-modul ini biasanya dirancang untuk memfasilitasi pendekatan yang efisien dan terintegrasi dalam menangani interaksi klien dan dokumen keuangan. Mereka memungkinkan pembuatan, pelacakan, dan pembaruan penawaran harga dan faktur langsung di dalam sistem, memastikan aliran yang lancar dari penawaran harga penjualan ke pesanan yang dikonfirmasi dan akhirnya ke pembuatan faktur.

Salah satu fitur menonjol dari FM Bird adalah fungsi pembayaran dalam Vtiger CRM. Fitur ini biasanya menawarkan tampilan pembayaran dan faktur yang terkonsolidasi, menyederhanakan tugas pelacakan dan rekonsiliasi pembayaran. Hal ini sangat bermanfaat bagi bisnis seperti FM Bird, yang sebelumnya menghadapi tantangan karena klien menggabungkan beberapa pembayaran faktur. Sistem ini kemungkinan besar menyediakan opsi untuk mencatat pembayaran sebagian, pembayaran penuh, dan kelebihan pembayaran, sehingga menawarkan solusi komprehensif dalam mengelola transaksi keuangan.

Reinhold, manajer TI, menyoroti sistem pelaporan fleksibel Vtiger CRM sebagai keunggulan utama. Di banyak sistem CRM, alat pelaporan sangat penting untuk menghasilkan wawasan dari data. Alat-alat ini sering kali memungkinkan pengguna membuat laporan khusus, mengekstraksi titik data spesifik yang relevan dengan kebutuhan bisnis. Bagi FM Bird, hal ini berarti kompilasi dan pengunduhan data keuangan dan klien menjadi lebih mudah, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan dan pengembangan strategi yang lebih tepat.

Dengan akumulasi data yang memadai dalam Vtiger CRM, FM Bird dapat beralih dari database Access yang lama. Pergeseran ini kemungkinan besar menandai peningkatan signifikan dalam pengelolaan data dan efisiensi operasional. Peralihan ke Vtiger CRM tidak hanya menyelesaikan masalah mendesak terkait manajemen faktur dan pelacakan pembayaran, namun juga memposisikan FM Bird untuk memanfaatkan data pelanggannya dengan lebih baik demi pertumbuhan di masa depan dan optimalisasi proses bisnis.

Kesimpulan: Peningkatan Operasi Bisnis dengan Vtiger CRM

Berbeda dengan sifat rumit database Access yang sebelumnya digunakan oleh FM Bird, penerapan Vtiger CRM telah terbukti menjadi solusi optimal untuk mengawasi operasi perusahaan dan memfasilitasi pengelolaan aktivitas terkait penjualan yang efisien, termasuk pelacakan penjualan, prospek, penawaran harga, peluang, dan faktur.

Meskipun ada kurva pembelajaran awal bagi karyawan FM Bird dalam transisi ke Vtiger CRM, mereka akhirnya menemukan antarmuka yang ramah pengguna dan mulai menghargai fungsionalitas serbagunanya. Fitur komprehensif Vtiger CRM telah secara signifikan meningkatkan kemudahan mengakses data penjualan penting, menghasilkan faktur, dan secara keseluruhan, telah berkontribusi pada kelancaran arus operasi penjualan FM Bird.

Patut dicatat bahwa FM Bird telah berkembang dalam memanfaatkan Vtiger CRM versi perusahaan, yang menunjukkan komitmen berkelanjutan untuk memanfaatkan fitur dan kemampuan canggih untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Pergeseran strategis menuju Vtiger CRM tidak diragukan lagi memainkan peran penting dalam mengoptimalkan proses penjualan, mendorong peningkatan manajemen hubungan pelanggan, dan memposisikan FM Bird untuk kesuksesan berkelanjutan dalam usahanya.