Paktia + Vtiger CRM

“Bagian kontrak dari proses penjualan kami dulu sangat panjang, biasanya memakan waktu 2-3 bulan. Sekarang, melalui penggunaan Vtiger Print Templates dan otomatisasi, kami telah mengurangi proses ini menjadi 30 hari atau kurang.” - Sergio Zapata, Manajer Layanan Pelanggan untuk Pactia

Tentang perusahaan

Pactia adalah dana ekuitas swasta real estat Kolombia dengan aset yang dikelola senilai $ 1 miliar. Mereka beroperasi di Kolombia, AS, dan Panama, berusaha menghasilkan pengembalian yang menarik bagi investor mereka di seluruh siklus dan dalam jangka panjang.

Pactia terutama berfokus pada penjualan B2B untuk ruang komersial, pekerjaan, dan akomodasi mereka, dan penjualan B2C untuk ruang penyimpanan mereka serta:

• Membangun hubungan yang panjang dan kuat dengan mitra untuk menghasilkan peluang
• Pendekatan keuangan dan operasional berbasis aset bottom-up yang komprehensif
• Proses persetujuan yang ketat
• Strategi manajemen aset yang terfokus
• Evaluasi berkelanjutan atas kinerja aset dan strategi keluar selama siklus hidup investasi.

Kami baru-baru ini merasa senang berbicara dengan Sergio Zapata, Manajer Layanan Pelanggan untuk Pactia. Sergio memulai dengan Pactia sekitar empat tahun lalu dan merupakan Manajer Proyek yang bertanggung jawab atas PMO. Selama 2016-2017, Pactia memulai proyek baru yang bertujuan untuk menerapkan solusi CRM yang akan mengubah strategi mereka menjadi lebih berpusat pada pelanggan, daripada berfokus pada produk yang mereka jual. Proses ini membawa Pactia untuk menciptakan peran sebagai Manajer Layanan Pelanggan, yang sekarang diisi oleh Sergio, di bawah arahan Catalina Londoño, yang juga bertanggung jawab atas strategi CRM untuk seluruh perusahaan, di semua divisi.

Menantang

Sebelum proyek CRM dimulai, data Pactia tersebar, mereka terutama menggunakan spreadsheet Excel untuk menyimpan data mereka, WhatsApp untuk kolaborasi, dan pena dan kertas kuno untuk mendokumentasikan interaksi apa pun yang mereka lakukan dengan pelanggan mereka. Ini menghadirkan banyak tantangan, terutama fakta bahwa sebelum Vtiger diimplementasikan, Pactia memiliki tim penjualan terpisah yang mengerjakan lima lini produk mereka yang berbeda, masing-masing bekerja sepenuhnya secara independen satu sama lain. Ini mencegah tim mereka mendapatkan wawasan tentang sejarah atau interaksi sebelumnya yang dimiliki prospek mereka dengan tim yang berbeda di seluruh Pactia.

Pada akhirnya, ini menyebabkan bentrokan di antara tim penjualan mereka, di mana divisi yang berbeda akan mendekati prospek mereka secara bersamaan tanpa mengetahui apa yang dilakukan tim lain. Itu juga membuat mereka terputus dari informasi berharga tentang pelanggan mereka yang akan membantu mereka melihat riwayat penjualan, titik kontak, dan peluang sebelumnya yang telah berhasil. Sergio melanjutkan dengan mengatakan bahwa sebelum mereka mulai menggunakan Vtiger, sepertinya semua timnya berada di pulau terpencil mereka sendiri. Semua informasi yang diperoleh tentang pelanggan mereka pada dasarnya tidak terlihat oleh Sergio dan juga tim penjualan, pemasaran, dan dukungan yang bertanggung jawab untuk mendorong kesuksesan Pactia.

Sergio menjelaskan bahwa Pactia perlu melakukan perubahan dan pencarian solusi CRM pun dimulai. Salah satu tujuan utama mereka adalah untuk mengkonsolidasikan tim penjualan mereka yang berfokus pada penjualan lini produk individu dan memungkinkan mereka untuk menjual silang produk mereka dengan benar-benar mengenal pelanggan mereka. Hal ini menyebabkan Pactia mengeksplorasi beberapa solusi termasuk Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot, dan bahkan CRM internal sebelum menemukan Vtiger. Mereka menyimpulkan bahwa karena kurangnya konsultan, bantuan dalam implementasi, dan biaya akhir, tidak satu pun dari mereka yang akan bekerja untuk mereka.

Solusi: Vtiger CRM

Setelah mencari solusi selama beberapa waktu dengan panduan strategis People Link, Sergio terhubung dengan Hector Baca dan Natalia Castano dari Conexo Soluciones, sebuah perusahaan konsultan yang berspesialisasi dalam menerapkan CRM cloud Vtiger. Karena keberhasilan yang dimiliki Conexo dengan menerapkan Vtiger untuk organisasi lain, dan setelah bertemu dengan beberapa pelanggan Conexo, Sergio yakin dia telah menemukan CRM yang tepat di Vtiger.

Vtiger dapat menjembatani kesenjangan antara timnya dengan satu solusi, memberi mereka pandangan lengkap tentang pelanggan mereka selama setiap tahap perjalanan mereka, dan memberi Pactia wawasan dan data analitis untuk menginformasikan dan memandu pengambilan keputusan mereka di masa depan. Untuk memperkuat keputusan Pactia, Sergio merinci bahwa Vtiger juga merupakan nilai luar biasa yang memberi mereka fleksibilitas penyesuaian dan solusi integrasi yang luas dengan sistem lain.

Pactia sekarang mendapat manfaat besar dari penggunaan Vtiger CRM secara efektif. Sergio melanjutkan untuk menjelaskan, “Bagian kontrak dari proses penjualan kami dulu sangat panjang, biasanya memakan waktu 2-3 bulan. Sekarang, melalui penggunaan Template Cetak dan otomatisasi, kami telah mengurangi proses ini menjadi 30 hari atau kurang." Sergio menguraikan lebih lanjut tentang cara lain CRM telah membantu timnya menghemat waktu menggunakan Alur Kerja dengan mengatakan, “Kami menggunakan Alur Kerja untuk menangani banyak aktivitas pasca penjualan kami. Misalnya, kami telah menyiapkan Alur Kerja untuk menindaklanjuti dengan pelanggan kami X jumlah hari setelah kesepakatan ditutup, secara otomatis memicu email yang berisi informasi penting yang disimpan dalam CRM.” Ini memungkinkan perwakilannya menghemat waktu yang berharga, memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas yang lebih penting yang ada.

Vtiger One View untuk tampilan pelanggan 360 derajat

Vtiger One View menjembatani kesenjangan antara tim Pactia dengan satu solusi. One View memberikan tampilan lengkap data pelanggan selama setiap tahap perjalanan pelanggan. 

Pactia menggunakan analitik One View Vtiger dan data terkait untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.